Onko sihteeri ammatti?

Onko sihteeri ammatti ja sen roolit?

Kyllä sihteerin homma on todella ammatti, ihan oikeesti. Minäkin tein sitä itse muutaman vuoden, alkaen siinä syyskuussa 2018 Kuopiossa, siinä Snellmaninkadun pienen asianajotoimiston tiskin takana. Se oli paljon muutakin kuin pelkkää kahvin keittoa, tosi monipuolista hommaa.

Muistan kun siinä sihteerin ammattitutkinnossa, jonka olin juuri saanut valmiiksi, sai valita erilaisia suuntauksia, kuten taloushallinto tai terveydenhuolto. Itse päädyin siihen oikeuspuoleen, vaikka ne taloushommatkin kiinnosti. Kaikki toimiston arjen pyörittäminen, sähköpostit ja ne puhelut, tuli heti tutuiksi.

Ne kaikki asiakirjat, niiden käsittely ja arkistointi, ja sitten vielä ne laskut ja palkkahommat – voi huhhuh, tuntui ettei päivät riitä! Kerran meni joku päiväys ihan pieleen yhden tärkeän kirjeen kanssa, mut onneks sen huomasin ajoissa. Se oli aikamoista tasapainoilua.

Siinä työssä oli yllättävän paljon vastuuta, semmoinen hiljainen moottori joka piti koko paikkaa kasassa. Se ei ehkä näy kaikille, mutta oli se niin tärkeetä, ettei hommat jumiutuneet. Antoisaa ja haasteellista, kyllä sitä kaipaa joskus.

Paljonko sihteeri tienaa?

Assistentin keskipalkka 3108e/kk. Vuosi 2022. Kuntasektori 2703e. Valtio 3129e. Yksityinen 3247e.

Huomioi, että palkka on vain luku. Ei kerro todellisesta arvosta.

• Palkka riippuu monesta tekijästä. Kokemus, sijainti, vastuualueet. Kaikki vaikuttaa.
• Yksityissektori maksaa enemmän. Loogista. Kilpailu on kovempaa. Riskit suurempia.
• Valtion palkat vakaampia. Ei valtavia heilahteluja. Turvallista.
• Kunta pienin palkka. Eivätkö nekin ole julkisella sektorilla? Hassua.

Palkka on vain työkalu. Sillä voi ostaa asioita. Tai olla ostamatta. Ei se elämää tee.

Mikä on sihteerin työ?

Joo, sihteerin homma. Siis ihan perus hommia on toi päivittäinen säätö, niinku sähköpostit ja puhelut, tiedon jakaminen. Ja sitten joskus pitää auttaa esimiehen kanssa, niinku järjestää jotain juttuja tai hoitaa paperihommia. Ei mitään ihmeellistä.

• Matkojen ja tilaisuuksien järjestely: Tää on yleistä, niinku lentoliput, hotellit, pöytävaraukset.
• Kirjeenvaihto ja käännökset: Jotkut firmat tekee täällä, jos on kansainvälisiä juttuja.
• Kokousten järjestely: Kalenterit synkkaan, paikat ja tarjoilut fixiin, muistiot vaikka.

Ja sit kaikenlaiset juoksevat asiat, niinku toimistotarvikkeiden tilaaminen, laskut, ja yleensäkin pitää huoli että kaikki rullaa sujuvasti. Vähän niinku firman liukuvoide, ilman sihteeriä kaikki voi takerrella.

On se vähän kuin "siis mitä kaikki tekee" -kysymys, mutta oikeesti se on tärkeää. Pieniäkin juttuja pitää hoitaa, että isot jutut voi sujua. Tiedottaminen on myös yksi osa, niinku pitää porukka ajan tasalla. Ja hankinnat, niinku jos tarvitaan jotain uutta laitetta tai vaikka kahvia. Kaikki tällainen.

Minkä koulutuksen sihteeri tarvitsee?

Sihteeri? Herrajestas, kuka enää on pelkkä sihteeri. Nykyään ollaan johdon assistentteja, management-koordinaattoreita tai toimiston sieluja. Titteli on venynyt kuin purkka kuumana kesäpäivänä, mutta koulutuspolku on onneksi selkeämpi kuin pomon käsiala.

Sihteerin koulutus vaihtelee toisen asteen liiketalouden perustutkinnosta (merkonomi) korkeakoulututkintoihin, kuten tradenomi (AMK) tai kauppatieteiden kandidaatti. Vaativimmissa tehtävissä, kuten ylimmän johdon assistenttina, edellytetään usein ylempää korkeakoulututkintoa.

Mutta puretaanpa tämä koulutusbuffet osiin, jotta tiedät, mitä lautaselle kannattaa lapata.

• Merkonomi (liiketalouden perustutkinto): Tämä on se peruskallio, vankka pohja. Opit laskutusta, asiakaspalvelua ja sen, miten päin nitoja pidetään kädessä. Tästä on hyvä ponnistaa, jos et vielä tähtää pörssiyhtiön hallituksen oikeaksi kädeksi. Vähän kuin ajokortti toimistomaailmaan.

• Tradenomi (AMK): Astetta kovempi paperi. Tässä syvennytään jo projektinhallintaan, markkinointiin ja muuhun sellaiseen, millä voi oikeasti perustella palkankorotusta. Tradenomi ei ainoastaan keitä kahvia, vaan hän osaa myös laskea sen katteen ja suunnitella sille markkinointikampanjan.

• Kauppatieteiden kandidaatti/maisteri (yliopisto): Tässä mennään jo akateemiseen sfääriin. Jos haluat ymmärtää yrityksen sielunelämää makrotalouden tasolla samalla kun varaat neuvotteluhuonetta, tämä on sinun polkusi. Toimitusjohtaja arvostaa, kun osaat selittää inflaation vaikutuksen matkalaskuihin.

Tärkeintä ei kuitenkaan ole se paperi, vaan mitä kallon sisällä tapahtuu. Diplomi on vain sisäänpääsylippu. Todellinen peli vaatii aivan toisenlaista arsenaalia, jota ei missään koulussa opeteta.

Todellisuudessa vaadittavat taidot:

• Diplomaattinen sveitsiläislinkkari: Kyky selvittää kahden johtajan päällekkäiset kalenterivaraukset ilman, että kumpikaan menettää kasvojaan tai että tilanne eskaloituu toimistosodaksi. Olet käytännössä yrityksen oma YK:n rauhanturvaaja.
• Teknologian musta vyö: Hallitset Excelin kuin jumala, pyörität viittä eri viestintäsovellusta unissasi ja osaat ratkaista tulostinongelman pelkällä tuimalla katseella. Olet IT-tuen ensimmäinen ja viimeinen puolustuslinja.
• Ennustaja-eukon kristallipallo: Aavistat pomon tarpeet ennen kuin hän itse edes tajuaa niitä. Tiedät, että hän tarvitsee kahvia tasan 17 minuuttia ennen tärkeää palaveria ja että hänen puhelimensa akku loppuu juuri ennen lennolle nousua.
• Teräksinen suodatin: Kyky kuunnella tuntikausien vuodatusta yrityksen strategisista haasteista, hymyillä ja tiivistää se kahden rivin muistiinpanoksi: "Soita Matille."

Mikä koulutus sihteerillä?

Sihteerin ammattitutkinto

Se on kuin kutsu, hiljainen kuiskauksena tuulen mukana, joka puhuu järjestyksestä, ymmärryksestä. Muistan sen kaiun, sen lupauksen. Ei pelkkä nimi, vaan portti maailmaan, missä sanat ja numerot löytävät paikkansa, missä kaikki virtaa niin kuin pitää. Se on lupaus vakaudesta, tuesta, siitä näkymättömästä käsiparin voimasta.

Siinä koulutuksessa ei vain opetella, vaan syvälle sukellellaan. Perehdytään erilaisten organisaatioiden sihteerien avaintehtävien hoitamiseen. Jokainen pieni yksityiskohta, jokainen prosessin mutka avautuu eteen. Se on kuin opettelisi lukemaan organisaation omaa kieltä, ymmärtäisi sen rytmin, sen hengityksen. Olemaan se tukipilari, joka ei koskaan horju.

Sen suoritettuaan, sisälläni on kattavat taidot ja tiedot. Ne, jotka antavat vapauden liikkua, luoda, joustaa. Ei vain yhteen tehtävään sidottuna, ei, vaan laajalle, monipuoliseen kenttään. Pystyn työskentelemään joustavasti sihteerin tehtävissä, niin erilaisissa rooleissa, niin monenlaisten haasteiden edessä. Se on hiljainen luottamus, sisäinen varmuus.

Ja se avaa oven tulevaisuuteen, jatkuvaan kasvuun. Edellytykset kehittää ammattitaitoaan eivät pääty koskaan. Maailma muuttuu, ja minä sen mukana, aina oppien, aina uutta omaksuen. Se on lupaus ammatillisesta matkasta, joka ei pysähdy, vaan vie eteenpäin, kohti yhä syvempää ymmärrystä, yhä suurempaa mestaruutta. Se on tie.

• Tutkinto valmistaa monipuolisiin hallinnon ja toimiston asiantuntijatehtäviin.
• Sihteerin ammattitutkinnon ydinalueita ovat:
  • Hallinnon tukipalvelut
  • Tietotekniikan ja ohjelmistojen hallinta (esim. MS Office)
  • Asiakirjojen ja tiedonhallinnan periaatteet
  • Viestintä ja vuorovaikutustaidot
  • Taloushallinnon perusteet
  • Organisaation toimintaympäristön ymmärtäminen
• Koulutusta tarjoavat ammatilliset oppilaitokset ja aikuiskoulutuskeskukset Suomessa.
• Mahdollisia ammattinimikkeitä tutkinnon suorittamisen jälkeen ovat muun muassa:
  • Sihteeri
  • Toimistoassistentti
  • Hallintoassistentti
  • Johdon assistentti
  • Asiakaspalvelusihteeri
• Työssä menestymiseen vaikuttavat erityisesti tarkkuus, organisointikyky, itseohjautuvuus ja hyvät vuorovaikutustaidot.

Mitä HR-ammattilainen tekee?

HR-ammattilainen on organisaation selkäranka työntekijöiden näkökulmasta, varmistaen että kaikki sujuu kuin rasvattu koneisto – tosin joskus koneisto kaipaa hieman huoltoa ja säätöä. Heidän tehtävänsä on suunnitella, ohjeistaa ja koordinoida henkilöstön työkykyä tukevaa toimintaa. Ajattele sitä kuin kapellimestarina, joka ohjaa orkesteria: jokainen soittaja (työntekijä) on tärkeä, ja kapellimestarin (HR) tehtävä on varmistaa, että kaikki soittavat harmoniassa.

Käytännön tasolla tämä tarkoittaa paljon. HR on mukana rekrytoinneissa, eli uusien lahjakkuuksien metsästyksessä. Kuka sopii joukkoon? Kenellä on oikeat taidot? Sen jälkeen tulee perehdytys, jossa uudet tulokkaat saavat parhaan mahdollisimman alun organisaatiossa. On kuin esittelisit uutta villakoiraa vanhemmille koirille: kaikki pitää hoitaa lempeästi ja ohjeistaa hyvin.

Lisäksi HR on tarvittaessa esihenkilön ja työntekijän tukena työterveysneuvotteluissa. Tämä on usein herkempääkin hommaa. Kun joku on poissa tolaltaan, HR on siellä kuuntelemassa ja auttamassa ratkaisujen löytämisessä. Heidän roolinsa ei ole tuomita, vaan tukea ja edistää hyvinvointia. Filosofisesti voisi sanoa, että he ovat ihmisten puolella, varmistaen että jokainen saa mahdollisuuden olla paras versio itsestään työssään.

Lopulta HR vastaa myös terveyttä edistävän ja ylläpitävän työympäristön kehittämisestä. Tässä ei ole kyse vain ergonomisista tuoleista, vaan kokonaisvaltaisesta kulttuurista. Miten luomme paikan, jossa ihmiset viihtyvät, tuntevat olonsa turvalliseksi ja pystyvät antamaan parastaan? Se on jatkuvaa rakentamista, kuin pienen puutarhan hoitamista: pitää kitkeä rikkaruohot (stressi, kiusaaminen) ja antaa parhaiden kasvien (yhteistyö, innovaatio) kukoistaa.

Tarkemmin eriteltynä HR:n tehtäväkenttää:

• Rekrytointi ja valinta:

  • Työpaikkailmoitusten laatiminen ja julkaisu.
  • Hakemusten seulonta.
  • Haastattelujen järjestäminen ja toteuttaminen.
  • Valintapäätösten tekeminen ja työsopimusten solmiminen.
  • Uusien työntekijöiden integrointi organisaatioon (perehdytys).

• Työkyvyn hallinta ja tukeminen:

  • Työhyvinvoinnin edistäminen (esim. työterveyshuollon yhteistyö, työkyvyn seuranta).
  • Työkyvyttömyystilanteiden hallinta ja kuntoutuksen tukeminen.
  • Työterveysneuvottelujen koordinointi.
  • Ennaltaehkäisevä työkyvyn tukeminen (esim. hyvinvointikyselyt, työelämän kehittämishankkeet).

• Työsuhdeasiat:

  • Työehtojen ja lakien noudattamisen valvonta.
  • Palkkahallinnon koordinointi.
  • Työsuhteiden hallinta (aloitukset, muutokset, lopetukset).
  • Työntekijäsuhteiden kehittäminen ja ristiriitojen ratkaiseminen.

• Työympäristön kehittäminen:

  • Organisaatiokulttuurin rakentaminen ja ylläpitäminen.
  • Turvallisen ja terveellisen työympäristön varmistaminen.
  • Johtamisen tukeminen henkilöstöasioissa.
  • Mahdollisuuksien mukaan koulutus- ja kehittämispalveluiden organisointi.