Voiko työnantaja kerätä tietoja työntekijästä muualta kuin työntekijältä itseltään?

Voiko työnantaja kerätä tietoja työntekijästä muualta kuin työntekijältä itseltään?

Työnantajan on ensisijaisesti kerättävä työntekijän tiedot suoraan työntekijältä. Tämä on periaatteessa tärkeää työntekijän yksityisyyden suojan ja hyvän työnantaja-työntekijäsuhteen kannalta. Tietojen kerääminen muista lähteistä, kuten sosiaalisesta mediasta tai kolmannen osapuolen palveluista, edellyttää kuitenkin aina työntekijän nimenomaista suostumusta.

Työntekijän suostumus on ehdottoman tärkeä tekijä. Ilman sitä työnantaja voi vaarantua rikkomaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muita asiaankuuluvia lakeja. Suostumuksen puuttuessa tietojen käyttö on periaatteessa laitonta.

Vaikka työntekijän suostumus on olennainen, se ei ole automaattisesti annettava. Työnantajan on tiedotettava työntekijälle selkeästi, mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja mitä oikeuksia työntekijällä on tietojen suhteen. Tällaisesta avoimuudesta on hyötyä sekä työntekijälle että työnantajalle.

Esimerkiksi työskentelyn tehokkuuden ja turvallisuuden parantamisen tavoitteena voivat olla työtehtäviä koskevat tiedot. Tällöin on erittäin tärkeää varmistaa, että työntekijä on tietoinen tietojen keräyksestä, niiden käyttötarkoituksesta ja mahdollisista vaikutuksista omaan työelämään. Mitä tarkemmin työnantaja selittää tiedonkeruatapahtuman, sen paremmin se voi varmistaa tietojen keräämisen laillisuuden.

Tärkeä erottava tekijä on myös tietojen herkkyys. Esimerkiksi terveystietojen kerääminen vaatii poikkeuksellisen tarkkaa huomiota ja aina työntekijän suostumusta. Tällainen tieto vaatii poikkeuksellisen korkean suojan tasojen ja työnantaja on noudatettava lakien ja määräysten mukaisia protokollia tietojen käsittelyssä.

Yleisesti, tietoa työntekijöistä tulisi kerätä ja käsitellä vain laillisen perustan pohjalta ja noudattaen GDPR:n ja muiden sovellettavien lakien vaatimuksia. Tämä tarkoittaa mm., että työnantajan on osoitettava, että kerätyn tiedon käsittely on välttämätöntä työntekijän työsuhteen hoitamiseksi tai muiden oikeutettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Työntekijöiden oikeuksien ja vapauksien suojaaminen on keskeinen tekijä tässä prosessissa.

Lopuksi, työnantajan on ylläpidettävä jatkuvasti tietoisuutta GDPR:stä ja muista asiaan liittyvistä laeista, jotta varmistettaisiin lakien ja hyvän käytännön mukaisten toimintatapojen noudattaminen. Tämän lisäksi on hyvä käytäntö ottaa työntekijöiden kanssa aktiivisesti yhteyttä ja keskustella tietojen käsittelystä.