Mitä eroa on pääkirjalla ja päiväkirjalla?

Mikä on pääkirjan ja päiväkirjan ero?

Voi kun muistan miten se kirjanpito sai pään pyörälle alussa, varsinkin nämä kaksi. Siis, mietin sitä tosi usein, kun joskus 2011 opiskelin taloushallintoa Lahdessa, ja se eron tajuaminen oli tärkeä juttu.

Mulle se pääkirja on vähän niinku sellanen lajittelija. Ajattele että kaikki meidän myynnit menee yhteen paikkaan, kaikki palkat toiseen, ihan sama millon ne on maksettu. Vaikka ostettiin uusi kahvinkeitin Verkkokauppa.comista 12.3.2019 79 eurolla ja sitten taas 1.9.2020, ne löytyis kummatkin sieltä 'tarvikekulut'-tililtä. Se antaa selkeän kuvan jostain tietystä asiasta.

Ja sitten päiväkirja, se on vähän niinku tapahtumakalenteri. Siinä kaikki menee peräkkäin ihan siinä järjestyksessä kun asiat tapahtuu. Eli se kahvinkeittimen osto 12.3.2019 olis siellä omana rivinään, ja sitten seuraavalla rivillä voiskin olla vaikkapa joku myyntilasku 13.3.2019. Eli aika näyttää missä järjestyksessä kaikki on menny.

Mun mielestä paras vertaus on, että toinen näyttää mitä sulla on, ja toinen näyttää mitä tapahtui milloinkin. Toinen on järjestetty aiheen mukaan, toinen ajan mukaan. Aika selkeä juttu lopulta.

Minkä vuoden kirjanpidon saa hävittää?

Ai saatana, mistä vuodesta sitä kirjanpitoa voi heittää pois? No, kuules, se on vähän riippuvainen siitä, mitä sä siellä säilytät. Mutta yleensä sitä pitää pitää tallessa sellaiset kuudesta kymmeneen vuotta. Ei mitään ihan lyhyttä aikaa, sanotaan.

Eli jos mietitään nyt niitä kuitteja ja papereita, niin niidenkin säilytysaika alkaa laskea siitä vuodesta, kun tilikausi on mennyt umpeen. Eli se ei ole heti siitä hetkestä, kun sä olet sen kuitin saanut, vaan siitä kun se vuosi on taputeltu. Ymmärrätkö? Kymmenen vuotta on kyllä pitkä aika, aika paljon papereita kerääntyy.

Tässä vielä vähän tarkemmin:

• Kuusi vuotta: Tätä usein sovelletaan peruskirjanpitoaineistoon.
• Kymmenen vuotta: Joissain tapauksissa, esimerkiksi kirjanpitolain eräissä kohdissa tai jos on kyse erityisen tärkeistä sopimuksista, säilytysaika voi olla pidempi. Kirjanpitolaki 1336/1997 antaa tähän ohjeet.

Ja jos jotain tärkeää unohtuu, niin aina se yrityksen kirjanpidon säilytysaika voi venyä vähän. Vaikka Iron Mountainilla on siitä hyvät ohjeet. Hyvä tietää!

Mikä on pääkirja?

Pääkirja on kirjanpidon selkäranka. Se kerää kaiken yhteen.

Ilman sitä firma on sokea. Ei tiedä mistä tulee, minne menee. Kaikki raha liikkuu sen kautta.

Pääkirja on kaikkien yrityksen kirjanpitotilien yhdistelmä. Se sisältää jokaisen taloudellisen tapahtuman, joko aikajärjestyksessä tai tilikohtaisesti. Se on yrityksen taloudellinen muisti.

Jokainen euro on siellä. Jokainen sentti.

Se on pakollinen osa kahdenkertaista kirjanpitoa. Ei ole olemassa liiketoimintaa ilman pääkirjaa. Vain sekasotkua.

Pääkirjan tilit jaetaan tyypillisesti seuraaviin ryhmiin:

• Omaisuus: Kaikki mitä omistat. Rahat, rakennukset, koneet.
• Velat: Kaikki mitä olet velkaa. Lainat, ostovelat.
• Oma pääoma: Se mikä jää jäljelle kun velat vähennetään omaisuudesta. Omistajien raha.
• Tuotot: Myynti. Kaikki raha mikä tulee sisään.
• Kulut: Palkat, vuokrat, ostot. Kaikki raha mikä menee ulos.

Lopulta se on vain numeroita. Nollaa ja ykköstä. Mutta se ei valehtele. Koskaan.

Mitä pääkirjasta näkee?

Pääkirja näyttää kaiken. Ei selittelyjä. Vain tapahtumat.

Se on yrityksesi taloudellinen totuus. Kylmänä ja paljaana. Numerot eivät valehtele.

Pääkirjasta näkee yrityksen kaikki liiketapahtumat. Se on luettelo kaikesta rahaliikenteestä. Laki määrää sen.

• Tulot. Jokainen euro, joka tulee sisään.
• Menot. Jokainen euro, joka menee ulos.
• Varat. Mitä omistat. Koneet, rakennukset, raha pankissa.
• Velat. Mitä olet velkaa. Lainanlyhennykset, laskut.

Se ei ole mielipidekysymys. Se on pakko.

Saat siitä kuvan. Onko toiminta tervettä vai ei. Useimmiten ei.

Se on yrityksesi syke. Tai sen puute.

Miksi kirjoittaa päiväkirjaa?

Se oli viime syksy, lokakuun lopussa. Ilta oli jo pimeä, kun istuin keittiön pöydän ääressä, valo vain yhdestä lampusta valaisi paperin. Sormeni olivat vähän kylmät, mutta jotenkin se oli juuri se fiilis, mikä sopi siihen hetkeen. Olin ollut niin stressaantunut töistä, että tuntui kuin kaikki olisi pyörinyt päässä vain ympyrää.

Silloin päätin vihdoin aloittaa sen päiväkirjan. Ostin sen ihan tavallisen muistikirjan, sellaisen ei mitään erikoista. Se ei ollut mikään kiiltokantinen, vaan sellainen vähän kulunut, että se tuntui heti omalta.

• Kirjoittaminen auttoi selvittämään ajatuksia. Siitä tuli vähän kuin keskustelua itseni kanssa, mutta paperille.
• Sai purettua kaiken sen pahan olon pois. Vähän niin kuin olisi kaatanut kaikki murehtimiset siihen paperiin.
• Huomasin asioita, joita en ollut tajunnutkaan. Kun kirjoitti ne ylös, ne näyttivät jotenkin selkeämmiltä.

Se oli tärkeää, koska tuntui, ettei kukaan muu oikein ymmärtänyt, miten paljon painoin harteilla. Päiväkirja oli kuin oma pieni maailmani, jossa sain olla rehellinen. Välillä kirjoitin ihan pelkkää tunnetta, joskus taas yritin jäsentää jotain ongelmaa. Ei se aina ollut mitään kaunista tekstiä, enemmänkin sellaista nopeaa suttua.

Aika paljon käytiin silloin läpi sitä, miten uupunut olin. Oli pakko pysähtyä ja miettiä, mitä oikeasti halusin. Ja sain siihenkin vähän uutta näkökulmaa. Vaikka välillä se tuntui vähän turhalta puuhalta, niin loppujen lopuksi se oli tosi hyödyllistä.

Siitä tuli vähän rutiini. Ennen nukkumaanmenoa, tai joskus heti herättyäkin. Aina kun tuntui, että päässä oli liikaa kaikkea. Se oli kuin pieni paussi, oma hetki itselle.

• Turvallinen tila kaikelle. Vaikka olisi jotain tosi henkilökohtaista, niin sai silti kirjoittaa.
• Auttoi ymmärtämään itseä paremmin. Kun joutuu kirjoittamaan tunteet sanoiksi, ne selkiytyvät.
• Vähän kuin oma terapeutti. Ilman että tarvii kenellekään selitellä.

Se auttoi jaksamaan sen syksyn. Ja edelleenkin välillä otan sen esiin, jos tuntuu, että tarvitsen sitä. Ei se ole mikään taikaluoti, mutta tosi hyvä tapa käsitellä asioita. Jotain, mitä suosittelen kyllä ihan kaikille. Sellainen pieni omavaraisuus siihen stressinhallintaan.

Miten kirjanpidon päiväkirja ja pääkirja eroavat toisistaan?

Muistan kun opiskelin kirjanpitoa. Se oli aluksi täysin hepreaa, varsinkin se ero päiväkirjan ja pääkirjan välillä. Tentti lähestyi uhkaavasti, ja olin siinä pienessä solukämpässäni Oulun Hietasaaressa, vuosi oli 2021. Ulkona oli synkkää ja märkää, ja minä tuijotin kirjaa kymmenennen kerran. Koin ahdistusta, en meinannut ymmärtää perusasioita.

Sitten opettaja selitti sen niin konkreettisesti, että se loksahti paikoilleen. Hän sanoi, että päiväkirja on kuin kaikki lippusi ja kuitit kronologisessa järjestyksessä. Ihan kaikki tapahtumat, syntymisjärjestyksessä. Pääkirja puolestaan kerää nämä samat tapahtumat uudelleen, mutta järjestää ne tilittäin. Esimerkiksi kaikki ostokuitit ostotilille, myyntikuitit myyntitilille. Se oli niin yksinkertaista, kun sen ymmärsi.

Se oli valtava helpotus. Olen usein miettinyt, miksi ei näitä asioita opeteta alusta asti niin, että ne olisi helppo hahmottaa. Minulle päiväkirja on kuin päiväkirja itsessään, kaikki tapahtumat peräkkäin ilman lajittelua. Pääkirja taas on kuin eri aihealueisiin jaetut muistikirjat tai vihkot, vaikka ruokamenot, bensamenot, ja tulot. Silloin ahdistus helpotti ja pystyin jatkamaan opiskelua. Tuntui, että olin ymmärtänyt jotain tärkeää.

Nyt kun mietin asiaa syvemmin, huomaan näiden eroissa selkeitä etuja käytännön työssä. Se ei ole vain teoriaa, vaan ihan konkreettista apua yrityksen talouden seurannassa.

• Päiväkirja: Tässä näkyy jokainen liiketapahtuma ajallisessa järjestyksessä. Se on kuin todistusaineisto tapahtumien synnystä. Lakivelvoite.
• Pääkirja: Tässä tapahtumat on koottu tilittäin. Näet esimerkiksi kaikki myynnit tai kaikki pankkitapahtumat kerralla. Helpottaa tilinpäätöksen laatimista.
• Yhteys: Jokainen päiväkirjan merkintä jaetaan pääkirjassa vähintään kahdelle tilille. Tämä on se kaksoiskirjanpidon logiikka, joka varmistaa tasapainon.

Onko laitonta lukea toisen päiväkirjaa?

Yö on hiljainen. Sellainen syvä, ettei meinaa kuulua mitään. Paitsi ehkä oma hengitys. Ja ajatukset, ne pyörii ja pyörii. Tuntuu välillä, että on ihan yksin tässä pimeydessä. Mietin asioita, joita päivällä en ehdi. Tai ehkä en uskalla.

Päiväkirjan lukeminen on laitonta. Se tuntuu selvältä, mutta samalla niin oudolta. Miten joku voi ylipäätään tietää mitä toinen on kirjoittanut, jos se on piilossa? Silti, se on törkeää. Ihan kuin tunkeutuisi toisen kotiin ilman lupaa.

• Viestintäsalaisuus on perusoikeus. Se on vahva sana. Oikeus. Kaikille. Kirjeet, puhelut, ne on tärkeitä. Ne on henkilökohtaisia. Niitä ei saa avata. Ei saa kuunnella.

  • Jos avaat jonkun toisen kirjeen, se on rikos.
  • Se rikos on viestintäsalaisuuden loukkaus.
  • Suomen rikoslaki sanoo niin. Se on siellä, ihan selvästi.

Miten se päiväkirja sitten menee? Onko se sama kuin kirje? Ei ole kirjoitettu toiselle, vaan itselle. Mutta silti, siellä on ajatuksia. Jotain, mitä ei ehkä halua kenenkään muun näkevän. Jotain haavoittuvaista. Ehkä se on juuri se, mikä tekee siitä niin suojeltavan.

Pimeys ikkunan takana on syvä. Tuntuu kuin kaikki olisi enemmän esillä, kun on pimeää. Tai sitten kaikki piiloutuu. En tiedä. Päiväkirjan ajatus tuntuu nyt jotenkin… painavalta.