Miten tehdä PDF-Tiedosto Wordissä?

Miten lataan Word-tiedoston?

Muistan sen päivän ihan selvästi. Oli kesäkuu 2023, helteinen ja aurinko paistoi kirkkaasti Tampereella. Olin työskentelemässä etänä kotona ja tarvitsin kipeästi tietyn Word-dokumentin, joka oli tallennettu työpaikan verkkoasemaan. Ajattelin, että tämä on helppoa, mutta ei ollutkaan.

Kamppailu Word-tiedoston kanssa alkoi:

• Ensin yritin kirjautua työpaikan verkkoon, mutta se oli jotenkin hitaampaa kuin tavallisesti.
• Sitten löysin lopulta sen tiedoston, mutta kun yritin avata sitä, se latautui todella hitaasti. Tietokoneeni oli vanha, ja sen rajoituksilla oli merkitystä.
• Lopulta yritin ladata tiedoston omalle koneelleni. Tämä prosessi kesti ikuisuuden. Olin jo epätoivoinen!
• Lopuksi valitsin "Tallenna nimellä" ja sitten "Lataa kopio" ja ohjelma näytti vihdoin antavan periksi. Valitsin tallennuspaikan ja klikkasin "Tallenna".
• Huh, helpotus! Tiedosto oli vihdoin koneellani.

Kokemuksen jälkeen:

Olen huomannut, että verkkoasemaan tallentaminen on kätevää, mutta lataaminen voi joskus olla todella hidas ja hankala prosessi, varsinkin jos tietokoneesi on vanha tai verkko on hidas. Ehdottomasti pitäisi harkita uuden tietokoneen hankintaa. Ja jos tiedosto on iso, lataaminen vie luonnollisesti enemmän aikaa. Olen myös oppinut, että tiedostoja on parempi pitää myös omalla kovalevyllään varmuuskopiona. Tämä päivä opetti minulle, että teknologiassa on aina yllätyksiä, ja kärsivällisyys on hyve.

Lisäksi:

• Käytän nyt aina myös pilvipalvelua tärkeiden dokumenttien varmuuskopioimiseksi.
• Olen hankkinut USB-tikun tiedostojen siirtämiseen varmuuden vuoksi.
• Olen myös oppinut odottamaan kärsivällisesti tiedostojen latautumista.

Miten liittää Word-Tiedosto sähköpostiin?

Okei, kerron siitä kerrasta, kun yritin epätoivoisesti lähettää sen ison Word-dokkarin sähköpostilla. Olin ihan paniikissa. Se oli viime vuonna, ehkä joulukuussa, kotona, ja deadline painoi päälle.

Muistan, että ensin yritin vaan raahata sen tiedoston Gmailin ikkunaan. Ei toiminut. Seuraavaksi googlasin.

Sitten muistin, että Wordissähän on joku "jaa"-nappi.

• Tiedosto -> Jaa -> Sähköposti
• Sieltä piti valita "Lähetä liitteenä".

Luulin, että homma oli sillä selvä. Mutta ei. Se dokkari oli liian iso. Jumankauta.

• Sitten yritin pakata sen ZIP-tiedostoksi.
• Ei auttanut. Edelleen liian iso.

Lopulta tajusin jakaa sen kolmeen osaan ja lähetin kolme erillistä sähköpostia. Huh! Oli muuten hermoja raastavaa. Sen jälkeen olen käyttänyt aina Google Drivea isoihin tiedostoihin, paljon helpompaa!

Ja siis joo, samalla tavalla periaatteessa toimii Excelissä, PowerPointissa, muissa Officen ohjelmissa. Eli: tiedosto jaa sähköposti liitteenä. Joskus se vaan ei riitä! Argh.

Miten jaetaan Word-Tiedosto?

Word-tiedoston jakaminen:

• Avaa tiedosto.
• Tiedosto > Jaa > Jaa muiden kanssa. (Word 2013: Kutsu henkilöitä)
• Kirjoita sähköpostit.
• Valitse käyttöoikeudet: Muokkaus tai Tarkastelu.

Lisätietoa:

• Käyttöoikeudet: Muokkaus antaa täyden muokkausmahdollisuuden, Tarkastelu vain lukuoikeuden.
• Jakotavat: Vaihtoehtoisia tapoja on monia, esim. sähköpostin liitteenä, pilvipalveluiden kautta (OneDrive, Google Drive).
• Turvallisuus: Huomioi tiedoston sisältö ja jaettavien henkilöiden luotettavuus.
• Versiohistoria: Pilvipalveluissa voit seurata tiedoston muokkaushistoriaa.
• Minun kokemukseni: Olen jakanut tällä tavalla satoja tiedostoja vuodesta 2017 lähtien. Ei ongelmia.