Voiko PDF-tiedoston liittää Wordiin?

PDF-tiedosto Wordiin: Onnistuuko ja miten Word Online -käyttäjä toimii?

Digitaalisten asiakirjojen viidakossa PDF (Portable Document Format) ja Word (Doc/Docx) ovat kaksi yleisintä tiedostomuotoa. Monesti eteen tulee tilanne, jossa PDF-tiedosto pitäisi saada osaksi Word-dokumenttia. Mutta miten tämä onnistuu, erityisesti silloin kun käytössä on Microsoft Word Online, selainpohjainen versio Wordin työpöytäsovelluksesta?

Peruskysymykseen vastaus on, Word Online ei valitettavasti tarjoa suoraa “Liitä PDF” -toimintoa. Tämä tarkoittaa, että et voi perinteisesti upottaa PDF-tiedostoa Word-dokumenttiin esimerkiksi objektina, joka avautuisi klikkaamalla. Kuitenkin, älä huolestu, ongelman voi kiertää useilla tavoilla.

Vaihtoehdot PDF:n sisällyttämiseksi Word Online -dokumenttiin:

1. PDF:n muokkaaminen suoraan Wordissa:

   • Tämä on ehkä suoraviivaisin ratkaisu. Avaa PDF-tiedosto Word Online -ympäristössä. Word muuntaa PDF:n muokattavaksi Word-dokumentiksi.
   • Huomio: Muunto ei aina ole täydellinen. Erityisesti monimutkaiset PDF:t, jotka sisältävät paljon grafiikkaa, taulukoita tai epätavallisia fontteja, voivat muuttua tunnistamattomiksi tai muotoillaan virheellisesti. Tarkista siis lopputulos huolellisesti ja tee tarvittavat korjaukset.
   • Muokattuasi tiedostoa Wordissa, voit tallentaa sen takaisin Word-muodossa (.docx) tai jopa uudelleen PDF:nä.

2. Kopiointi ja liittäminen:

   • Jos et halua muokata koko PDF:ää Wordissa tai tarvitset vain tietyn osan siitä, voit yksinkertaisesti kopioida haluamasi tekstin ja kuvat PDF-tiedostosta ja liittää ne Word-dokumenttiin.
   • Avaa PDF-tiedosto PDF-lukijassa (esim. Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader).
   • Valitse kopioitava alue ja käytä kopiointitoimintoa (Ctrl+C / Cmd+C).
   • Siirry Word Online -dokumenttiin ja liitä (Ctrl+V / Cmd+V) kopioitu sisältö.
   • Huomio: Muotoilut voivat muuttua liitettäessä, joten joudut todennäköisesti säätämään fontteja, kokoja ja muita muotoiluja manuaalisesti, jotta lopputulos olisi toivottu.

3. Ruutukaappaus/Kuvana lisääminen:

   • Jos PDF:ssä on elementtejä, joita ei voi helposti kopioida tekstinä (esim. monimutkaisia grafiikoita tai kaavoja), voit ottaa niistä ruutukaappauksen ja lisätä ne kuvana Word-dokumenttiin.
   • Ota ruutukaappaus halutusta alueesta (esim. Windowsissa Windows-näppäin + Shift + S, Macissa Cmd + Shift + 4).
   • Lisää ruutukaappaus Word Online -dokumenttiin valitsemalla “Lisää” > “Kuva”.
   • Huomio: Ruutukaappaus ei ole muokattavissa Wordissa kuvana. Lisäksi tarkkuus voi kärsiä, jos kuvaa skaalataan liikaa.

4. PDF:n muuntaminen kuvaksi ja lisääminen kuvana:

   • On olemassa useita online-työkaluja, jotka muuntavat PDF:n kuvaksi (esim. JPG tai PNG). Muunna PDF kuvaksi ja lisää se sitten Word-dokumenttiin kuten yllä kuvattiin.
   • Huomio: Kuten ruutukaappauksen kohdalla, kuva ei ole muokattavissa Wordissa.

Loppupäätelmät:

Vaikka Word Online ei tarjoa suoraa PDF-tiedostojen upottamista, on olemassa useita kiertoteitä, joilla PDF-sisältöä voidaan hyödyntää Word-dokumenteissa. Valitse menetelmä sen mukaan, mitä tarvitset PDF:stä ja kuinka paljon vaivaa olet valmis näkemään muotoilun kanssa. Muista aina tarkistaa lopputulos huolellisesti, jotta asiakirjasi näyttää ammattimaiselta ja on helposti luettavissa.