Mitä on henkilörekisteri?

Mitä on henkilörekisteri?

Henkilörekisteri on systemaattisesti tallennettu tietokokoelma, joka sisältää samaistettavissa olevien yksilöiden henkilökohtaisia tietoja. Tietojoukko muodostaa henkilörekisterin, jos tietoja voidaan hakea tiettyjen ominaisuuksien perusteella, vaikka ne olisivat fyysisesti hajautettuina tai tallennettuna eri muodoissa.

Henkilötietojen käsittely henkilörekisterissä

Henkilörekisteriin tallennettuja tietoja kutsutaan henkilötiedoiksi. Niiden käsittelyä säännellään useilla laeilla ja asetuksilla, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Henkilötiedot on käsiteltävä:

• Laillisesti, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi
• Vain määriteltyihin, nimenomaisiin ja oikeutettuihin tarkoituksiin
• Riittävästi, olennaisesti ja vain siihen, mihin ne on tarkoitettu
• Tarkasti ja ajan tasalla
• Ei pidempään kuin on tarpeen
• Eheyden ja luottamuksellisuuden takaamiseksi

Henkilörekisterin pitäjän velvollisuudet

Henkilörekisterin pitäjä on vastuussa henkilötiedon asianmukaisesta käsittelystä. Pitäjän velvollisuuksiin kuuluu:

• Rekisteröityjen informointi heidän oikeuksistaan
• Tietoturvan ylläpito
• Rekisteröityjen pyyntöihin vastaaminen, kuten tietojen tarkastus-, oikaisu- ja poistopyynnöt

Henkilörekisterin käyttäminen

Henkilörekistereitä käytetään moniin eri tarkoituksiin, kuten:

• Asiakashallinta
• Henkilöstöhallinto
• Markkinointi
• Tutkimus
• Laskutus

On tärkeää, että henkilörekisteriä käytetään vain määriteltyihin, nimenomaisiin ja oikeutettuihin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei saa käsitellä tavalla, joka on yhteensopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

Yhteenvetona henkilörekisteri on systemaattisesti tallennettu tietojoukko, joka sisältää yksilöitä koskevia henkilökohtaisia tietoja. Tietojen käsittelyä säännellään useilla laeilla ja asetuksilla, ja henkilörekisterin pitäjällä on tiettyjä velvollisuuksia varmistaakseen henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn.