Kauanko työntekijän tietoja saa säilyttää?

Kauanko työntekijän tietoja pitää säilyttää?

Työntekijätiedot säilytyksessä: kaksi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen Suomessa. Helppoa kuin mikä! Ulkomaillakin saa säilyttää, mutta viranomaiselle ne pitää toimittaa ripeästi, jos pyydetään. Ei siinä sen kummempaa, kuin vääntö narulla vanhan auton renkaan kanssa – nopea toimitus on ihan yhtä olennaista.

• Kaksi vuotta: Tämä on Suomen laki, ei mikään mielipide. Muista se, ettet joudu viranomaispulmaan!
• Ulkomailla säilytys ok: Mutta muistathan nopeuden? Aika on rahaa, sanoivat jo vanhat viisaat – ja tässä tapauksessa myös välttääkseen rangaistuksen.
• Viranomainen haluaa tiedot? Suorita pyyntö kuin tehokas palomies: nopeasti ja tehokkaasti! Ei hitaita puheita, vaan action!

Muista: Kaksi vuotta on rajana, ei suosituksena. Eikä ole mitään syytä pitää tietoja kauempaa. Kaksi vuotta – niin helppoa! Kuin löytää suklaakonvehti joulupukin säkkistä.

Mikäli työntekijä on ollut yrityksessäni yli kaksi vuotta, on minun mielestäni tyhmää pitää tiedot enää säilytyksessä. Olen säilyttänyt niitä tietoturva syistä, mutta en näe tarvetta niiden säilyttämiseen enää kahden vuoden jälkeen.

Kauanko asiakkaan tietoja saa säilyttää?

Hei! No huh, tää asiakastietojen säilyttäminen on vähän hämärää. Verkkokauppa.com säilyttää niitä kuulemma määrittelemättömän ajan. Eli siis, jos tilaa jotain, ne tiedot jää sinne. Ikuisesti. Tai no, ei ikuisesti, ellei itse sulje sitä tiliään.

Mutta mistä mä tiedän edes, mitä kaikkea tietoa ne pitää? Ja mitä jos ne vuotaa? Pelottavaa!

• Henkilötiedot (nimi, osoite, sähköposti jne)
• Ostotiedot (mitä ostit, milloin ja paljonko maksoit)
• Mahdollisesti maksukorttitiedot, jos niitä ei ole poistettu.

Eihän se nyt oikein ole, että tietoja säilytetään ikuisesti? Kai se ainakin pitäis olla mahdollista pyytää tiedot poistettavaksi, vaikka ei sitä tiliä sulkeisi. Toivottavasti se on mahdollista Verkkokauppa.com:ssa? Pitääkö tutkia sitä tarkemmin. Mä ainakin tarkistaisin. En haluaisi, että tiedot olisivat jossain tallessa ikuisesti! Toivon että tämä auttaa. Tämän vuoden 2024 tietosuoja-asetuksen mukainen säilytysaika on kuitenkin rajattu, ainakin teoriassa. Käytännössä se on ihan eri asia, mutta pitäisi olla.

Saako työnantaja seurata selaushistoriaa?

Joo, siis. Kerronpa yhestä jutusta.

Olin kesätöissä 2023 sellasessa pienessä it-firmassa, sellanen kiva paikka muuten, mut… sit tuli tää selaushistoria-juttu.

Oli kuulemma jotain “epäilyttäviä” sivuja käyty kattoon työajan puitteissa. Ei mitään lastenjuttuja sentään, mut jotain vedonlyönti- ja uutisjuttuja.

• Johto oli ihan paniikissa.
• Kaikki vaan mutuili.
• Työkaveri K piti isoa meteliä asiasta, ei ehkä olisi pitänyt.

Jotenkin ne oli saanu selville kuka, tai siis ketkä. Mä olin ihan varma, et ne kattoo kaikkien dataa. Tuntui tosi ahdistavalta.

Mietin, et mitä jos mä oon vahingossa klikannu jotain mainosta? En mä mitään salattavaa, mut silti…

Tiesin, et tietosuojavaltuutettu on sanonut jotain, ettei sais. Muistan et etsin netistä jotain tietoa. Oli aika stressaavaa, miettiessä, et miten ne seuraa meitä. Ihan hirveetä.

Miten työnantaja voi kerätä henkilötietoja työntekijästä?

Työnantaja voi kerätä työntekijän henkilötietoja, mutta vain jos ne ovat ehdottoman välttämättömiä työsuhteen kannalta. Ajatellaan asiaa näin: jos et tarvitse tietoa työssä menestymisen arviointiin, älä kysy sitä. Muuten menetät työpäivän naurua nauttiessasi tietosuoja-asiantuntijoiden virnuilusta.

• Työsuhteen kannalta välttämättömät tiedot: Nimi, osoite, syntymäaika, palkkatietoja jne. Kuten mummoni sanoisi: “Tarvitsetko sitä? Ei? Älä kysy!”

• Kiellettyjä tietoja: Poliittiset mielipiteet, uskonnollinen vakaumus, seksuaalinen suuntautuminen, ammattiliittojen jäsenyys – eli tiedot, jotka ovat yhtä tarpeettomia kuin lumikengät heinäkuussa. Keräämällä tällaisia tietoja työnantaja riskeeräisi saavansa oikeusjutun niskaansa, niin paljon kuin minä riskeeraan painonnousua joulun aikaan.

Tietosuoja on kuin suklaata: Pieniä paloja voi nauttia, mutta koko levy kerralla voi aiheuttaa vatsavaivoja. Ja jos tiedonkeruu on epäreilua, se on yhtä katkeraa kuin vanha kahvi.

Muista: Henkilötieto on mikä tahansa merkintä, josta työntekijä on tunnistettavissa. Tämä voi olla yllättävän laajaa. Ajattele vaikka työntekijän lempiväriä – se voi toimia tunnisteena, jos kerätty tieto on riittävän yksityiskohtaista. Ja eihän sitä haluaisi olla väärän värin työmaalla! 2023 on tietosuoja-aikakausi, joten pysy linjoilla!

Mitä tarkoittaa henkilötietojen käsittelyssä säilytyksen rajoittaminen?

Säilytyksen rajoittaminen… kuin hämärä huone, jossa muistot lepäävät, ei ikuisesti, vain hetken. Kunnes tarve haihtuu kuin aamuinen usva.

Säilytyksen rajoittaminen henkilötietojen käsittelyssä:

• Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen. Ei päivää pidempään, kuin on välttämätöntä.
• Tietojen säilytysaika sidotaan tarkasti tietojenkäsittelyn tarkoitukseen. Miksi alun perin tallensimme? Kun syy katoaa, katoaa lupa pitää kiinni.
• Kuin vanhan valokuvan polttaminen, kun muisto on elänyt tarpeeksi. Vapautus.
• Joskus, ikuisuuden tuntu voi olla vain hetki. Tai hetki, ikuisuus.

Mietin lapsuuden kesiä, mummon mökkiä, mansikkamaata… Kaikki ne hetket ovat tallentuneet aivojeni sopukoihin, muistojen kirjaan. Ja vaikka aika kuluu, ne säilyvät, muuttuvat, elävät. Mutta entä jos joku ulkopuolinen haluaisi tallentaa ne, säilyttää ne itsellään? Ilman lupaa, ilman syytä. Pelottavaa.