Miten lopettaa virallinen sähköposti?

Sähköpostin virallinen lopetus: Jätä viimeinenkin vaikutelma ammattimaiseksi

Virallinen sähköposti viestii paljon enemmän kuin pelkkä teksti. Myös lopetus vaikuttaa viestisi kokonaisvaikutelmaan, joten sen valintaan kannattaa kiinnittää huomiota. Oikein valittu lopetus tekee viestistäsi ammattimaisemman ja kohteliaamman. Seuraavassa on ohjeita sähköpostin virallisen lopetuksen kirjoittamiseen sekä esimerkkejä erilaisiin tilanteisiin.

Sopivan lopetuksen valinta:

Sähköpostin lopetus sanavalinta riippuu lähettäjä-vastaanottajasuhteesta, viestin sisällöstä ja yrityskulttuurista. Liian epävirallinen lopetus voi vaikuttaa epäammattimaiselta, kun taas liian muodollinen voi tuntua etäiseltä ja kylmältä. Tässä muutamia yleisiä vaihtoehtoja ja niiden soveltuvuutta:

• Ystävällisin terveisin: Tämä on yleinen ja monipuolinen vaihtoehto, joka sopii useimpiin tilanteisiin. Se on kohtelias ja ystävällinen, mutta silti riittävän virallinen.

• Terveisin: Lyhyt ja ytimekäs vaihtoehto, joka sopii lyhyisiin ja asiallisiin viesteihin. Sopii hyvin, jos et tunne vastaanottajaa hyvin.

• Kiitoksin: Sopii erinomaisesti, jos viestisi sisälsi pyynnön tai sinut on autettu. Se osoittaa kiitollisuutta ja kohteliaisuutta.

• Parhain terveisin: Hiukan muodollisempaa kuin “Ystävällisin terveisin”, sopii esimerkiksi virallisissa yhteydenotoissa tai asiakassuhteissa.

• Kunnioittavasti: Tämä on hyvin muodollinen ja sopii vain erittäin virallisiin yhteydenottoihin, esimerkiksi viranomaisille tai huomattavasti vanhemmille henkilöille.

Lopetuksen kirjoittaminen:

Lopetuslause kirjoitetaan isolla alkukirjaimella. Voit kirjoittaa sen joko omalle riville tai samalle riville nimesi kanssa. Molemmat tavat ovat hyväksyttäviä. Esimerkkejä:

• Omalla riville:

Ystävällisin terveisin,

[Nimi]
[Titteli]
[Yritys]
[Yhteystiedot]

• Samalla rivillä:

Ystävällisin terveisin, [Nimi]

Virallinen allekirjoitus:

Allekirjoitus on olennainen osa virallista sähköpostia. Sen tulee sisältää vähintään nimesi ja tittelisi. Lisäksi voit sisällyttää yrityksesi nimen, yhteystiedot ja verkkosivun osoitteen. Muista pitää allekirjoitus selkeänä ja yhtenäisenä kaikissa viesteissäsi.

Yhteenveto:

Sähköpostin virallinen lopetus on tärkeä osa ammattimaista viestintää. Valitse lopetus huolella tilanteen ja vastaanottajan mukaan. Muista huolehtia myös selkeästä ja informatiivisesta allekirjoituksesta. Näin varmistat, että viestisi jättää hyvän ja ammattimaisen vaikutelman.