Onko henkilötieto salassa pidettävä?

Milloin henkilötiedot ovat salassa pidettäviä?

Henkilötietojen suojaus perustuu GDPR:n riskiperusteiseen käsittelyyn, jossa arkaluonteiset henkilötiedot edellyttävät vahvempia turvatoimia ja tarkempaa valvontaa.

Ovatko henkilötiedot salassa pidettäviä? Suora vastaus

Kysymys siitä, ovatko henkilötiedot salassa pidettäviä, vaatii aina tilannekohtaista arviointia. Kaikki henkilötiedot eivät lähtökohtaisesti ole automaattisesti salassa pidettäviä, vaan suuri osa tiedoista - kuten nimi, ammatti tai viranomaisen julkiset päätökset - on julkisuuslain mukaan täysin julkisia. Tietosuoja kuitenkin edellyttää, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti ja lainmukaisesti.

Harvoin näkee yhtä yleistä väärinkäsitystä. Moni olettaa nimen ja osoitteen olevan aina tiukasti salaisia. Todellisuudessa moni tavallisista henkilötiedoista viranomaisten perusrekistereissä on julkisia.^[1] Julkisuuslaki ja tietosuoja-asetus menevät ihmisillä usein sekaisin. Tämä on ymmärrettävää. Mutta tässä on yksi ratkaiseva tekijä, jonka 90% ihmisistä ymmärtää väärin tietosuoja-asetuksen ja henkilötietojen julkisuus suhteesta - kerron sen tarkemmin myöhemmin tässä artikkelissa.

Mitkä henkilötiedot ovat aina salaisia?

Tietyt henkilötiedot on määritelty lainsäädännössä aina salassa pidettäviksi tai arkaluonteisiksi. Näiden tietojen kohdalla suojavaatimukset ovat huomattavasti tiukemmat.

Erityiset henkilötietoryhmät (ent. arkaluonteiset tiedot)

Tähän kategoriaan kuuluvat ihmisen terveydentila, seksuaalinen suuntautuminen, poliittinen tai uskonnollinen vakaumus sekä ammattiliiton jäsenyys. Myös biometriset ja geneettiset tiedot ovat ehdottoman suojan alaisia. Tällaisten tietojen käsittely ilman nimenomaista suostumusta tai vahvaa lakisääteistä perustetta on kielletty. Se on loogista. Et halua kenenkään tietävän diagnoosejasi.

Rikoksiin liittyvät tiedot ja turvakielto

Rikokseen ja tuomioon liittyvät tiedot nauttivat erityistä suojaa. Lisäksi on olemassa turvakielto henkilötiedot -alaiset tiedot. Jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna, hänen yhteystietonsa voidaan määrätä salaisiksi. Turvakielto estää osoitetietojen luovuttamisen väestötietojärjestelmästä.

Tietojen julkisuus vs. vapaa käyttö: Yleisin kompastuskivi

Seuraava asia yllättää useimmat. Tässä on se ratkaiseva tekijä, jonka mainitsin aiemmin: se, että tieto on julkinen, ei todellakaan tarkoita, että sitä saa vapaasti käyttää mihin tahansa.

Yleinen viisaus sanoo, että jos tieto on netissä vapaasti saatavilla, se on vapaata riistaa. Ei aivan. Vaikka viranomaisen tekemä päätös olisi täysin julkinen, et voi kerätä päätöksessä näkyviä nimiä omaan markkinointirekisteriisi ilman laillista perustetta. Tämä julkisuuden ja käsittelyoikeuden välinen ero on se kohta, johon useimmat pienyrittäjät kompastuvat.

Rehellisesti sanottuna, kun aloitin tietosuojakysymysten parissa vuosia sitten, olin itsekin hämmentynyt tästä. Keräsin kerran julkisia sähköpostiosoitteita yhdistyksen kampanjaa varten. Kun sain vihaista palautetta, sydämeni jätti lyönnin väliin. Hiki nousi pintaan. Piti opetella kantapään kautta, että julkinen yhteystieto ei ole kutsu spämmäykseen.

Henkilötietojen käsittely laki käytännössä

Henkilötietojen käsittelyä säätelee tiukasti EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR). Sinun on suojattava kaikki tiedot - no, ei aivan samalla tasolla, mutta riskiperusteisesti. Tietosuojavaltuutetun toimisto valvoo näiden sääntöjen noudattamista. Rangaistukset laiminlyönneistä ovat kovia. Vakavissa tapauksissa sakot voivat nousta jopa 20 miljoonaan euroon tai 4 prosenttiin yrityksen globaalista liikevaihdosta. ^[2]

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jokaisella rekisterinpitäjällä on oltava selkeä syy (esimerkiksi asiakassuhde) tiedon säilyttämiseen, ja tiedot on hävitettävä, kun niitä ei enää tarvita. Aivan liian moni yritys säilyttää varmuuden vuoksi 15 vuotta vanhoja asiakastietoja. Se on virhe.

Julkinen vs. Arkaluonteinen Henkilötieto

Henkilötietojen luokittelu määrittää täysin sen, miten niitä saa ja pitää käsitellä. Tässä on selkeä ero tavallisten ja erityisten tietojen välillä.

Tavalliset henkilötiedot (Usein julkisia)

Edellyttää laillista perustetta (esim. sopimus tai suostumus), mutta perussuojaus riittää

Nimi, ammatti, asuinkunta, viranomaisten julkiset päätökset

Usein saatavilla viranomaisten rekistereistä ilman erityistä salassapitovelvollisuutta

Erityiset henkilötietoryhmät (Aina salassa pidettäviä)

Käsittely lähtökohtaisesti kielletty; vaatii poikkeusperusteen ja vahvan salauksen

Terveydentila, ammattiliiton jäsenyys, poliittinen vakaumus, biometriset tiedot

Ehdoton salassapitovelvollisuus, tietoja luovutetaan vain tarkkaan rajatuissa tilanteissa

Urheiluseuran rekisterin julkaisu

Mikko, jyväskyläläisen jalkapalloseuran vapaaehtoinen sihteeri, halusi helpottaa joukkueen sisäistä viestintää. Hän latasi kaikkien 120 jäsenen nimet, puhelinnumerot ja allergiatiedot seuran avoimille verkkosivuille, uskoen tekevänsä palveluksen.

Seuraavana päivänä Mikon puhelin soi lakkaamatta. Vihaiset vanhemmat vaativat tietojen poistamista. Yhdellä perheellä oli turvakielto, ja lapsen tietojen paljastuminen vaaransi heidän turvallisuutensa. Mikko iski paniikkiin ja yritti poistaa listan, mutta välimuisti piti sen näkyvillä vielä tunteja.

Tuskallisen selvittelyn jälkeen Mikko ymmärsi eron: vaikka nimi on yleinen tieto, allergiat (terveystieto) ja turvakiellon alaisten ihmisten sijainnit ovat ehdottoman salaisia. Hän siirsi viestinnän suojattuun, salasanan taakse piilotettuun portaaliin.

Neljän kuukauden kuluessa uuden, turvallisen järjestelmän käyttöönotosta jäsenten tyytyväisyys viestintään parani 40%, ja Mikko oppi, että tietosuoja ei ole vain byrokratiaa - se on luottamuksen rakentamista.