Saako työntekijän puhetta nauhoittaa?

Saako työntekijä nauhoittaa työpaikalla käytyjä keskusteluja?

Työelämässä syntyy päivittäin lukuisia keskusteluja, joista voi olla hyötyä myöhemmin. Mutta mitä jos halutaan tallentaa nämä keskustelut äänitteinä? Saako työntekijä salaa nauhoittaa työkavereiden tai esimiehen kanssa käytyjä puheluja ja keskusteluja? Vastaus ei ole yksinkertainen, ja se riippuu monista tekijöistä, mutta tietosuoja on aina keskeisessä asemassa.

Tietosuoja on avainasemassa: Keskeistä on se, että äänitallenteiden tekeminen on aina sidottu tietosuojaa koskeviin lakeihin ja säädöksiin. Tietosuojavaltuutetun ja korkeimman oikeuden linjauksen mukaan yksityishenkilöllä on oikeus tallentaa äänitteinä keskusteluja, joihin hän itse osallistuu. Tämä tarkoittaa, että työntekijä saa nauhoittaa puheluita ja keskusteluja, joissa hän itse on osallisena, esimerkiksi puhelinkeskusteluita asiakkaiden tai kollegoiden kanssa.

Salainen nauhoittaminen herättää kysymyksiä: Tilanne mutkistuu, jos nauhoittaminen tapahtuu salaa, ilman toisen osapuolen tietoisuutta. Vaikka työntekijä itse osallistuu keskusteluun, salainen nauhoittaminen voi loukata toisen osapuolen oikeutta yksityiselämään ja rikkoa tietosuojasäännöksiä. Tällaisessa tilanteessa toisen osapuolen suostumus on ehdoton. Suostumusta ei voi olettaa hiljaisuudesta tai passiivisuudesta. Suostumus tulee olla selkeä ja yksiselitteinen.

Mihin nauhoitteita käytetään? Nauhoitteen tarkoitus on myös relevantti. Jos nauhoitetta käytetään työtehtävien hoitamiseen tai esimerkiksi todistusaineistona työriidassa, se on eri asia kuin nauhoitteen käyttäminen henkilökohtaiseen hyötyyn tai esimerkiksi toisen osapuolen vahingoittamiseen. Tämänkin vuoksi selkeä tarkoituksen määritteleminen on tärkeää.

Työnantajan ohjeet ja työsuhdesopimus: Työnantajan antamat ohjeet ja työsuhdesopimus voivat myös rajoittaa äänitallenteiden tekemistä. Työnantaja voi esimerkiksi kieltää äänitallenteiden tekemisen työpaikalla tietyissä tilanteissa, esimerkiksi asiakaspalvelutilanteissa tietosuoja-asioiden vuoksi. Työsuhdesopimusta on syytä tarkistaa ennen nauhoittamista.

Yhteenveto: Työntekijä saa siis periaatteessa itseään koskevissa keskusteluissa tehdä äänitallenteita, kunhan toisen osapuolen suostumus on olemassa tai nauhoittaminen ei loukkaa tietosuojaa. Salaisen nauhoittamisen laillisuus on kuitenkin kyseenalaista ja sen käyttäminen voi johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin. Ennen nauhoittamista on tärkeää selvittää asia huolellisesti ja ottaa huomioon kaikki edellä mainitut seikat. Tarvittaessa on viisasta kysyä neuvoa tietosuojavaltuutetulta tai oikeudellisesti pätevältä taholta.