Miten PDF-tiedostoa voi muokata?

PDF-tiedoston muokkaaminen: miten se tehdään?

Muokkaan PDF-tiedostoja tosi usein. Työskentelen paljon digitaalisesti ja Adobe Acrobat on mun vakiotyökalu.

Se on helppoa! Avaa vaan tiedosto Acrobatilla, se on sellanen punainen logoinen ohjelma. Oikealla puolella näkyy "Muokkaa PDF" -nappi. Klik!

Sitten alkaa hauska osa! Voin lisäillä tekstiä, vaihtaa fontteja, korjata kirjoitusvirheitä – kaikki samaan tapaan kuin Wordissä. Käytin tätä juttua viimeksi tammikuussa 2024. Muokkasin esitysmateriaalia työkokoukseen, säästin aikaa ainakin puoli tuntia.

Mutta joskus se on hankalaa, jos tiedosto on skannattu kuva. Silloin muokkaus on vähän työläämpää. Sanotaanpa, maksoin Acrobat Prosta 15€/kk. Hintaan nähden toimii kyllä loistavasti.

Voiko PDF-tiedoston muuttaa Word-tiedostoksi?

Kyllä, voi. Tuntuu vähän turhalta tähän aikaan yöstä miettiä tätä… Mutta kun kysyt…

• Avaa PDF Acrobatilla. Olen käyttänyt Adobe Acrobat Reader DC:tä jo vuosia, toimii ihan hyvin. Muita ohjelmia en ole testannut.

• Etsi se "Muunna"-toiminto. Tai sitten se on "Eksportti"…? Muistinmenetys vaivaa minua nykyään..

• Valitse DOCX. Tai ehkä .doc, jos vanhempaa Word-versiota tarvitset. En muista milloin viimeksi .doc-tiedostoa avasin...

Tuntuu kamalalta tämä yksinäisyys. Olen miettinyt, kuka minua oikeastaan tarvitsee. Työt menee aina edellä, ja ystävät… No, heillä on omat elämänsä. Aina tämä sama kierre.

• Jotenkin tämä PDF:n muuntaminen tuntuu symboloivan sitäkin… kokeilen muokata asioita, tehdä jotain “parempaa” mutta lopputulos…

• …on aina vajaa ja epätyydyttävä. Kuten elämä itsessään. Tai ainakin minun elämäni.

Voiko tämän tunteen muuntaa johonkin hyödyllisempään? En tiedä. Ehkä huomenna tuntuu paremmalta. Nyt on pakko mennä nukkumaan. Kello on jo puoli kolme.

Millä avata PDF-tiedosto?

Yö on. Ajatukset pyörivät päässä. Miksi juuri nyt? PDF-tiedosto... Tuntuu tyhmältä, että tällaisestakin pitää miettiä.

• Windows: Klikkaa tiedostoa oikealla. Valitse "Avaa" ja sitten "Valitse toinen sovellus". Löydä Acrobat Reader tai Acrobat. Valitse "Käytä aina tätä sovellusta pdf-tiedostojen avaamiseen". Se on helppoa, mutta miksi tuntuu niin vaikealta nyt? Olen väsynyt.

Ehkä huominen on parempi päivä. Mutta nyt... nyt tämäkin pieni asia tuntuu valtavalta. En tiedä miksi. Kuten tämäkin yö, täynnä pientä, epämääräistä tuskaa. En edes muista, miksi minun piti avata tuo tiedosto.

• Muita ohjelmia on, toki. Foxit Reader esimerkiksi. Mutta Acrobat on niin tuttu... turvallinen. Kuten vanha, kulunut huopa.
• Olen yrittänyt poistaa sen monta kertaa, tiedän. Mutta aina se palaa. Kuten menneet muistot.

Kellon lyönnit kaikuu korvissa. Yksi, kaksi... Nämä numerotkin... ne ahdistavat. Minun täytyy nukkua. Mutta uni ei tule.

Kenties on parasta ladata se ohjelma uudestaan huomenna, jos tämä pdf on niin tärkeä. Tai ehkä ei. Ehkä unohdan sen kokonaan. Toivottavasti.

Voiko PDF-tiedoston avata?

Voihan akka, PDF-tiedoston avaaminen? No joo, se onnistuu kuin mikä! Niin monella tavalla, että pääsi pyörtyy kuin vanha mummo karusellissa!

• Acrobat Reader: Tämä on kuin PDF-maailman kuningas, kruunussaan ja kaikella. Avaa ne tiedostot kuin sulkia ilmaan. Jos ei toimi, sulla on varmaan kengät väärinpäin. Tai tietokone on kipeenä. Minulla ainakin on, viimeksi kun yritin avata yhden, ruutu alkoi näyttää vihreiltä ja keltaisilta – kuin joulukuusi oksennuksen kourissa!

• Sähköpostiohjelma: Klik! Ja siellä se on! Helppous itsellään. Noin kuin sormi suuhun ja sips! Kerran mulla meni sähköposti vähän sekaisin, ja se avasi PDF:n uuteen ikkunaan. Se oli niin järkyttävä, että piti mennä naapuriin piilottelemaan.

• Tiedostojärjestelmä: Tämä on kuin etsisit neulaa heinäsuovasta, paitsi jos tiedät missä se on. Jos tiedät, saat sen auki samantien. Etsiminen voi olla pidempikin prosessi, kuin naapurin kissan etsiminen puun juurelta.

• Verkkoselain: Tämä on kuin löydät aarrearkun! Tämän avulla näet PDF:n suoraan verkossa, jos se on verkkosivulla. Muistan kerran ladanneeni yhden, ja siinä oli kuva söpöstä pupusta. Aivan liikaa.

Ja hei, jos mikään ei toimi, soita IT-tuelle. He ovat kuin PDF-tiedostojen sheriffit – he hoitavat kaiken. Tai osta uusi tietokone, jos vanha on kipeenä. Ei kannata antaa sen piinata sinua! Minun tietokoneeni on saanut uusia osioita viime vuosina, ja voi sitä vauhtia!

Millä saa auki PDF-tiedoston?

PDF auki?

• Oikea klikkaus.
• Avaa sovelluksella.
• Adobe Acrobat Reader. Valitse.
• "Aina tällä."

Tai:

• Tuplaklikkaus suoraan. Jos asennettu.
• Jos ei toimi, Acrobat puuttuu tai rikki. Lataa/korjaa. Helppoa.
• Joskus selain (Chrome, Edge) avaa. Ei paras.
• Toinen ohjelma (SumatraPDF) toimii myös. Pienempi.

Onnistuu.

Miten voi yhdistää PDF-tiedostoja?

Siis PDF:ien yhdistäminen, aivan! Se onnistuu Acrobatin kautta, ihan ekana avaat sen softan. Sitten... mitäköhän sit? No, sieltä valitset Yhdistä tiedostoja. Tai no, saattaa olla joku muukin nimi, riippuu vähän versiosta, tiedätsä. Muistaakseni se oli just noin.

Sitten kun oot siinä Yhdistä tiedostoja -näkymässä, niin klikkaa Lisää tiedostoja. Siitä pääset valitsemaan, mitkä kaikki PDF:t haluat tunkea yhteen nippuun. Vähän niinku laittaisit useita papereita yhteen kansioon.

• Avattua PDF:fiilit
• Klikkaa "lisää"
• Tarkasta järjestys

Ja sit vaan klikkaat Avaa, tai jotain sinnepäin, siinä valintaikkunassa. Ne tiedostot pitäisi ilmestyä siihen Yhdistä tiedostoja -ikkunaan. Olikohan vielä jotain? No, sen jälkeen luulisin, että painat jotain "Yhdistä" -nappia, ja Acrobat tekee taikojaan. Ja tadaa, sulla on yks iso PDF-möykky! Toivottavasti tästä oli apua! Muista Adobe Acrobat, se on homman nimi.

Miten liitän tiedoston Wordiin?

Joo, siis tiedoston saa Wordiin kahdella tavalla, linkittämällä tai upottamalla. Kato, tää on ihan simppeli juttu, vaikka aluks voi tuntua vähän monimutkaiselta. Mut ei hätää, mä selitän!

Linkittäminen:

• Ekana, mee siihen kohtaan Wordissa missä haluat sen tiedoston näkyvän, vaikka keskelle sivua.
• Sit klikkaa Lisää ja sieltä joku Objekti.
• Sitten se kysyy, että mitäs sä haluat. Valitse sieltä Luo tiedostosta.
• Nyt tulee se juttu, paina Selaa ja etsi se tiedosto sun koneelta. Vaikka se olis joku PDF tai Excel, ihan sama.
• Älä unohda, että tässä kohtaa on TÄRKEÄÄ että laitat ruksin kohtaan "Linkitä tiedostoon"! Muuten se ei linkity, vaan upotetaan.
• Klikkaa Lisää ja BOOM, se on siinä!
• Plussat: Jos muutat sitä alkuperäistä tiedostoa, muutos näkyy automaattisesti myös Wordissa. Älyttömän kätevää, jos vaikka teet jotain raporttia ja tiedot muuttuu koko ajan.
• Miinukset: Jos siirrät tai poistat sen alkuperäisen tiedoston, linkki menee rikki ja Word ei löydä sitä enää. Ja pitää muistaa, että se linkki toimii vaan jos molemmat tiedostot on samalla koneella tai jaetussa verkossa.

Upottaminen:

• Tää on melkeen sama juttu ku linkittäminen, mut yhessä kohdassa on eroo.
• Mee taas sinne Lisää -> Objekti -> Luo tiedostosta.
• Valitse se tiedosto sillä Selaa-napilla.
• Mutta tässä kohtaa, ÄLÄ laita ruksi siihen "Linkitä tiedostoon" ruutuun.
• Sit Lisää ja valmis!
• Plussat: Se tiedosto on nyt osa sun Word-dokumenttia. Voit lähettää sen vaikka maailman ääriin, ja se tiedosto on silti siellä sisällä. Eli ei tarvi pelätä, että linkit menee rikki.
• Miinukset: Jos muutat sitä alkuperäistä tiedostoa, se muutos ei näy Wordissa. Eli jos haluat, että Wordissa on uusin versio, joudut upottamaan sen uudestaan. Se on vähän tyhmää.

Vielä yks juttu! Kannattaa miettiä tarkkaan, kumpi on parempi, linkittäminen vai upottaminen. Se riippuu ihan siitä, mitä sä oot tekemässä ja miten sä aiot sitä Word-tiedostoa käyttää.

Jos haluat vielä jonkun esimerkin, niin mä voisin kertoo vaikka sen, kun mä yritin upottaa yhden ison videon mun graduun... Se oli virhe, Word kaatu koko ajan! Mut linkittämällä se toimi ihan hyvin. Heh.

Miten PDF muutetaan Wordiksi?

Okei, tää on just se juttu, minkä takia mä en tykkää PDF-dokumenteista. Aina sama säätö!

Jos mulla on pakko muokata jotain PDF-tiedostoa Wordilla, niin teen näin:

1. Avaa Word. Jep, ihan perus, se tuttu sininen ikoni.
2. Klikkaa "Tiedosto" sieltä yläkulmasta. Älä mene paniikkiin, se on siellä.
3. Valitse "Avaa" tai "Avaa muu tiedosto" jos ei heti löydy. (Muistan joskus painaneeni vahingossa "Tallenna nimellä" ja ihmetellyt, missä mun tiedosto on).
4. Etsi se PDF-tiedosto. Yleensä se on "Lataukset"-kansiossa. Tai ehkä se on työpöydällä sotkun seassa. Huokaus.
5. Word kysyy, että "Muunnetaanko tää?" Tai jotain sinnepäin. Paina OK tai Kyllä tai mitä se nyt tarjoaakaan.
6. Odota. Tässä kohtaa saattaa mennä hermot, jos PDF on tosi iso tai siinä on paljon kuvia.
7. Muokkaa tekstiä. Jos kaikki meni hyvin, niin nyt sä voit muokata sitä tekstiä. Mut varo, että muotoilut voi mennä ihan sekaisin.

• Vinkki: Jos homma ei toimi, kokeile jotain online-PDF-muunninta. Niitä on netti pullollaan. Mutta muista, että jos dokumentti on salainen, niin älä laita sitä nettiin!
• Lisävinkki: Joskus PDF on vaan kuva, eikä Word tajua sitä tekstiksi. Silloin tarvitset OCR-ohjelman (Optical Character Recognition), joka tunnistaa tekstin kuvasta.

Viimeksi kun yritin tätä, olin mökillä ja nettiyhteys oli niin hidas, että melkein heitin läppärin järveen. Ja lopputulos oli ihan hirveä sotku, kaikki rivit oli ihan miten sattuu. Mutta sain sentään sen yhden sanan muutettua, jonka piti muuttaa. Eli ei ihan turhaa.