Saako henkilötietoja lähettää sähköpostilla salaamattomana?

Henkilötietojen lähettäminen sähköpostilla – riski, jota ei kannata ottaa

Sähköposti on kätevä ja nopea viestintäväline, mutta sen helppous voi johtaa huolimattomuuteen arkaluonteisten tietojen käsittelyssä. Usein ajatellaan, että nopea viesti tutulle kollegalle ei vaadi erityisiä suojaustoimia. Tämä on kuitenkin virheellinen ja potentiaalisesti lainvastainen oletus, etenkin henkilötietojen kohdalla.

Vaikka sähköposti kulkee nopeasti perille, se ei ole turvallinen kanava salaamattomassa muodossa. Tietoturvaloukkaukset ovat valitettavan yleisiä, ja sähköposti on yksi potentiaalinen hyökkäyskohde. Hakkerit voivat siepata viestejä, urkkia tietoja ja käyttää niitä väärin. Tämän lisäksi vahingossa väärään osoitteeseen lähetetty sähköposti voi paljastaa luottamuksellisia tietoja väärille silmille.

Lain mukaan henkilötietojen suojaaminen on ensiarvoisen tärkeää. Julkisuuslaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) velvoittavat organisaatioita ja yksityishenkilöitä suojaamaan henkilötietoja asianmukaisesti. Eduskunnan oikeusasiamiehen kannanotto (Dnro 3438/4/09) korostaa, että salassa pidettävien tietojen, kuten henkilö- ja potilastietojen, lähettäminen suojaamattomassa sähköpostissa on kiellettyä. Tämä koskee kaikkea terveystiedoista osoitteisiin ja henkilötunnuksiin.

Mitä asianmukainen suojaaminen sitten tarkoittaa käytännössä? Se voi sisältää esimerkiksi seuraavia toimia:

• Sähköpostin salaaminen: Käytä salattuja sähköpostiyhteyksiä varmistaaksesi, että vain vastaanottaja voi lukea viestin.
• Tiedostojen salasanasuojaus: Jos lähetät henkilötietoja tiedostoissa, suojaa ne vahvalla salasanalla ja lähetä salasana erillisellä kanavalla, esimerkiksi tekstiviestillä.
• Vastaanottajan varmistaminen: Tarkista aina huolellisesti, että lähetät viestin oikeaan osoitteeseen.
• Tietojen minimointi: Lähetä vain välttämättömät tiedot. Älä sisällytä sähköpostiin ylimääräisiä henkilötietoja, joita ei tarvita viestinnän kannalta.
• Tietoturvakoulutus: Perehdy itse ja perehdytä henkilöstösi tietoturvaohjeisiin ja parhaisiin käytäntöihin.

Henkilötietojen suojaaminen ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan myös eettinen kysymys. Jokaisella on oikeus yksityisyyteen, ja meidän velvollisuutemme on varmistaa, että käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti ja turvallisesti. Älä siis ota riskiä – suojaa henkilötiedot aina asianmukaisesti, myös sähköpostiviestinnässä.