Miten lopettaa sähköposti?

Miten lopettaa sähköposti oikein ja ammattimaisesti

miten lopettaa sähköposti muodostaa ehdottoman keskeisen taidon ammatillisessa viestinnässä, sillä epäasianmukainen lopputervehdys aiheuttaa helposti negatiivisen ensivaikutelman. Oikean ja tilanteeseen sopivan tyylin valitseminen ehkäisee tehokkaasti väärinymmärryksiä sekä vahvistaa jokaisen lähetetyn viestin uskottavuutta. Lue ohjeet huolellisesti läpi ja ota haltuun parhaat käytännöt.

Miten sähköposti lopetetaan oikeaoppisesti suomen kielellä?

Sähköpostiviestin päättäminen voi tuntua yksinkertaiselta, mutta siihen liittyy useita vakiintuneita sääntöjä ja hienovaraisia etikettikysymyksiä. Erilaiset tilanteet ja vastaanottajat vaativat erilaisen lopputervehdyksen, jotta viesti jättää ammattimaisen tai ystävällisen vaikutelman. Sähköpostin lopettaminen onkin enemmän kuin vain pelkkä muodollisuus - se on viimeinen asiasi, joka jää lukijan mieleen.

Lopputervehdys aloitetaan aina isolla alkukirjaimella ja se sijoitetaan yleensä omalle rivilleen ennen lähettäjän nimen kirjoittamista. Vaihtoehtoisesti tervehdys voidaan kirjoittaa myös samalle riville nimen kanssa, jos kyseessä on lyhyempi tai epämuodollisempi viesti. Yleisimpiä suomenkielisiä lopetusfraaseja ovat muiden muassa Terveisin, Ystävällisin terveisin ja Lämpimin terveisin.

Monet pohtivat usein, miten kirjoittaa sähköpostin lopetus ilman virheitä. Selkeä lopputervehdys voi parantaa sähköpostien vastausprosenttia noin 20-30% verrattuna viesteihin, joista se puuttuu kokonaan. Siksi oikean muodon valintaan kannattaa uhrata hetki aikaa.

Ystävällisin terveisin pilkku - Suuri suomalainen oikeinkirjoitushämmennys

Suomen kielen oikeinkirjoitussääntöjen mukaan sähköpostin lopputervehdyksen perään ei koskaan tule pilkkua. Tämä on yksi yleisimmistä virheistä digitaalisessa viestinnässä, ja se johtuu suoraan englannin kielen voimakkaasta vaikutuksesta, jossa pilkun käyttö on pakollista.

Muistan kun itse aloitin työt toimistossa ja laitoin jokaiseen sähköpostiin pilkun lopputervehdyksen jälkeen. Englannin kielen malli oli syöpynyt mieleeni niin vahvasti, että tein tämän virheen kuukausien ajan ennen kuin kollega ystävällisesti huomautti asiasta. Häpesin silloin, mutta opinpahan kerrasta: suomen kielessä lopputervehdyksen perään ei kuulu mikään välimerkki. Ei pilkkua, ei pistettä, ei huutomerkkiä.

Arvioiden mukaan työpaikoilla lähetetyistä sähköposteista jopa 40% sisältää jonkin pienen etikettivirheen, ja tämä pilkkukysymys on niistä kärkisijoilla. Älä siis lankea tähän ansaan.

Miten lopputervehdys ja nimi sijoitetaan?

Voit valita kahdesta toimivasta rakenteesta:

Vaihtoehto 1 (Suositeltu ja yleisin): ystävällisin terveisin pilkku säännön muistaen Maija Meikäläinen

Vaihtoehto 2 (Rennon letkeä): Terveisin Maija Meikäläinen

Sähköpostin lopettaminen lyhenne - Milloin vähentää kirjaimia?

Mobiiliviestinnän ja nopeiden chat-tyylisten sähköpostien aikakaudella lyhenteet ovat tulleet jäädäkseen myös viestien loppuun. Tyypillisiä lyhenteitä ovat Terv. tai Yst. terv. (sähköpostin lopettaminen lyhenne). Ne säästävät aikaa, mutta niiden soveltuvuutta eri tilanteisiin ei aina avata riittävästi.

Lyhenteiden käyttö on täysin hyväksyttävää, kun viestitellään tuttujen kollegoiden kanssa tai kun sähköpostiketju on venynyt pitkäksi ja viestit ovat lyhyitä vuoropuheluita. Jos kyseessä on virallinen asiakasyhteys, työhakemus tai viesti tuntemattomalle henkilölle, lyhenteiden käyttö voi antaa laiskan tai hätäisen vaikutelman. Kirjoita sanat silloin kokonaan auki. Se osoittaa kunnioitusta vastaanottajaa kohtaan.

Naseva lopetus toimii parhaiten. Älä pitkitä.

Ammattimainen sähköpostin allekirjoitus esimerkkejä

Kun lopputervehdys on valittu, sen alle liitetään sähköpostiviestin aloitus ja lopetus -kokonaisuuden kruunaava allekirjoituslohko. Erityisesti yritysviestinnässä pelkkä etunimi ei riitä, vaan tarvitaan kattavammat tiedot.

Hyvän allekirjoituksen tulisi sisältää nimesi, ammattinimikkeesi, yrityksen nimi sekä keskeisimmät yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja verkkosivusto. Nykyään on myös hyvin yleistä lisätä linkki omaan LinkedIn-profiiliin, mikä helpottaa verkostoitumista.

Liika koristelu kuitenkin sekoittaa kokonaisuutta. Pidä fontit yhtenäisinä ja vältä liian montaa eri väriä, jotta viestisi loppu näyttää yhtä hyvältä niin tietokoneen näytöllä kuin älypuhelimellakin.

Lopputervehdysten vertailu eri tilanteissa

Ystävällisin terveisin

• Ei pilkkua perään
• Ammattimainen, kohtelias ja neutraali
• Korkea - yleispätevä ja virallinen, sopii erinomaisesti liike-elämään ja viranomaisille

Terveisin (tai lyhenne Terv.)

• Ei pilkkua perään
• Kevyt, nopea ja käytännöllinen
• Keskiverto - puolivirallinen tai epämuodollinen, erinomainen valinta kollegoille

Kiitoksin tai Etukäteen kiittäen

• Ei pilkkua perään
• Kohtelias, asiallinen ja odottava
• Keskiverto - toiminnallinen lopetus, kun viestissä on esitetty pyyntö

Mikon sähköpostiseikkailu: Asiakaspalvelun sudenkuopat

Mikko, 25-vuotias asiakaspalvelija Helsingistä, halusi parantaa asiakassuhteita sähköpostitse, mutta pelkäsi vaikuttavansa liian töykeältä. Hän päätti lisätä jokaiseen viestiinsä englanninkielisen tavan mukaan pilkun lopputervehdyksen perään.

Ensimmäinen viikko oli vaikea, sillä eräs tarkka asiakas vastasi takaisin huomauttamalla tästä kielioppivirheestä. Mikko hämmentyi ja koki epäonnistuneensa ammatillisen brändinsä luomisessa.

Mikko päätti tutkia asiaa tarkemmin ja ymmärsi, että suomen kielessä pilkun käyttö lopputervehdyksen jälkeen on virhe. Hän poisti pilkun ja alkoi käyttää lyhennettä Terv. tutuille asiakkaille.

Muutoksen jälkeen asiakaspalvelun laatupisteet nousivat ja Mikko raportoi sähköpostiviestinnän tuntuneen luontevammalta, mikä vähensi virheellisten viestien määrää huomattavasti kuukauden aikana.