Onko yhdistyksen hallituksen pöytäkirjat julkisia?

Yhdistyksen hallituksen pöytäkirjat: Salaisuuksia vai avoimia ovia?

Yhdistystoiminta on Suomessa vahvaa ja monimuotoista. Yhdistyksiä on laidasta laitaan, harrastuspiireistä edunvalvontajärjestöihin. Yksi keskeinen osa yhdistyksen toimintaa on päätöksenteko, joka kiteytyy kokouksiin ja niistä laadittuihin pöytäkirjoihin. Mutta kuinka avointa tämä päätöksenteko todellisuudessa on? Erityisesti kysymys yhdistyksen hallituksen pöytäkirjojen julkisuudesta herättää usein kysymyksiä.

Yhdistyslaki ja tiedonsaantioikeus – Perusta avoimuudelle

Yhdistyslaki määrittelee pitkälti yhdistysten toiminnan pelisäännöt. Lain mukaan yhdistyksen jäsenillä on oikeus tutustua yhdistyksen kokousten pöytäkirjoihin. Tämä periaate tukee yhdistystoiminnan läpinäkyvyyttä ja jäsenten mahdollisuutta valvoa yhdistyksen toimintaa.

Mutta hetkinen, puhummeko nyt kaikista pöytäkirjoista?

Vaikka periaate avoimuudesta on vahva, on tärkeää huomata, että laki tekee eron yhdistyksen kokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjojen välillä. Tässä piilee se kiemura, joka usein aiheuttaa epäselvyyttä.

Hallituksen pöytäkirjat – Yksityisyys ennen avoimuutta?

Pääsääntöisesti yhdistyksen hallituksen kokousten pöytäkirjat eivät ole julkisia. Tämä tarkoittaa, että yhdistyksen hallituksella ei ole velvollisuutta esittää näitä pöytäkirjoja muille kuin hallituksen jäsenille itselleen sekä yhdistyksen tilintarkastajille.

Tämä rajoitus johtuu siitä, että hallituksen kokouksissa käsitellään usein asioita, jotka ovat arkaluonteisia tai sisältävät esimerkiksi taloudellisia yksityiskohtia, kilpailuun liittyviä tietoja tai henkilökohtaisia asioita. Hallituksen pitää voida käydä avointa ja luottamuksellista keskustelua, jotta se voi tehdä parhaat mahdolliset päätökset yhdistyksen hyväksi.

Poikkeus vahvistaa säännön: Säännöt voivat muuttaa peliä

Vaikka hallituksen pöytäkirjojen julkisuus on pääsääntöisesti rajattu, on olemassa yksi merkittävä poikkeus: yhdistyksen säännöt.

Yhdistyksen säännöt ovat ikään kuin yhdistyksen perustuslaki. Ne määrittelevät yhdistyksen tarkoituksen, toimintatavat ja jäsenten oikeudet ja velvollisuudet. Säännöissä voidaan määritellä, että hallituksen pöytäkirjat ovatkin laajemmin jäsenten nähtävissä.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Yhdistyksen säännöissä voidaan esimerkiksi määritellä, että:

• Hallituksen pöytäkirjat ovat kaikkien jäsenten nähtävissä pyynnöstä.
• Hallituksen pöytäkirjoista voidaan poistaa arkaluonteiset tiedot ennen niiden julkistamista.
• Hallituksen pöytäkirjat julkaistaan esimerkiksi yhdistyksen verkkosivuilla.

Ennen kysymistä – Tarkista säännöt!

Jos olet yhdistyksen jäsen ja haluat tietää, onko sinulla oikeus tutustua hallituksen pöytäkirjoihin, ensimmäinen askel on tarkistaa yhdistyksen säännöt. Löydätkö niistä mainintaa hallituksen pöytäkirjojen julkisuudesta? Jos säännöissä ei ole asiasta erillistä mainintaa, silloin pääsääntöisesti hallituksen pöytäkirjat eivät ole julkisia.

Avoimuuden ja luottamuksen tasapaino

Kysymys hallituksen pöytäkirjojen julkisuudesta on pohjimmiltaan tasapainoilua avoimuuden ja luottamuksen välillä. Yhdistyksen on pohdittava, kuinka avointa toimintaa se haluaa edistää ja toisaalta, kuinka suuri tarve on suojata arkaluonteisia tietoja ja varmistaa hallituksen toiminnan luottamuksellisuus.

Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka yhdistyksen jäsenillä on laaja tiedonsaantioikeus, hallituksen pöytäkirjat eivät automaattisesti ole julkisia. Yhdistyksen säännöt ovat avainasemassa määrittelemässä, kuinka avointa toimintaa yhdistyksessä halutaan noudattaa. Jos olet epävarma, tarkista yhdistyksesi säännöt – sieltä löydät vastauksen!

#Hallitus #Julkisuus #Pöytäkirja