Voiko sähköpostiin laittaa henkilötunnuksen?

Saako sähköpostiin laittaa henkilötunnuksen?

Henkilötunnuksen lähettäminen suojaamattomassa sähköpostiviestissä on ehdottomasti kiellettyä. Tietosuojalaki rajoittaa henkilötunnuksen käyttöä, ja se saa sisältyä vain välttämättömiin asiakirjoihin.

Eduskunnan oikeusasiamies on linjannut, että salassa pidettäviä tietoja, kuten henkilötunnusta, ei koskaan saa lähettää suojaamattomassa sähköpostiviestissä. Tämä johtuu siitä, että sähköpostit eivät ole suojattu hakkereilta ja muilta ulkopuolisilta tahoilta, jotka voivat helposti siepata niissä olevia tietoja.

Henkilötunnuksen väärinkäyttö voi johtaa identiteettivarkauteen, taloudellisiin menetyksiin ja muihin vakaviin seurauksiin. Siksi on äärimmäisen tärkeää suojella sitä asianmukaisesti.

Milloin henkilötunnuksen voi lähettää sähköpostitse?

Poikkeuksellisesti henkilötunnuksen voi lähettää sähköpostitse, jos viesti on salattu. Sähköpostin salaus estää ulkopuolisia tahoja lukemasta viestiä, vaikka se joutuisi vääriin käsiin.

Sähköpostin voi salata käyttämällä salausohjelmaa tai sähköpostipalvelua, joka tarjoaa sisäänrakennetun salausominaisuuden. Salauksessa käytetään vahvaa salasanaa, joka luo viestin ympärille suojaavan kerroksen.

Vaihtoehtoisia tapoja henkilötunnuksen lähettämiseen

Jos sähköpostin salaus ei ole mahdollista, on olemassa muita vaihtoehtoisia tapoja henkilötunnuksen lähettämiseen turvallisesti:

• Postitoimi: Henkilötunnuksen voi lähettää perinteisellä postilla suljetussa kirjekuoressa.
• Turvallinen tiedostosiirtopalvelu: Jotkut tiedostosiirtopalvelut tarjoavat suojatun tavan jakaa tietoja, mukaan lukien henkilötunnuksen sisältävät tiedostot.
• Henkilökohtainen tapaaminen: Henkilötunnuksen voi luovuttaa myös henkilökohtaisesti luotetulle henkilölle.

Yhteenveto

Henkilötunnuksen lähettämistä suojaamattomassa sähköpostissa tulisi aina välttää. Tietosuojalain mukaan henkilötunnuksen käyttö on rajoitettua, ja sitä saa sisällyttää vain välttämättömiin asiakirjoihin. Jos henkilötunnuksen lähettäminen sähköpostitse on välttämätöntä, se tulee aina salata riittävästi. Vaihtoehtoisesti henkilötunnuksen voi lähettää turvallisesti postitse, suojatun tiedostosiirtopalvelun kautta tai henkilökohtaisesti.