Miten jaetaan Word-Tiedosto?

Miten lataan Word-tiedoston?

Word-tiedoston lataaminen tietokoneelle:

1. Siirry kohtaan Tiedosto >Tallenna nimellä.
2. Valitse Lataa kopio.
3. Valitse tiedoston tallennussijainti ja valitse sitten Tallenna.

Se siitä, aika suoraviivaista. Aika harvoin oikeasti joutuu miettimään tätä, kunhan vain tekee. Mutta siis miksi? Miksi pitää ladata? Joskus tiedostot ovat pelkästään pilvessä, esimerkiksi OneDrivessa. Pitää saada tiedosto omalle koneelle. Ehkä netti pätkii, tai sitten haluaa muokata sitä tietokoneen omalla, täysiverisellä Word-ohjelmalla eikä selaimella. Onko se nyt niin iso ero? Joskus on.

Mitä eroa on "tallentaa" ja "ladata"? No, lataaminen on yleensä sitä, että siirrät tiedoston jostain verkosta tai pilvestä omalle laitteellesi. Tallentaminen voi olla myös jo koneella olevan tiedoston päivittämistä. Totta kai.

Tähän liittyen mietin, että usein olen ladannut tiedoston ja sitten en enää muista, mihin kansioon. Kaikki menee siihen Lataukset-kansioon. Aina! Se on aivan kaaos. Pitäisi järjestellä sitä paremmin. Tai siis valitse aina selkeä tallennuspaikka. Se on tärkeää. Itselläni on omat kansiot töille ja harrastuksille.

Miksi tämä "Lataa kopio" -vaihtoehto?

• Offline-käyttö: Voit muokata tiedostoa ilman nettiyhteyttä. Minulla on ollut tilanteita reissussa, kun tämä on pelastanut.
• Varmuuskopiointi: Lisäkopio omalla laitteella. Vaikka pilvi on turvallinen, ylimääräinen varmuuskopio ei koskaan haittaa. Minä käytän myös ulkoista kovalevyä.
• Lähetys: Tiedoston liittäminen sähköpostiin tai muuhun viestiin on helpompaa, kun se on paikallisesti koneella. Pilvilinkkien kanssa voi olla säätämistä oikeuksien kanssa.
• Vanhempi Word-versio: Joskus vanhempi Word-ohjelma vaatii tiedoston olevan fyysisesti koneella, jotta se avautuu kunnolla.

Olen usein myös muistanut, että unohdin tallentaa. Onneksi Wordissa on usein automaattinen tallennus. Automaattinen tallennus ei kuitenkaan tarkoita lataamista. Se vain tallentaa työtäsi pilveen tai paikallisesti, jos olet jo tallentanut sen sinne. Mutta jos haluat sen pilvestä koneelle, silloin täytyy nimenomaan ladata se kopio. Niinhän se menee. Kätevää. Eikä pidä koskaan unohtaa, että tiedoston nimi kannattaa miettiä tarkkaan. Helpottaa myöhemmin etsintää. Ei aina "uusi_asiakirja1".

Miten liittää Word-Tiedosto sähköpostiin?

Pitäis lähettää se tiedosto taas sähköpostilla, enkä ikinä muista miten sen saa suoraan Wordista. Aina meen sähköpostin kautta ja etin sen liitetiedoston sieltä kansiohelvetistä. Miten se menikään suoraan ohjelmasta?

Word-tiedoston liittäminen sähköpostiin suoraan Office-ohjelmasta tapahtuu seuraavasti. Tämä sama toimii myös Excelissä, PowerPointissa, Projectissa, Publisherissa ja Visiossa.

1. Mene valikkoon Tiedosto.
2. Valitse Jaa.
3. Klikkaa Sähköposti.
4. Valitse Lähetä liitteenä.

Tämä avaa uuden sähköpostiviestin, johon tiedosto on valmiiksi liitetty alkuperäisessä muodossaan, eli .docx-tiedostona. niin paljon helpompaa.

Siinä Jaa-valikossa on muitakin vaihtoehtoja, joita tulee käytettyä. Esimerkiksi PDF on tosi kätevä.

• Lähetä linkkinä: Tämä on käytössä, jos tiedosto on tallennettu OneDriveen. Sähköpostiin tulee vain linkki, ei isoa tiedostoa. Säästää tilaa kaikkien postilaatikoista.
• Lähetä PDF-tiedostona: Tämä on paras. Se muuttaa Word-dokumentin PDF-muotoon, jolloin vastaanottaja ei voi muokata sitä. Loistava kun lähettää virallisia juttuja kuten laskuja tai tarjouksia.
• Lähetä XPS-tiedostona: Tämä on vähän kuin PDF, mutta Microsoftin oma formaatti. En ole käyttänyt tätä kertaakaan.
• Lähetä Internet-faksina: Kuka edes käyttää faksia enää? Mutta tämä vaatii erillisen faksipalvelun tarjoajan.

Miten tehdä PDF-Tiedosto Wordissä?

Yö on syvä. Ikkunasta näkyy vain pimeää, ja kello tikittää niin hitaasti. Tätä pitäisi nyt saada valmiiksi, se Word-tiedosto, pitää lähettää se eteenpäin, mutta PDF-muodossa. Miksi kaikki on aina niin monimutkaista, kun mieli on jo ihan muualla? Tuntuu, että aivot ovat puoliunessa, ja silti pitää muistaa nämä pienet askeleet. Muisti pätkii, väsymys painaa. Miksi sitä ei aina muista, miten se ihan tarkasti menee?

Mutta kai se pitää vain tehdä. Yksi asia kerrallaan. Sen dokumentin pitää olla valmis aamulla. Se on tärkeä.

Näin se yleensä menee:

• Avaa Word-asiakirja, jonka haluat muuttaa.
• Mene yläkulmaan, siihen missä lukee Tiedosto. Napsauta sitä.
• Jos olet tallentanut sen jo aiemmin, valitse Tallenna kopio. Jos et ole vielä tallentanut ollenkaan, valitse Tallenna nimellä. Tuntuu hölmölle, miten pieni ero, mutta tärkeä.
• Sitten täytyy selata sijainti tietokoneelta, mihin sen haluaa. Yleensä työpöytä, minulla ainakin.
• Ja tämä on se tärkein kohta: Siinä tiedostomuotojen valikossa, sen nimen alapuolella, valitse PDF. Aina sen muistaa tässä kohdassa.
• Viimeiseksi, napsauta Tallenna. Sitten se on siinä. Valmis.

Sitten vain tuijotan ruutua hetken, mietin, miksi tätä pitää tehdä juuri nyt. Aina tämä PDF-muoto, kaikkien pitäisi nähdä se samana, ilman että muokkaukset muuttuvat. Se on kai järkevää. Mutta miksi se tuntuu aina niin työläältä, kun pitäisi vain nukkua? Uni olisi niin tervetullutta. Kaikki nämä paperityöt, ne eivät lopu koskaan.

Lisätietoa, jos sattuu miettimään miksi tämä PDF on niin yleinen, kun siinä istuu pimeässä miettien maailman menoa:

• Universaalius: PDF näyttää samalta kaikilla laitteilla ja käyttöjärjestelmillä. Word-tiedostot voivat muuttua, jos vastaanottajalla on eri versio tai fontit puuttuvat. Voi, niitä kertoja, kun joku lähettää Wordin, joka näyttääkin ihan hirveältä omalla koneella.
• Turvallisuus: PDF-tiedostot on helppo suojata salasanalla ja estää muokkaus. Tämä on hyvä, jos lähetät jotain tärkeää, luottamuksellista. Esimerkiksi ne vanhat opintotukihakemukset, joita aina piti lähettää.
• Pienempi tiedostokoko: Usein PDF-tiedostot ovat kooltaan pienempiä kuin alkuperäiset Word-tiedostot, mikä helpottaa niiden lähettämistä sähköpostitse. Se on hyvä, kun oma sähköposti on jo niin täynnä.
• Arkistointi: PDF on vakiintunut muoto dokumenttien pitkäaikaiseen säilytykseen. Kaikki tärkeät paperit, ne ovat melkein kaikki PDF:inä nykyään. Se vain on se standardi.

Tämä kaikki tuntuu niin kaukaiselta, kun vain haluaisi nukkua. Mutta ainakin nyt on tämä yksi asia tehty. Ehkä huomenna sitten jaksan paremmin. Tai en. Kuka tietää.