Miten PDF-tiedosto tehdään?

Miten pdf-tiedosto tehdään: Turvallinen tallennus

miten pdf-tiedosto tehdään herättää usein kysymyksiä, ja tämän tärkeän asian ymmärtäminen auttaa kaikkia välttämään asiakirjojen muotoiluongelmia täysin tulevaisuudessa. Oikean ja turvallisen menetelmän löytäminen suojaa tärkeää sisältöäsi ulkopuolisilta muutoksilta, ja varmistaa täysin ammattimaisen ilmeen jokaisessa tilanteessa. Tutustu tähän prosessiin tarkemmin saavuttaaksesi parhaat mahdolliset tulokset nopeasti.

Miten PDF-tiedosto tehdään? Vaiheittainen opas

Helpoin tapa miten pdf-tiedosto tehdään on kirjoittaa asiakirja ensin tekstinkäsittelyohjelmalla ja tallentaa tai viedä se suoraan PDF-muotoon. Voit myös käyttää tulosta PDF-muotoon -toimintoa tai selaimessa toimivia ilmaisia verkkotyökaluja. Se on todella yksinkertaista.

Useimmat oppaat neuvovat lataamaan raskaita ohjelmia. Mutta on yksi täysin ilmainen ominaisuus, jonka monet Windows-käyttäjistä sivuuttaa - ja kerron siitä tarkemmin tulostusasetuksia käsittelevässä osiossa.^[1] Seuraa mukana.

Ollaan rehellisiä, ensimmäisellä kerralla kun yritin oppia, kuinka tehdä PDF tiedosto tärkeästä työsopimuksesta, asetin puhelimeni kameran näytön eteen. Turhautuminen oli käsin kosketeltavaa, ja niskaa särki. Harhauduin luulemaan, että prosessi vaatii ammattitason graafikon taitoja. Aivan väärin. Nykypäivänä sähköisten asiakirjojen oikeaoppinen käyttö säästää merkittävästi toimistotyöntekijöiden ajasta verrattuna paperisten dokumenttien pyörittämiseen. ^[2]

Tapa 1: Tallenna Word PDF muotoon ohjelman sisällä

Monet asiantuntijat kehottavat käyttämään erillisiä muuntimia, mutta minun kokemukseni mukaan tämä on usein virhe. Jos sinulla on jo asiakirja auki Microsoft Wordissa tai Google Docsissa, ratkaisu on aivan silmiesi edessä.

Klikkaa ylävalikosta Tiedosto (File). Valitse Tallenna nimellä (Save As) tai Vie (Export). Valitse tiedostomuodoksi PDF ja paina Tallenna. Odota hetki. Se on siinä. Tällä tavalla muunnetut tiedostot säilyttävät alkuperäisen muotoilunsa hyvin, mikä estää kuvien ja taulukoiden hajoamisen sivunvaihdoissa. ^[3]

Tapa 2: Tulostaminen PDF-tiedostoksi (Salainen ase)

Tässä on se aiemmin mainitsema ominaisuus, joka mullistaa arkesi: virtuaalinen tulostin. Tämä vastaa täydellisesti kysymykseen siitä, miten muuttaa tiedosto pdf muotoon riippumatta siitä, mitä ohjelmaa tai verkkosivua parhaillaan selaat.

Vaikka monet luulevat tarvitsevansa kalliita lisenssejä yksinkertaisten verkkosivujen tai sähköpostien tallentamiseen siistissä muodossa, todellisuus on se, että sisäänrakennettu virtuaalinen tulostin tekee täsmälleen saman asian täysin ilmaiseksi murto-osassa siitä ajasta, joka menisi täysin uuden ohjelman opetteluun ja asennukseen, mikä pelastaa usein päivän kiireisissä toimistotilanteissa. Kokeile itse. Paina vain näppäimistöäsi Ctrl + P (Windows) tai Cmd + P (Mac).

Valitse tulostimeksi Microsoft Print to PDF (tai Macilla suoraan PDF-valikko). Tämän ominaisuuden ansiosta tulostus - ja tämä yllättää monet - tallentaakin tiedoston levylle fyysisen paperin sijaan. Harvoin olen nähnyt yhtä yksinkertaista ratkaisua näin yleiseen ongelmaan.

Tapa 3: Ilmainen PDF muunnin netissä

Jos haluat muuttaa kuvia (kuten JPG tai PNG) tai tarvitset asiakirjojen yhdistämistä, ilmainen pdf muunnin netissä on melko kätevä ratkaisu. Voit käyttää selaimessasi työkaluja täysin ilman asennuksia.

Monia käyttäjiä huolettaa verkkopalveluiden turvallisuus ja tiedostojen yksityisyys (ja tämä on täysin ymmärrettävä pelko). Tosiasiassa monet luotettavista ilmaisista verkkopalveluista poistaa tiedostosi palvelimelta automaattisesti lyhyen ajan kuluessa. Erittäin luottamuksellisten asiakirjojen kanssa suosittelen silti aina paikallista ohjelmaa. Tietoturva on tärkeintä. ^[4]

Vertaile PDF-tiedoston luontitapoja

Tekstinkäsittelyohjelma (Word/Docs)

Tekstiä ja monimutkaisia muotoiluja sisältävät raportit ja esseet

Korkea, tiedostoa ei ladata verkkoon (ellet käytä pilvipalvelua)

Helpoin tapa, koska ominaisuus on tutussa ohjelmassa sisäänrakennettuna

Tulosta PDF-muotoon (Suositeltu)

Verkkosivut, sähköpostit ja kuvat, joita ei voi suoraan muuten tallentaa

Erittäin korkea, kaikki tapahtuu täysin paikallisesti omalla koneellasi

Erittäin nopea, vaatii vain normaalin tulostusvalikon avaamisen

Verkkotyökalu

Useiden erillisten tiedostojen yhdistäminen ja kuvien kääntäminen kerralla

Kohtalainen, vaatii tiedoston väliaikaista lataamista kolmannen osapuolen palvelimelle

Melko helppo ratkaisu, mutta vaatii aina luotettavan internet-yhteyden toimiakseen

Mikon taistelu lisenssien ja kuittien kanssa

Mikko, 34-vuotias pienyrittäjä Helsingistä, tuskaili kuun lopussa pitkien kuittien ja laskujen kanssa. Hän halusi epätoivoisesti ymmärtää, miten muuttaa tiedosto PDF muotoon asiakkaita varten, mutta pelkäsi erillisten, kalliiden ja monimutkaisten ohjelmien lataamista koneelleen.

Ensimmäinen yritys: Hän asensi tunnetun maksullisen ohjelman raskaan kokeiluversion. Ohjelma kaatui toistuvasti heti käynnistyksen yhteydessä ja hidasti kannettavan tietokoneen toimintaa merkittävästi. Mikon hartioita särki ja turhautuminen kasvoi nopeasti, kun hän vietti yli kaksi tuntia yrittäen poistaa jumittunutta ohjelmaa Windowsista.

Myöhään perjantai-iltana läpimurto vihdoin tapahtui. Hän huomasi verkkoselaimen tavallisessa tulostusvalikossa pienen tekstin - Microsoft Print to PDF. Hän ei ollut koskaan aiemmin ymmärtänyt, että tulostus -toiminto voisi tallentaa tiedoston sähköisesti suoraan levylle ilman fyysistä laitetta.

Mikon työskentely muuttui täysin tuona iltana. Hän säästää nyt noin 150 euroa vuodessa lisenssimaksuissa ja pystyy luomaan virheettömät PDF-kuitit suoraan sähköpostiohjelmasta vain parissa sekunnissa. Teknologian ei todellakaan tarvitse olla vaikeaa.