Miten siirtää sähköpostin kansioon?

Sähköpostin siirtäminen kansioihin: Opas eri sähköpostiohjelmille

Sähköpostin tehokas hallinta edellyttää viestien järjestämistä kansioihin. Tämä auttaa pitämään postilaatikon selkeänä ja löytämään tarvittavat viestit nopeasti. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten voit siirtää sähköposteja kansioihin eri sähköpostiohjelmissa. Huomioithan, että tarkat ohjeet saattavat vaihdella hieman ohjelmasta ja sen versiosta riippuen.

Yleisiä menetelmiä:

Useimmat sähköpostiohjelmat tarjoavat samanlaiset toiminnot sähköpostien siirtämiseen:

• Hiiren avulla raahaamalla ja pudottamalla: Tämä on usein nopein ja intuitiivisin menetelmä. Valitse haluttu viesti tai viestit klikkaamalla niitä. Pidä hiiren vasenta painiketta alhaalla ja raahaa viestiä haluttuun kansioon. Vapauta hiiren painike, kun viesti on halutussa kansiossa.

• Kontekstivalikon (oikean hiiren napsautuksen) kautta: Klikkaa viestiä hiiren oikealla painikkeella. Avatussa kontekstivalikossa on yleensä vaihtoehto “Siirrä” tai “Move to”. Valitse kohdekansio avattavasta listasta.

• Näppäimistöllä: Jotkut sähköpostiohjelmat tarjoavat näppäimistöllä tapahtuvan siirtämisen. Tämä saattaa vaatia tietyn näppäinyhdistelmän käyttöä (esim. Ctrl + Shift + M). Tarkista sähköpostiohjelmasi ohjeista sopiva yhdistelmä.

Esimerkkejä eri sähköpostiohjelmille:

Vaikka yllä mainitut menetelmät toimivat useimmissa ohjelmissa, tässä on lyhyt katsaus joihinkin suosituimpiin:

• Gmail: Gmailissä voit käyttää raahaa ja pudota -menetelmää tai valita viestin ja käyttää “Siirrä” -painiketta, joka sijaitsee yleensä viestin yläpuolella työkalurivillä. Voit myös käyttää näppäimistökomentoja, jotka saattavat vaihdella hieman Gmailin versiosta riippuen.

• Outlook: Outlookissa voit käyttää sekä raahaa ja pudota -menetelmää että hiiren oikean painikkeen valikkoa (“Siirrä”). Lisäksi Outlook tarjoaa mahdollisuuden luoda sääntöjä automaattista sähköpostien siirtämistä varten.

• Thunderbird: Thunderbirdissä siirtäminen tapahtuu yleensä hiiren oikean painikkeen kontekstivalikon kautta valitsemalla “Siirrä”-komento ja valitsemalla kohdekansio. Raahaa ja pudota -menetelmä toimii myös.

Vinkkejä:

• Luotujen kansioiden käyttö: Luo selkeät ja loogiset kansiot sähköpostien järjestämiseksi (esim. “Työ”, “Ystävät”, “Tärkeää”).
• Sääntöjen hyödyntäminen: Monissa sähköpostiohjelmissa on mahdollisuus luoda sääntöjä, jotka automaattisesti siirtävät tiettyjä sähköposteja tiettyihin kansioihin niiden lähettäjän, aiheen tai sisällön perusteella.
• Sähköpostien arkistointi: Jos haluat säästää tilaa ja pitää tärkeät viestit tallessa, voit arkistoida sähköpostit sen sijaan, että poistaisit ne kokonaan. Arkistoidut viestit ovat edelleen helposti löydettävissä.

Muista aina tarkistaa oman sähköpostiohjelmasi ohjeet, sillä tarkat ohjeet ja valikot voivat vaihdella hieman. Onnea sähköpostien järjestämiseen!