Kauanko henkilötietoja saa säilyttää?

Henkilötietojen säilytysaika: Milloin tiedot on poistettava?

Tietojen säilyttäminen on monimutkainen prosessi, joka herättää usein kysymyksiä sekä rekisterinpitäjillä että yksityishenkilöillä. Ei ole olemassa yhtä, kaikkia tilanteita kattavaa lakia, joka määrittelisi tarkasti, kuinka kauan henkilötietoja saa säilyttää. Sen sijaan säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen ja lainsäädännön perusteella tapauskohtaisesti. Ratkaisevaa on tietojen minimisointiperiaate sekä säilytyksen tarkoituksenmukaisuus.

Käyttötarkoitus määrittää säilytysajan:

Henkilötietojen säilytysaika riippuu siitä, mihin tarkoitukseen tietoja kerätään ja käsitellään. Esimerkiksi:

• Asiakassuhde: Asiakastietoja säilytetään yleensä niin kauan kuin asiakassuhde kestää ja sen jälkeen vielä tietyn ajan, joka riippuu esimerkiksi sopimuksista, lakisääteisistä velvollisuuksista (esim. kirjanpitovelvollisuus) tai mahdollisista riita-asioista.
• Työsuhde: Työnantajan on säilytettävä työsuhdetta koskevia tietoja tietyn ajan työsuhteen päättymisen jälkeen. Tarkka säilytysaika vaihtelee asiasta riippuen. Esimerkiksi palkkatietoja ja työtodistustietoja on säilytettävä pidempään kuin tavanomaisia työsuhdetta koskevia tietoja.
• Markkinointi: Markkinointitarkoitukseen kerättyjä tietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin on perusteltua markkinoinnin kannalta. Asiakas voi milloin tahansa kieltää markkinointiviestinnän ja tällöin hänen tietonsa tulee poistaa markkinointitarkoitukseen käytettävistä rekistereistä.
• Lakisääteiset velvollisuudet: Jotkin lait ja asetukset edellyttävät henkilötietojen säilyttämistä tietyn ajan, esim. kirjanpitoa koskeva lainsäädäntö. Näissä tapauksissa säilytysaika määräytyy lainsäädännön mukaan.

Rekisterinpitäjän vastuut:

Rekisterinpitäjän on arvioitava huolellisesti, kuinka kauan tiettyjä henkilötietoja tarvitaan niiden käyttötarkoituksen kannalta. Tätä arviointia tulee dokumentoida selkeästi. Tietojen säilyttäminen pidempään kuin on tarpeen on tietosuojaa loukkaavaa ja voi johtaa seuraamuksiin.

Tietojen poistaminen:

Kun henkilötietoja ei enää tarvita niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen, ne on poistettava turvallisesti ja pysyvästi. Poistamisen tulee tapahtua asianmukaisesti, jotta tiedot eivät jää saataville esimerkiksi varmuuskopioista.

Tietosuoja-asetuksen vaikutus:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) korostaa tietojen minimisointia ja säilytyksen tarkoituksenmukaisuutta. Tämä tarkoittaa, että rekisterinpitäjän tulee kerätä ja säilyttää vain niitä henkilötietoja, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä määriteltyyn käyttötarkoitukseen.

Yhteenvetona: Henkilötietojen säilytysaikaa ei ole määritelty yhdellä lailla, vaan se riippuu tapauskohtaisesti käyttötarkoituksesta ja lainsäädännöstä. Rekisterinpitäjän on tehtävä huolellinen arviointi ja dokumentointi säilytysajan määrittämisestä sekä varmistettava tietojen turvallinen poistaminen, kun niitä ei enää tarvita. Tarvittaessa on syytä konsultoida juristin apua tietosuoja-asioissa.

#Henkilötiedot #Säilytysajat #Tietosuoja