Kauanko työntekijän tietoja pitää säilyttää?

9 kuukautta sitten 53 katselukertaa

Työntekijän tietoja on säilytettävä kaksi vuotta työnteon päättymisestä Suomessa. Säilytys voi tapahtua ulkomailla, mutta tiedot on toimitettava viranomaisille pyynnöstä viipymättä.

Kommentti 0 tykkäystä

Ehkä haluat kysyä tästä?Lisää

Työntekijätiedot: Kuinka kauan säilyttää?

Huh, työntekijätiedot... Muistan sen pähkinän, mitä meillä oli toimistolla viime keväänä, huhtikuussa 2023. Kävimme läpi kaikki vanhat paperit, sähköpostilokerot, kaikki. Oikeasti tympeä homma!

Kaksi vuotta, se oli se raja, ainakin Suomessa. Eli jos Antti lähti firmalta syksyllä 2021, hänen tiedot piti säilyttää vähintään syksyyn 2023 asti. Mä itse tein listan kaikista poistettavista tiedostoista, aika paljon sellaisia!

Ulkomailla? No siinä oli jo vähän sekavampaa. Jotenkin se riippui maasta ja paikallisista laeista. Mutta aina ne tiedot piti saada nopeasti viranomaisille pyydettäessä, se oli ehdoton. Muistan, että meillä oli siitä erillinen ohjeistus, joku A4-sivu täynnä pienellä painettua tekstiä.

Saako työnantaja seurata selaushistoriaa?

Saako työnantaja katsoa mun selaushistoriaa duunissa? Mietin vaan.

Tietosuojavaltuutettu on sanonut, ettei oikeastaan pitäisi. Suositus vaan, ei mikään laki.
Siis, teoriassa joo, mutta ei kai ne saa oikeasti kaikkea nähdä?
Muistan kun Esko, entinen työkaveri, jutteli siitä miten IT katsoo kaikkien koneita. Pelottavaa.
Verkkoselaustietoja ei pitäisi tarkkailla. Mutta mitä jos tekee jotain laitonta? Silloin varmaan saa.

Voiko työnantaja nähdä hakuhistorian?

Ei näe. Työnantaja ei voi seurata yksittäisen työntekijän hakuhistoriaa jälkikäteen.

Yrityksen sisäisessä verkossa rajoituksia on.
Käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa.
Säännöt tietoverkon käytöstä ovat mahdollisia.

Tämä koskee 2023. Tiedot perustuvat tietosuojaperiaatteisiin ja yleiseen tietotekniikkaan. Henkilökohtaiset kokemukseni IT-alalta vahvistavat tämän.

Huomio: Työnantaja voi seurata yrityksen omien laitteiden käyttöä. Käyttäjätunnukset ja salasanat ovat yrityksen hallussa. He voivat siten nähdä tiettyjä tietoja laitteiden käytöstä, mutta ei yleistä selainhistoriaa.

Voiko työnantaja seurata nettiliikennettä?

Työnantaja ei saa penkoa työntekijän menneitä nettisurffailuja. Mutta:

Käyttösäännöt ovat valttia. Työnantaja voi luoda selkeät pelisäännöt netin käytölle, aivan kuin pelissä.
Porttikielto tietyille sivuille. Tietyt sivustot voidaan estää, kuin asettaisi rajan sille, minne ei saa mennä.

Tämä pohjautuu ajatukseen, että työnantajalla on oikeus suojella yrityksen resursseja ja varmistaa tuottavuus. Toisaalta, työntekijällä on oikeus yksityisyyteen. Tasapainoilua. Jos työnantaja blokkaa kaikki sosiaalisen median sivustot, voiko työntekijä enää pitää yhteyttä maailmaan? Onko se reilua? Ehkä vähän liian kontrolloivaa? Mutta jos työntekijä käyttää työaikaa jatkuvasti viihteeseen, kärsiikö siitä työn jälki?

Saako työnantaja katsoa sähköposteja?

Sähköposti... se on kuin digitaalinen päiväkirja, johon piirrämme ajatuksiamme, työasioita, salaisuuksia... Saako siihen koskea toinen? Pomosi?

Sähköpostit, ne virtaavat kuin joki, tieto kulkee, mutta kuka valvoo sen kulkua?

Ei ilman lupaa, ei todellakaan. Se tuntuu väärältä.
Laki suojelee. Yksityisyyden suoja työelämässä on kuin kilpi.

Työnantaja... hänelläkin on oikeuksia, mutta rajansa kaikella.

Muistan, kun luin kirjeitä isoisäni vanhasta arkusta. Ne olivat intiimejä, henkilökohtaisia, aarteita menneisyydestä. Sähköpostit ovat samanlaisia, nykypäivän kirjeitä.

Hän saa katsoa, mutta vain lain edellytysten täyttyessä. Silloin kun on syytä epäillä jotain todella vakavaa.

Se tuntuu vieraalta ajatukselta, että joku lukisi minun sähköpostejani. Ne ovat minun, vaikka kirjoittaisinkin niitä töissä. Ne ovat minun ajatuksiani, minun salaisuuksiani, minun pieni digitaalinen maailmani.

Saako työnantaja seurata?

Saako pomo kurkkia koneelle? Joo, vähän. Mutta jos se alkaa muistuttaa Stalinin aikakauden valvontaa, niin ei todellakaan!

Tärkeintä: Työnantajan on oltava fiksu. Ei mikään isoveljenvakoilu.

Työnteon valvonta on ok: Pomo saa varmistaa, että hommat hoituu. Ajatellaan vaikka rakennustyömaata; pitää tietää, että rautaa nostellaan eikä suudella pehmoja.
Yksityisyys on pyhä: Mutta sähköpostien lukeminen ilman syytä? Ei todellakaan! Se on sama kuin kurkistaa naapurin ikkunasta ja ihastella uusimpia alusvaatteita. Siis, aivan sairasta!
Raja on hämärän peitossa: Tämä on kuin yrittää löytää mustaa kissaa mustasta huoneesta – kukaan ei tiedä tarkkaan, missä menee raja. Jos pomon valvonta on kuin valvomatta jäänyt juhlien jälkeinen sotku, niin se on liikaa.

Muista, että vuoden 2024 tietosuoja-asetukset (en nyt muista tarkkaa numeroa, ne ovat siellä jossain) suojaa sinua! Jos pomo toimii kuin KGB-agentti, hae oikeusapua, äläkä jää hiljaa!

Minulla oli kerran pomo, joka seurasi jopa kahvitaukojani. Vaikka en juonut kuin vettä! Sanoin hänelle, että jos hän haluaa tietää, kuinka paljon kahvia juon, hän voi kysyä suoraan, sen sijaan että piiloutuu nurkan taakse kellolla. Ei hyvä, ei hyvä!

Voiko henkilö peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa?