Milloin henkilötunnusta voidaan kysyä?

Milloin henkilötunnusta voidaan kysyä: Laki ja rajoitukset

Henkilötunnuksen antamiseen liittyvät tietosuojaohjeet herättävät usein kysymyksiä siitä, milloin henkilötunnusta voidaan kysyä ilman riskiä säännösten rikkomisesta. Oikeiden toimintatapojen omaksuminen auttaa välttämään virheellisiä käytäntöjä ja suojaa kuluttajien yksityisyyttä arjessa.

Milloin henkilötunnuksen kysyminen on sallittua lain mukaan?

Henkilötunnuksen kysyminen ja käsittely voi liittyä moniin eri arkipäivän tilanteisiin, mutta sen käyttö on tarkkaan säädeltyä. Suomen tietosuojalaki määrittää, että milloin henkilötunnusta voidaan kysyä on rajattu tilanteisiin, joissa henkilön yksiselitteinen yksilöiminen on välttämätöntä tai käsittelystä säädetään erikseen laissa.^[1] Pelkkä yrityksen halu varmistaa asiakkuus ei siis automaattisesti oikeuta tunnuksen keräämiseen.

Käytännössä lainsäädäntö sallii henkilötunnuksen käsittelyn tilanteissa, joissa siihen on painava ja oikeudellinen peruste. Tyypillisiä lain sallimia tilanteita ovat luotonanto, vakuutus- ja vuokraustoiminto, terveydenhuolto sekä saatavien perintä. Yrityksillä on oikeus kysyä henkilötunnus myös silloin, kun kyseessä on kaupallinen palvelu tai tuotetilaus, joka laskutetaan asiakkaalta jälkikäteen.^[3] Tämä johtuu siitä, että jälkikäteen laskutettaessa syntyy luottosuhde, jolloin yrityksen on voitava tarkistaa henkilötunnuksen antaminen yritykselle ja varmistaa oikea henkilöllisyys mahdollista perintää varten.

Muistatko vielä ajan, kun hetua kysyttiin lähes joka lomakkeessa? Minulle kävi kerran niin, että eräs paikallinen kuntosali vaati henkilötunnustani pelkkää tutustumis- ja kertakäyntiä varten. Se tuntui oudolta - olinhan maksamassa käynnin heti kortilla käteisen tavoin. Kieltäydyin antamasta tunnustani, ja pienen keskustelun jälkeen käynti onnistui ilmankin. Tämä kokemus opetti, että kuluttajana on lupa olla tarkkana. Jos maksu suoritetaan heti, yrityksellä ei yleensä ole perusteltua syytä vaatia tietosuoja henkilötunnus laki huomioiden.

Mihin tarkoitukseen henkilötunnus on tarkoitettu?

Henkilötunnus on tarkoitettu yksinomaan henkilöiden yksilöimiseen ja erottamiseen toisistaan, ei sähköiseen tai puhelimessa tapahtuvaan tunnistamiseen. Tämä on tärkeä eronteko, jonka tietosuojavaltuutettu on nostanut useasti esiin, sillä tunnus voi päätyä myös muiden kuin henkilön itsensä tietoon. Yksilöintiä tarvitaan esimerkiksi siksi, että Suomessa voi olla useita täysin samannimisiä henkilöitä, jolloin pelkkä nimi ja syntymäaika eivät riitä varmistamaan, että kyseessä on oikea ihminen.

Monet digitaaliset palvelut tekevät kuitenkin kriittisen virheen turvautuessaan pelkkään henkilötunnuksen kysymiseen asioijan henkilöllisyyden varmistamiseksi. Jos palveluun voi kirjautua tai siellä voi tehdä sopimuksia pelkän nimen, osoitteen ja henkilötunnuksen avulla, kyseessä on vakava tietoturvariski. Oikeaoppiseen ja turvalliseen tunnistamiseen tuleekin aina käyttää vahvoja menetelmiä, kuten verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta, eikä henkilötunnusta saa koskaan käyttää salasanana tai verkkopalvelun suorana pääsykooodina.

Saako yritys kysyä henkilötunnusta kaikissa tilanteissa?

Yritys ei missään nimessä saa kysyä henkilötunnusta vapaasti tai ilman painavaa perustetta, sillä laki kieltää sen tarpeettoman keräämisen. Erityisen tarkkana kannattaa olla silloin, kun tekee ostoksia suoralla käteismaksulla, pankkikortilla tai verkkopankissa heti tilauksen yhteydessä. Koska tällaisessa kaupankäynnissä ei muodostu luottosuhdetta tai jälkikäteistä laskutustarvetta, yrityksellä ei ole laillista perustetta tallentaa asiakkaan koko saako yritys kysyä henkilötunnusta koskevien sääntöjen vastaisesti omaan rekisteriinsä. Mutta tässä on eräs mielenkiintoinen poikkeus, jonka monet kohtaavat matkustaessaan kotimaassa - paljastan sen tarkemmin alempana kohdassa, joka käsittelee käytännön esimerkkejä.

Toinen selkeä lakimuutos ja linjaus koskee paperisia tai sähköisiä kuluttajalaskuja. Tietosuojalainsäädännön ja tietosuojavaltuutetun tiukan päätöksen mukaan henkilötunnusta ei saa enää merkitä näkyviin tavalliselle asiakkaalle lähetettävälle laskulle.^[4] Laskun lähettäminen ei rinnastu perintätoimeen, ja asiakkaiden erottamiseen on käytettävä tietoturvallisempia vaihtoehtoja, kuten asiakas- tai viitenumeroita. Jos siis huomaat saapuneessa laskussasi koko henkilötunnuksesi, organisaatio toimii virallisten ohjeistusten vastaisesti.

Miten toimia, jos henkilötunnusta kysytään perusteettomasti?

Jos kohtaat tilanteen, jossa yritys tai palveluntarjoaja pyytää henkilötunnustasi ja epäilet pyynnön aiheellisuutta, sinulla on täysi oikeus kieltäytyä antamasta sitä ja pyytää selvitystä. Asiakaspalvelijan tai rekisterinpitäjän on kyettävä ilmoittamaan ja perustelemaan laillinen käsittelyperuste tunnuksen keräämiselle. Jos saatu vastaus ei vakuuta tai se sotii yleisiä tietosuojaperiaatteita vastaan, tietoa ei kannata luovuttaa.

Mikäli yritys kieltäytyy palvelemasta ilman perusteetonta henkilötunnuksen tallentamista tai huomaat jatkuvia tietosuojaloukkauksia, voit tehdä asiasta virallisen ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimisto tutkii tapaukset, joissa henkilötietoja käsitellään liian laajasti tai lainvastaisesti. Oman identiteetin suojeleminen on nykypäivänä äärimmäisen tärkeää, sillä vääriin käsiin päätynyt henkilötunnus yhdistettynä muihin perustietoihin voi altistaa erilaisille petoksille ja kiusallisille identiteettivarkauksille.

Sallitut ja kielletyt tilanteet henkilötunnuksen käsittelyssä

Eri toimialoilla ja tilanteissa pätevät erilaiset säännöt sille, milloin henkilötunnuksen kysyminen ja tallentaminen on oikeutettua ja milloin siitä voi vapaasti kieltäytyä.

Lakisääteinen tai perusteltu oikeus (Kyllä)

- Tarvitaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen ja asiakkaan yksiselitteiseen yksilöimiseen

- Oikeutettu silloin, kun tuote tai palvelu (esim. nettiliittymä) toimitetaan heti ja laskutetaan myöhemmin

- Sallittu luottotietojen tarkistamiseen, lainan myöntämiseen ja saatavien viralliseen perintään

- Välttämätön potilasasiakirjojen laatimiseen ja oikean hoidon varmistamiseen

Perusteeton tai kielletty käsittely (Ei)

- Pelkkä kanta-asiakasohjelmaan liittyminen ilman luotto-ominaisuutta ei oikeuta tunnuksen keräämiseen

- Ei saa käyttää ainoana menetelmänä henkilöllisyyden varmistamiseen esimerkiksi puhelinpalvelussa

- Tietosuojavaltuutetun linjauksen mukaan hetu ei saa näkyä asiakkaalle lähetettävässä laskussa

- Kielletty kerätä, jos asiakas maksaa tuotteen heti kortilla, verkossa tai käteisellä

Mikon kokemus hotellin vastaanotossa: Lainmukainen oikeus

Mikko, 34-vuotias ohjelmistokehittäjä Tampereelta, saapui hotelliin Helsingissä pitkän työpäivän jälkeen. Vastaanottovirkailija pyysi Mikkoa täyttämään matkustajailmoituksen ja vaati siihen Mikon täydellistä henkilötunnusta loppuosineen.

Mikko oli aluksi epäluuloinen, sillä hän oli maksanut huoneen jo etukäteen verkossa, ja pelko tietomurroista teki hänestä varovaisen. Hän kyseenalaisti pyynnön ja kieltäytyi ensin antamasta tunnuksen loppuosaa virkailijalle.

Virkailija kuitenkin selitti rauhallisesti, että kyseessä on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annettu laki, joka velvoittaa hotellit keräämään matkustajailmoitukseen täydelliset tiedot. Lisäksi hotellissa asiointi muodostaa luottosuhteen, jos huoneen laskuun voi tilata palveluita jälkikäteen.

Tämän perustelun myötä Mikko ymmärsi tilanteen laillisuuden ja täytti ilmoituksen saaden huoneensa avaimen, oppien samalla erottamaan lakisääteiset velvoitteet yritysten omista perusteettomista tietopyynnöistä.