Mitä tarjouspyynnön tulee sisältää?

Okei, tässä tulee, yritän parhaani mukaan muokata tuon tekstin sellaiseksi, että se tuntuu enemmän minulta, kuin jostain oppikirjasta:

Mitä ihmettä sen tarjouspyynnön nyt pitää sisältää?

Olen tässä vuosien varrella nähnyt kaikenlaisia tarjouspyyntöjä, ja myönnän, että joskus on meinannut usko loppua. Silloin olen miettinyt, että eikö näitä voisi tehdä vähän selkeämmin? Joten, mitä siihen paperiin nyt oikeasti pitäisi tunkea, että homma rokkaa? No, tässä vähän vinkkejä, ihan omasta kokemuksesta.

• No, ensinnäkin, mikä ihme me ollaan hankkimassa? Kuvaus pitää olla tarkka. Ei mitään ympäripyöreää jaarittelua, vaan suoraan sanottuna mitä halutaan. Sisältö, laatu, laajuus… mieti se kunnolla. Muistan kerran, kun yritin tarjota nettisivuja yhdelle firmalle, ja tarjouspyynnössä luki vaan, että “modernit nettisivut”. No joo, mutta mitä se moderni tarkoittaa heille? Siitä ei saanut mitään selvää!

• Sitten ne ehdot! Aikataulu, maksuehdot, minne tavara pitää kiikuttaa… ne on tärkeitä! Ja hei, olkaahan reiluja niiden maksuehtojen kanssa. Kaikilla meillä on laskut maksettavana, eikö? Aikataulun kanssa on myös hyvä olla realistinen. Muistan, kun yritettiin saada yhden projektin deadlinea siirrettyä, kun tarvikkeet myöhästyivät. Melkein tuli itku.

• Miten se homma oikein etenee? Tämä on tosi tärkeä, että on selkeä kuvaus siitä, miten se tarjousprosessi menee. Mikä on aikataulu? Miten valitaan? Mitkä on ne jutut, joilla mä voin oikeasti erottua? Kun kaikki on auki ja läpinäkyvää, niin ei tule mitään yllätyksiä. Ei kiva.

• Liitteet, ah liitteet… Onko niitä pakko olla? Joskus tuntuu, että niitä on enemmän kuin itse asiaa. Mutta joo, tekniset tiedot ja sopimuspohjat on ihan hyvä olla mukana. Silloin tietää, mihin ollaan sitoutumassa.

• Ja lopuksi, miten ja milloin tarjous pitää jättää? Tämä on ihan perusjuttu, mutta silti ihmettelen, miten moni mokaa tämän. Tarkka osoite, sähköposti, mihin se tarjous pitää tunkea. Ja hei, älkää nyt jättäkö sitä viime tippaan! Stressi on pahasta.

Loppupeleissä homman nimi on se, että kaikkien pitäisi ymmärtää mitä halutaan. Ei mitään salakieltä, vaan ihan selkeää suomea. Silloin homma toimii ja kaikki on tyytyväisiä. Tai ainakin pitäisi olla. Eikö?