Mitä tietoja työnantaja saa kerätä?

Mitä tietoja työnantaja saa kerätä työntekijöistään? Raja henkilökohtaisen ja työssä tarvittavan tiedon välillä.

Työnantajan oikeus kerätä tietoja työntekijöistään on rajattu. Tietojen käsittelylle on oltava laillinen peruste, ja kerättyjen tietojen tulee olla verrannollisia ja välttämättömiä työsuhteen hoitamisen kannalta. Tämä tarkoittaa, että työnantaja saa käsitellä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat ehdottoman välttämättömiä työsuhteen oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Mutta missä kulkee raja henkilökohtaisen elämän ja työssä tarvittavan tiedon välillä?

Tietoja, joita työnantaja saa yleensä kerätä:

• Työntekijän nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus: Nämä ovat perustiedot, jotka ovat välttämättömiä palkka- ja verotukseen, työsuhteen hallinnointiin sekä viranomaisten ilmoitusten tekemiseen.
• Työsuhteen tiedot: Työsuhteen alkamispäivämäärä, työtehtävät, työaika, palkka ja muut työehtosopimuksessa määritellyt tiedot.
• Koulutus ja työkokemus: Tiedot työntekijän koulutuksesta ja aikaisemmasta työkokemuksesta ovat tarpeen työsuoritteen arvioinnissa ja tulevien tehtävien määrittelyssä. Näitä tietoja kysyttäessä tulisi kuitenkin rajoittua työssä relevantteihin seikkoihin.
• Pankkitiedot: Tarpeen palkan maksua varten.
• Terveyteen liittyvät tiedot (rajoitetusti): Vain silloin, kun se on välttämätöntä työntekijän työkyvyn arvioinnissa tai työturvallisuuden varmistamisessa. Esimerkiksi työterveyshuollon lääkärinlausunto voi olla tarpeen työkyvyn arviointia varten, mutta se on käsiteltävä luottamuksellisesti. Muita terveystietoja ei yleensä saa kerätä.
• Tiedot mahdollisesta vammasta tai sairaudesta: Ainoastaan, jos se vaikuttaa työtehtäviin ja on tarpeen työtehtävien mukauttamiseksi tai erityisjärjestelyjen tekemiseksi.
• Tiedot rikosrekisteristä: Vain tietyissä, lailla määritellyissä tilanteissa (esimerkiksi työtehtävät, jotka edellyttävät luotettavuusselvitystä).

Tietoja, joita työnantaja ei saa kerätä:

• Poliittiset mielipiteet: Työnantaja ei saa kysyä työntekijän poliittisia mielipiteitä tai uskonnollisia vakaumuksia.
• Sukupuolielämä: Työnantaja ei saa kysyä tai kerätä tietoja työntekijän seksuaalisesta suuntautumisesta tai sukupuolielämästä.
• Kansalaisuus: Kansalaisuutta ei tule kysyä, ellei se ole aivan välttämätöntä työluvan tai vastaavan saamiseksi.
• Järjestäytymisvapauteen liittyvät tiedot: Työnantaja ei saa kerätä tietoja työntekijän ammattiyhdistystoiminnasta.
• Geneettiset tiedot: Geneettisiä tietoja ei saa kerätä.
• Tietoja työntekijän yksityiselämästä, elleivät ne ole suoraan työsuhteeseen liittyviä: Esimerkiksi työntekijän harrastuksia tai perhesuhteita ei yleensä tarvitse tietää.

Vastuu ja tietosuoja:

Työnantajalla on vastuu varmistaa, että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja tietosuoja säilyy. Tietojen käsittelyä koskevat säännökset, kuten EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), on otettava huomioon. Työntekijällä on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettuna ja miten niitä käytetään.

Tämä artikkeli antaa yleiskuvan, ja jokainen tilanne on harkittava yksilöllisesti. Jos epäilyksiä herää, on parasta konsultoida asiantuntijaa tai viranomaisia. Lisäksi on tärkeää varmistaa, että työnantaja on perehtynyt tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviin lakeihin ja asetuksiin.