Mitä yrityksen pitää arkistoida?

Mitkä asiakirjat yrityksen on arkistoitava?

Suomessa lainsäädäntö velvoittaa yritykset arkistoimaan tiettyjä asiakirjoja. Näihin asiakirjoihin kuuluvat muun muassa:

10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä:

• Tilinpäätös
• Toimintakertomus
• Kirjanpitoa koskevat dokumentit, kuten:
  • Tililuettelo
  • Tase-erittelyt
  • Liitetietojen erittelyt
  • Luettelo kaikista kirjanpidoista ja muista olennaisista materiaaleista

Tämä pitkäaikainen säilytysvelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin.

Muita säilytettäviä asiakirjoja:

Lisäksi yritysten on säilytettävä tiettyjä muita asiakirjoja, kuten:

• Sopimukset: Kaikki yrityksen solmimat sopimukset, mukaan lukien kauppakirjat, vuokrasopimukset ja työsopimukset.
• Laskut ja kuitit: Kaikki yrityksen vastaanottamat ja lähettämät laskut ja kuitit, jotka liittyvät liiketapahtumiin.
• Henkilöstöasiakirjat: Henkilöstöä koskevat asiakirjat, kuten työsopimukset, palkkalaskelmat ja todistukset.
• Palkanmaksuasiakirjat: Asiakirjat, jotka liittyvät palkanmaksuun, kuten palkanmaksukuittaukset ja veroilmoitukset.
• Verotusasiakirjat: Verotukseen liittyvät asiakirjat, kuten veroilmoitukset, verotuspäätökset ja kirjanpito.

Säilytystapa:

Yritykset voivat säilyttää asiakirjoja fyysisessä tai sähköisessä muodossa. Tärkeää on varmistaa, että asiakirjat ovat helposti saatavilla ja niiden aitous ja eheytys voidaan todentaa.

Rangaistukset arkistoinnin laiminlyönnistä:

Jos yritys laiminlyö arkistointivelvollisuutensa, sillä voi olla oikeudellisia seurauksia. Esimerkiksi kirjanpitolain mukaisen säilytysvelvollisuuden laiminlyönnistä voidaan tuomita sakko.