Saako puhelimen verotukseen?

Työpuhelin verotuksessa: Syväluotaus ja harvinaisemmat näkökulmat

Työpuhelin on monelle nykyään välttämätön työväline. Verohallintokin on noteerannut tämän, ja määrittää vuosittain työpuhelimen luontoisetuarvon. Vuonna 2021 tämä arvo oli 20 euroa kuukaudessa, kattaen puhelut, tekstiviestit ja multimediaviestit. Mutta mitä tämä käytännössä tarkoittaa, ja mitä muita verotuksellisia seikkoja liittyy työpuhelimeen? Tarkastellaan asiaa syvemmin ja tuodaan esiin vähemmän tunnettuja näkökulmia.

Perusasiat: 20 euron luontoisetu ja sen merkitys

Verohallinnon määrittelemä 20 euron luontoisetu tarkoittaa sitä, että työntekijä maksaa veroa ikään kuin hän saisi 20 euroa ylimääräistä palkkaa kuukaudessa, vaikka konkreettista rahaa ei käteen tulekaan. Tämä luontoisetu kattaa puhelimen käytön työasioiden hoitamiseen. Työnantaja ilmoittaa tämän luontoisedun työntekijän palkkatietoihin, ja verotus tapahtuu sen mukaisesti.

Milloin puhelin ei ole luontoisetu?

Tärkeä huomio on se, että jos puhelimen käyttö on yksinomaan työhön liittyvää ja työnantaja huolehtii kaikista kuluista ilman, että työntekijä voi käyttää puhelinta yksityisesti, kyseessä ei ole luontoisetu. Tällöin puhelin on puhtaasti työnantajan omaisuutta ja käytössä vain työtehtäviä varten. On tyypillistä, että työnantaja asettaa tällaisiin puhelimiin rajoituksia ja seuraa niiden käyttöä.

Entä jos käytän puhelinta sekä työhön että yksityisesti?

Tämä on yleisin tilanne. Tällöin 20 euron luontoisetu tulee voimaan. Mutta mitä, jos puhelimen käyttö on pääosin työperäistä ja yksityiskäyttö on vähäistä? Valitettavasti, verotuksen kannalta ei juurikaan merkitystä onko yksityiskäyttö vähäistä tai suurta, kunhan sitä on. 20 euron luontoisetu sovelletaan joka tapauksessa.

Entä puhelimen hankintahinta ja muut kustannukset?

Luontoisetu kattaa ainoastaan puheluiden, tekstiviestien ja multimediaviestien kustannukset. Itse puhelimen hankintahinta ja muut liittymäkulut eivät sisälly tähän luontoisetuun. Jos työnantaja maksaa puhelimen, liittymän ja kaiken käytön, työntekijä maksaa veroa vain tuosta 20 euron luontoisedusta.

Erikoistapaukset: Työpuhelin ja etätyö

Etätyön yleistyessä yhä useampi käyttää työpuhelintaan myös kotona. Tämä ei sinänsä muuta luontoisetuarvoa, mutta herättää kysymyksen, voiko kotona tehtävästä työstä saada muita verovähennyksiä? Yleensä ei suoraan työpuhelimen kautta, mutta jos etätyö täyttää tietyt kriteerit (esimerkiksi yli 50% työajasta), on mahdollista saada kotitoimistovähennys, joka kattaa osan kodin työkäytöstä aiheutuvista kuluista.

Vinkkejä työnantajille ja työntekijöille:

• Selkeät pelisäännöt: On tärkeää, että työnantaja ja työntekijä sopivat selkeästi puhelimen käytöstä ja siitä, onko kyseessä luontoisetu vai ei.
• Dokumentointi: Jos puhelin on tarkoitettu vain työkäyttöön, on hyvä dokumentoida rajoitukset ja käyttösäännöt.
• Seuraa Verohallinnon ohjeita: Verohallinnon ohjeistus muuttuu vuosittain, joten on tärkeää pysyä ajan tasalla.
• Punnitse vaihtoehtoja: Työnantajan kannattaa harkita, onko työntekijälle edullisempaa maksaa erillinen puhelinetu vai antaa käyttää omaa puhelinta korvausta vastaan.

Yhteenveto

Työpuhelimen verotus on monimutkaisempi kokonaisuus kuin pelkkä 20 euron luontoisetu. Tarkastellessa asiaa kokonaisvaltaisesti ja huomioimalla erikoistapaukset, voidaan varmistaa, että verotus on oikeudenmukaista ja molempien osapuolten etujen mukaista. Muista aina tarkistaa Verohallinnon uusimmat ohjeet ja neuvotella tarvittaessa veroneuvojan kanssa.