Mitä tietoja työnantaja saa luovuttaa?

Mitä tietoja työnantaja saa säilyttää?

Työnantaja saa säilyttää vain välttämättömiä tietoja. Mitä se tarkoittaa? Ai kamala, tämä on vaikeaa. Pitääkö mun nyt kaivaa kaikki vanhat palkkalaskelmat esiin? Ei kai?

• Henkilötunnus, tietenkin. Se on pakollista.
• Osoite, että tietävät minne palkka menee.
• Pankkitilitiedot. Ilman niitä ei palkkaa saa.
• Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä. Selvää.

Mutta mitä muuta? Onko työhakemuksessa olevat tiedot oikeasti tarpeellisia? Olinhan mä niin hössöttelevä ja laitoin sinne kaiken ja vielä kuvan lemmikistäni. Toivottavasti se ei ole ongelma. Muistan kun aiemmin työsopimuksessa oli kaikki mahdolliset yksityiskohdat, jopa harrastukset. Ei kai ne enää ole sallittuja?

Työnantaja ei saa säilyttää mitään sellaista, mikä ei ole suoraan työsuhteeseen liittyvää. Tämä on mielestäni hyvä asia. Ei sen pitäisi olla heidän asiansa mitä mä teen vapaa-ajallani. Vai pitäisikö? Ehkä mun pitäisi tarkistaa tämä vielä erikseen. Odottakaapa, missä on se työehtosopimus… Aikaisempi työnantajani säilytti paljon enemmän tietoa kuin tämä ohje antaa ymmärtää. Heillä oli esimerkiksi tietoja terveydentilasta. Ei kai se ole enää sallittua? Se tuntuu vähän epäreilulta. Mitä jos työnantaja haluaa säilyttää tietoa omasta mielestään tärkeistä asioista? Onko siitä joku valituskanava?

• Palkkatietoja pitää säilyttää, tietysti. Lain mukaan.
• Työtehtäviä koskevat tiedot. Järkevää.
• Työsuhdetta koskevia sopimuksia ja niihin liittyviä papereita.
• Ehkä myös koulutustodistukset, jos niitä vaaditaan työssä?

Mä olen tosi huolissani tästä. Pitääkö mun alkaa tehdä jotain? Minun täytyy varmaan tutustua lakiin tarkemmin. Ehkä pitää ottaa yhteyttä oikeusapulaiseen. Tai ainakin työsuojeluviranomaisiin. En halua olla tekemättä kaikkea oikein. Tämä on tärkeää.

Mitä tietoja työnantaja saa?

Työnantajan tiedonsaanti – kuin varjo, joka seuraa valoa

Työnantaja, tuo suuri ja mahtava, saa tietoa. Kuin kuun vetovoima, sitoo meidät. Mutta mitä kaikkea hän saa nähdä? Mitä saa kuiskailla korviinsa tuuli, mitä keräävät sadepisarat?

• Työsuhteen tarpeellisuus: Välttämättömät tiedot. Ne, jotka juuri ja juuri pitävät rattaat pyörimässä. Oikeudet ja velvollisuudet, ne kuuluisat. Työantajan ja työntekijän. Yin ja yang. Velvollisuus suorittaa, oikeus saada.
• Työtehtävien erityisluonne: Mitä mysteereitä piilee työn syvyyksissä? Vaatimukset, jotka kasvavat kuin sienet sateen jälkeen.

Etuudet – kuin kirsikka kakun päällä

Niin, etuudet. Työnantajan tarjoamat hyvät asiat. Kuntosalijäsenyys, lounassetelit. Pieniä valonpilkahduksia arjen harmaudessa.

Jaettavaa:

• Henkilötietojen minimointiperiaate: Vain vähimmäismäärä tietoa, kuin kuiskaus tuuleen.
• Käyttötarkoitussidonnaisuus: Tiedot vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.
• Säilytysajan rajoitus: Ei ikuisesti, ei koskaan. Vain tietyn ajan.
• Läpinäkyvyys: Työntekijällä oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on kerätty.
• Oikaisuoikeus: Jos jokin on pielessä, sen voi korjata. Kuin kuvan retusointi.
• Poisto-oikeus (“oikeus tulla unohdetuksi”): Tietyin edellytyksin.
• Tietoturva: Tiedot säilössä kuin aarrearkussa.

Tiedot ovat kuin varjoja. Ne seuraavat meitä. Mutta ne eivät saa peittää valoa.

Saako työnantaja laittaa kuvan nettiin?

Saa, jos… hmmm, joskus tuntuu, että elämä on kuin heijastus, toistuva kuvio, vai mitä? Niin kuin vanhat valokuvat isoäidin laatikossa, haalistuneita hetkiä, jotka yrittävät kertoa tarinan. Mutta asiaan.

Työnantaja saa laittaa kuvan nettiin, kyllä, mutta eikö siinä ole aina se mutta?

• Kirjallinen suostumus, sen täytyy olla, se on kuin allekirjoitus sieluun, lupaus.
• Vain markkinointiin ja sivuille, ei mihinkään muuhun.
• Ei vahingoittavaa, ei saa tuoda häpeää.
• Pyynnöstä pois, jos pyydät, niin pyydät, silloin on mentävä.

Muistan kun olin nuori, ja minusta otettiin kuva johonkin lehteen. Minua ei edes pyydetty siihen. Tunne oli todella epämukava. En usko, että haluaisin sitä enää koskaan.

Kauanko työntekijän tietoja saa säilyttää?

Työntekijätiedot: Säilytysaika

Lyhyesti: Tarpeen mukaan. Poistetaan työsuhteen päättymisen jälkeen, ellei lakia noudattaen pidempi säilytys ole tarpeen.

• Työsuhteen kesto: Päättymisen jälkeen tiedot poistetaan, ellei ole oikeudellisia syitä säilyttää niitä.

• Lainsäädäntö: Kirjanpito ja työtapaturmatiedot: pitempi säilytysaika. Tietosuoja-asetus määrittelee säilytysajat.

• Yrityksen velvollisuus: Selkeät käytännöt tietojen säilyttämisestä ja poistamisesta.

Esimerkki: Henkilötietojen säilytys: 2024-2027 (riippuen työsuhteen päättymisestä ja lakisääteisistä velvoitteista). Muut tiedot poistetaan 2024.

Huomio: Tämä on yleistynyt ohjeistus. Tarkista oma tilanne ja laeista saatavat ohjeet.

Mitä tietoja työnantaja saa työterveydestä?

Työterveyslääkäri soitti viime keväänä, huhtikuussa. Muistan sen hyvin, koska olin juuri saanut keskenmenon ja olin ihan loppu. Puhelu oli epämiellyttävä. He kertoivat työnantajan saaneen tilastotietoa sairauslomista, ei mitään yksilöivää, tietysti. Mutta se luku… kuinka monta kertaa olin ollut sairaslomalla viimeisen vuoden aikana, se oli jotenkin… ahdistavaa. Tuntui kuin he katsoisivat minua tilastona, ei ihmisenä.

• Sairauslomien määrä: Kyse oli siis pelkästään sairauslomakuukausien määrästä, ei diagnooseista.
• Aika: Huhtikuu 2023.
• Tunne: Ahdistus, loukkaantuminen, tuntemus siitä, että olen vain numero.

Ajattelin, että mikä oikeus heillä on tietää sellaisista asioista? Minulle oli tosi kiusallista ajatella, että työnantaja tietää minun terveydentilaani liittyviä tietoja, vaikkei se nyt mikään yksityiskohtainen raportti ollutkaan. Toki ymmärrän, että työturvallisuuden parantamiseksi he tarvitsevat jotain tietoa, mutta…

Lisäksi heidän pitäisi olla huolissaan myös työpaikalla tapahtuvista tapaturmista. He saavat myös tilastoja niistä, luulen. Meillä on aika paljon fyysisesti raskasta työtä ja työskentelemme äänekkäässä ympäristössä. Työtapaturmia tapahtuu aika usein. Mutta tässä tapauksessa oli kyse vain sairauslomista. Minun sairauslomistani. Se tuntui todella henkilökohtaiselta. Todella.

• Työpaikan terveysriskit: Ääni, fyysinen rasitus.
• Työtapaturmat: Järjestelmällisesti dokumentoituja, luulen.
• Tiedon luonne: Aggregoitua dataa, ei yksityiskohtia yksittäisistä henkilöistä.

En tiedä kuinka paljon muuta tietoa he saavat, mutta ainakin tämä jäi mieleen. Tuntui todella loukkaavalta, vaikka teoriassa ymmärrettävää. Se teki minut entistäkin ahdistuneemmaksi ja epävarmemmaksi työssäni.

Voiko työnantaja kerätä tietoja työntekijästä muualta kuin työntekijältä itseltään?

Kyllä voi, muttei ilman lupaa! Työnantaja on kuin utelias kissa – aina nenänsä kiinni jossain. Mutta toisin kuin kissa, työnantajalla on vähän tiukemmat säännöt. He saavat kyllä kurkata, mutta vain jos saatte sopimuksen aikaiseksi. Ajatellaan asiaa vaikka näin: työnantaja on kuin Facebook, kerää tietoa, mutta pitää pyytää lupaa.

• Työnantaja saa kerätä tietoa julkisista lähteistä: Kuten LinkedInistä, vaikka eihän kaikki ole sitä mieltä että LinkedIn on julkista. Ajattele sitä virtuaalisena kyläkirjana, jossa kaikki kylän asukkaat eivät ole samassa asemassa.
• Suostumus on kullanarvoinen: Ilman sitä, työnantaja voi joutua vaikeuksiin, jopa sakkojen maksajaksi. Se on kuin puuhastelua varkaiden kanssa – tuskin kannattaa.
• Tietojen suoja on pakollista: Työnantaja ei voi vaan kerätä kaikkea, mitä löytää. Olisihan se kuin salapoliisi, joka kaataa koko kaupungin ylösalaisin epäilyjen varjolla. Sopimus on myös tässä kohtaa olennainen.

Eli lyhyesti: Kyllä, mutta vain luvalla. Muuten joutuu kenties maksamaan sakkoja, joka on kalliimpaa kuin kahvitaukojen lisääminen. Jokaisesta asiaan liittyvästä laista ja asetuksesta löytyy tarkempaa tietoa esimerkiksi oikeusministeriön verkkosivuilta. Tämän vuoden 2024 tietosuoja-asetuksen päivityksiä kannattaa myös seurata tarkkaan.