Miten luodaan Teams-kokous?

Teams-kokouksen luominen: Helppo opas askel askeleelta

Microsoft Teams on monipuolinen työkalu viestintään ja yhteistyöhön, ja sen kokousominaisuus on ehdottomasti yksi sen vahvuuksista. Uuden Teams-kokouksen luominen on helppoa, ja tässä oppaassa käymme läpi prosessin yksityiskohtaisesti, jotta sinäkin voit järjestää tehokkaita ja sujuvia kokouksia.

Ennen aloittamista: Varmista, että olet kirjautunut Microsoft Teams -tiliisi.

1. Kokouksen luominen:

• Avaa Teams: Käynnistä Microsoft Teams -sovellus tietokoneellasi tai mobiililaitteellasi.
• Siirry Kalenteri-näkymään: Sovelluksen vasemmassa navigaatiopalkissa löydät Kalenteri-ikonin. Klikkaa sitä.
• Luo uusi kokous: Kalenteri-näkymässä näet painikkeen, joka yleensä kuuluu nimellä “Uusi kokous” tai vastaava. Klikkaa sitä. Jos sinulla on useita kalentereita, valitse sopiva kalenteri ennen kokouksen luomista.

2. Kokouksen tiedot:

Uusi kokous -ikkuna avautuu, ja sinun tulee täyttää seuraavat tiedot:

• Otsikko: Anna kokoukselle selkeä ja kuvaava otsikko. Tämä auttaa osallistujia ymmärtämään kokouksen aiheen jo etukäteen. Esimerkiksi “Projekti X – viikoittainen seurantakokous” tai “Myyntistrategian suunnittelu”.
• Aika ja kesto: Määritä kokouksen alkamisaika ja kesto. Ota huomioon osallistujien aikavyöhykkeet, jos osallistujia on eri maista.
• Osallistujat: Lisää kokoukseen osallistuvien henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet. Voit lisätä osallistujia hakukentän avulla.
• Kanava (valinnainen): Jos haluat tallentaa kokouksen tiettyyn tiimiin tai kanavaan, valitse sopiva kanava pudotusvalikosta. Tämä helpottaa kokouksen tallenteen ja materiaalien löytämistä myöhemmin.
• Kokouksen kuvaus (valinnainen): Kirjoita lyhyt kuvaus kokouksen tarkoituksesta ja keskustelun aiheista. Tämä auttaa osallistujia valmistautumaan kokoukseen tehokkaammin. Voit myös lisätä tässä muita relevantteja tietoja, kuten agenda tai linkkejä asiaankuuluviin dokumentteihin.
• Toistuvat kokoukset (valinnainen): Jos kokous on toistuva, voit määrittää sen toistumisvälin (esim. viikoittain, kuukausittain).

3. Kokouksen lähettäminen:

Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot, klikkaa “Lähetä”-painiketta. Kutsu lähetetään kaikille osallistujille. He saavat ilmoituksen kokouksesta ja linkin liittyä kokoukseen.

Lisävinkkejä:

• Kokouksen tallentaminen: Voit tallentaa kokouksen myöhempää katselua varten. Tallenne tallentuu automaattisesti valittuun kanavaan.
• Kokouksen asetukset: Voit muokata kokouksen asetuksia, kuten kokouksen liittymisasetuksia ja chat-ominaisuuksia, ennen kokouksen lähettämistä.

Näillä ohjeilla voit luoda helposti ja tehokkaasti Teams-kokouksia. Muista hyödyntää Teamsin ominaisuuksia täysimittaisesti parhaan kokouselämyksen saavuttamiseksi!