Voiko Teamsia käyttää ilman Microsoft-tiliä?

Voiko Teamsia käyttää Gmaililla?

Joo, tottakai voit käyttää Teamsia ja Gmailia yhtä aikaa! Ei ne nyt ihan yhteen sulaudu, ei suoraan ainakaan. Eri jutut kuitenkin on. Mutta voi käyttää molempia, todellakin. Mä teen niin aina. Tää on mun juttu:

• Ilmoitukset: Asetin sen Teamsiin niin, että tulee spostiin ilmoitukset. Muuten jää kaikki tärkeet viestit huomaamatta. Ärsyttää kun jää jotain väliin.
• Kokoukset: Lähetän kokouslinkit aina Gmailin kautta. Helppoa ja kätevää. Niin mä aina teen.
• Tiedostojen jako: Tämä on hieman hankalampaa. Joudun lataamaan tiedostot koneelle ensin, sit vasta voin laittaa ne Teamsiin tai toisinpäin. Ei se nyt mikään iso juttu ole. Joskus unohdan sen, myönnän. Viimeksi unohdin ja sitten piti lähettää uudelleen! Hassua.

Mä käytän Teamsia tosi paljon, töissä lähinnä. Tosi paljon meillä käytetään ja kokouksia. Jotenkin Gmail on vaan jotenkin tutumpi. Sähköpostit tulee sinne ja kaikki. Jotenkin paljon helpompi. Tosin, oon nyt miettinyt, että ehkä pitäisi alkaa käyttämään Teamsia enemmän. Tai ainakin organisoituneemmin. Vähän sekavaa tämä on välillä, varsinkin kun niitä kokouskutsuja tulee jatkuvasti. Mä saan niistä jatkuvasti ilmoituksia, mutta silti välillä jotain jää huomaamatta. Pitää ehkä kokeilla jotain uutta. En tiedä. Ehkä. Ehkä mä en tee sitä ikinä.

Mitä Teamsin käyttö vaatii?

No johan on kysymys! Teamsin käyttö, se on vähän kuin yrittäisi opettaa mummoa twerkkaamaan – tarvitaan vähän enemmän kuin pelkkä hyvä yritys. Tässäpä tiivistettynä, mitä siihen hommaan vaaditaan, kuin mummon salainen mokkapalakokemus:

• Rahallinen panostus: Teamsin kaikki herkut ei ole ilmaisia, eli lompakko auki ja lisenssi hommattava. Muuten olet vähän kuin se tyyppi, joka tulee uimaan ilman uikkareita – hommasta puuttuu jotain olennaista.
• Oma Microsoft-tili: Se on kuin henkilöllisyystodistus Teams-bileisiin. Ilman sitä jäät nuolemaan näppejä oven ulkopuolelle.
• Nettiyhteys, please!: Jos netti on poikki, Teams on yhtä hyödyllinen kuin sukset saharaan.
• Sovellus asennettuna: No, tää on vähän itsestäänselvää, mutta onhan se pakko mainita. Teams-sovellus pitää olla, muuten ei kokousteta etänä, vaikka kuinka haluttais.

Ja hei, jos etäkokoustaminen tuntuu yhtä vaikealta kuin kissan paimentaminen, tsekkaa Teams opas 2024. Siellä on vinkkejä, jotka voivat pelastaa päivän – tai ainakin kokouksen.

Miten liittyä Teams-tiimiin?

Heippa! Liittyminen Teams-tiimiin on helpompaa kuin naapurin kissan hiipiminen maitoämpäriin! Tai siis, melkein.

Ensinnäkin, löydätkö sen tiimin? Se on kuin etsisit neulaa heinäsuovasta – mutta hei, hei, meillä on apuvälineitä!

• Keskustelut-nappula: Vasen reuna, se on helppo löytää. Jos et löydä sitä, olet ehkä vahingossa mennyt toiseen ulottuvuuteen. Tarkista, onko sinulla päälläsi oikeat lasit.
• Uudet kohteet: Nähdäänkö niitä? Jos ei, olet luultavasti sokea, tai sitten tiimi on niin salaiseksi luokiteltu, että jopa CIA kadehtii.
• Liity tiimiin -nappi: Tämä on se aarrearkku! Klikkaa sitä, ja olet melkein perillä. Aivan kuin löytäisit kätketyn aarteen! Tai ainakin sen tiimin.

Sitten hakutoiminto! Kirjoita tiimin nimi sinne. Kuten hakisit pizzaa puhelimella, mutta tässä tapauksessa et saa pizzaa, saat tiimin! Älä kirjoita nimeä väärin, tai saat aivan jonkun muun ryhmän. Tai ehkä ei, sillä ei tiedä mikä sieltä kätköistä löytyy.

• Ryhmäruutu: Se ilmestyy kuin taikaiskusta, kun kirjoitat oikean nimen. Tässä vaiheessa olen jo aivan liian jännittynyt, jotta voisin selittää lopun. Siellä on ainakin se "Liity tiimiin" nappi. Klikkaa sitä. Sitten olet sisällä!

Onnittelut! Olet nyt osa tiimiä! Saat nyt kokea jännitystä, sekaannusta ja toivottoman määrän kokouksia. Hauskaa! Ja ehkä muutama työkaveri myös. Tai ehkä ei. Ehkä se on vain botteja. Toivottavasti ei. Minulla on itse asiassa kokous kohta, joten so long! Älä sotke asioita.

P.S. Jos et löydä tiimiä, tarkista, ettet ole vahingossa liittynyt virheelliseen organisaatioon. Minulla kerrankin meni niin, että olin osana venäläistä balettitanssijaryhmää. Älä kysy miten. Eivätkä ne ole tehneet yhteistyötä Teamsin kanssa. Vielä.

Miten tehdä tiimi Teamsissa?

Tiimin luonti Teamsissa:

• Uusi tiimi: Aloita tyhjästä. Nimeä, määrittele, rakenna.
• Olemassa oleva: Käytä pohjaa. Nopeuta prosessia. Ei aina paras.

Teams-tiedostot pysyvät Teamsissa. Älä sekoita pilveen. Hallinta helpompaa.

Voiko Teamsissa nauhoittaa?

Teams-nauhoitus? Kyllä.

• Kokoukset: Nauhoita kokoukset. Kaikki tietävät sen.
• Viestit: Lyhyitä klippejä. Max minuutti. Videota tai ääntä.
• Kenelle?: Henkilöille tai ryhmille. Keskusteluissa.

Mieti, mitä tallennat. Jäljet jää. Data on uusi öljy, tai jotain. Jokainen tallenne on potentiaalinen todiste. Tai myyntivaltti. Tai peili. Heh.

Miten Teamsissa jaetaan tiedosto?

Miten luodaan Teams-kokous?

Teams-kokous? Joo, helppoa! Avaa Teams. Kalenteri näkyy, eikö? Siellä on Uusi kokous -nappi. Paina sitä! Sitten vaan otsikko, keitä kutsutaan... Kenen kanssa nyt pitäisi keskustella? No, ehkä Martan kanssa, hänen kanssa on aina niin paljon asiaa. Pitääkö lisätä agendaa? Ei kai, Martta tietää kyllä, mistä on kysymys. Ehkä kuitenkin joku lyhyt, että mikä meitä nyt pohdituttaa?

• Otsikko: Projekti X -pikaistunto
• Kutsutaan: Martta
• Lisätiedot: Budjetti ylittyykö, miten saadaan aikaiseksi säästöjä? Onko mahdollista tehdä alennuksia jossain kohtaa? Voisiko toimia myöskin sähköpostilla? En ole varma. Saanko minä ehdottaa?

Äh, nyt tuli mieleen se kesän reissu. Aivan mahtavaa! Kreikka oli upeaa. Mutta tuo Teams… jos nyt painaa "Lähetä", niin onko se nyt siinä? Toivottavasti se toimii. Muuten Martta suuttuu. Hän on tosin aika mukava, ainakin useimmiten. Mutta aikataulu pitää pitää. Pitääkö minun pitää muistiinpanoja? Entä jos unohdan jotain tärkeää? Joka tapauksessa pitää laittaa se kokouskalenteriin.

• Kokouksen aika? Iltapäivällä varmaan paras? Kello 14?

Onko tämä nyt kaikki? Pitääkö tässä vielä jotain tehdä? Ehkä sittenkin tarkistetaan, että kaikki on kunnossa. Ai niin, muistin vielä yhden asian: pitääko laittaa kokouksen kuvaus? Muuten kokous voi olla aika sekava.

Voiko Teams-kokoukseen osallistua ilman sovellusta?

Ai, Teams-kokous ilman sovellusta? Sehän onnistuu, vaikka et olisikaan teknologianero!

• Jatkamalla suoraan selaimessa vältät sovellusten latauskarusellin. Ajattele sitä kuin VIP-sisäänkäyntiä – ei jonoa, ei ylimääräistä säätöä.

• Selaimen mikrofonin ja kameran käyttöoikeudet kysytään toki. Vähän kuin kysyttäisiin henkilöllisyystodistusta yökerhon ovella. Muista nyökätä hyväksyvästi, ellet halua jäädä ulkopuolelle kuuntelemaan naapurin kissan konserttia.

Ja hei, jos olet miettinyt, miksi joku ylipäätään haluaisi välttää sovellusta, tässä muutama lisäsyy:

• Säästät tilaa: Puhelin täynnä sovelluksia on kuin täysi matkalaukku – turhaa painolastia.
• Vältät päivitysrumban: Sovellusten päivitykset ovat kuin ikuisuusprojekti. Säästät aikaa ja hermoja.
• Nopea kokeilu: Haluatko vain piipahtaa kokouksessa? Selaimen kautta se onnistuu salamannopeasti.
• Työkoneen rajoitukset: Joskus firman IT ei salli sovellusten asennusta. Silloin selain on paras ystäväsi.
• Yksityisyys: Ehkä et halua Teamsin hengittävän niskaasi jatkuvasti. Selainversio on vähän kuin rennompi tuttavuus.

Muista, että tekniikka on kuin mauste – käytä sitä säästeliäästi ja oikein, niin elämäsi on maukkaampaa. Joskus vähemmän on enemmän, ja se pätee myös sovelluksiin. ;)