Miten aloittaa viesti?

Viestien aloittaminen: Hei vai jotain muuta?

Nykypäivän nopea viestikulttuuri on tehnyt “Hei” -tervehdyksestä lähes universaalin aloituksen sähköposteihin, viesteihin ja jopa virallisiin yhteydenottoihin. Vaikka “Hei” onkin helppo ja yleisesti ymmärretty, se jää usein hieman persoonattomaksi. Tässä artikkelissa syvennymme siihen, miten viestien aloitusta voi parantaa ja tehdä siitä tehokkaamman ja kohdennetumman.

“Hei” toimii useimmissa tilanteissa, mutta sen teho on rajallinen. Se ei välitä henkilökohtaista kosketusta eikä viestiä vastaanottajan asemasta tai yhteisestä historiasta. Sen sijaan, että turvautuisit pelkkään “Hei”-tervehdykseen, harkitse seuraavia vaihtoehtoja:

Yksilölliset ja lämpimät aloitukset:

• Vastaanottajan nimen käyttö: Tämä on yksinkertaisin ja tehokkain tapa tehdä viestistä henkilökohtaisempi. “Hei [Nimi],” luo välittömästi positiivisen sävyn. Pilkun käyttö (“Hei Janne,”) on yleisesti hyväksytympää, varsinkin hieman virallisimmissa yhteyksissä, mutta ilman pilkkua (“Hei Janne”) toimii erinomaisesti rennoissa keskusteluissa.
• Viittaus aiempaan kontaktiin: Jos olet aiemmin ollut yhteydessä vastaanottajaan, mainitse se. Esimerkiksi: “Hei [Nimi], jatkaen eilistä keskustelua…” tai “Hei [Nimi], mukava kuulla sinusta taas!” Tämä osoittaa, että muistat aiemman vuorovaikutuksen ja arvostat vastaanottajaa.
• Yhteisen aiheen mainitseminen: Jos tiedät, mikä on vastaanottajan kiinnostuksen kohde, voit käyttää sitä viestisi aloituksessa. Esimerkiksi: “Hei [Nimi], näin mielenkiintoisen artikkelin uusimmista pelialan trendeistä, ja se muistutti minua sinusta…” Tämä tekee aloituksesta kiinnostavamman ja luo välitöntä yhteyttä.

Virallisemmat aloitukset:

• Arvonimike ja sukunimi: Virallisissa yhteyksissä, erityisesti tuntemattomille ihmisille, on asianmukaista käyttää arvonimeä ja sukunimeä: “Hyvä herra/rouva [Sukunimi],”
• Selkeä ja ytimekäs aloitus: Selkeä aiheeseen liittyvä aloitus, jossa ei turvaudu turhiin hömppäilyihin, on monesti tehokkain vaihtoehto. Esimerkiksi: “Liitteenä on pyytämäsi tiedosto.” tai “Kirjoitan teille asiaa [Aihe].”

Aloituksen merkitys:

Viestien aloitus vaikuttaa suuresti koko viestin vastaanottoon. Huolellisesti valittu aloitus tekee viestistä miellyttävämmän ja helpommin ymmärrettävän. Se osoittaa myös kunnioitusta vastaanottajaa kohtaan ja kertoo paljon lähettäjän tyylistä ja ammattitaidosta.

Lopulta paras viestialotus riippuu kontekstista ja suhteestasi vastaanottajaan. Kokeile erilaisia vaihtoehtoja ja löydä tyyli, joka sopii sinulle ja viestisi sisältöön parhaiten. Muista aina olla kohtelias ja asiallinen, oli kyseessä sitten virallinen tai rento viesti.