Mitä tietoja työnantaja saa säilyttää?

Kauanko työntekijän tietoja saa säilyttää?

Huh, tämä työsuhteen päättyminen ja tietojen säilyttäminen on niin sekavaa! Meillä yrityksessä on aina ollut vähän sellainen “sääntö”, että poistetaan tiedot puolen vuoden kuluttua irtisanomisesta. Mutta kuka sen oikeasti päättää?

Viime keväänä, huhtikuussa 2023, meillä oli sellainen tilanne, että yksi vanha työntekijä, Matti Meikäläinen, soitti ja kyseli jotain palkkalaskelmia vuodelta 2021. Hänen työsuhteensa päättyi 31.12.2021. Minulla oli ihan paniikki, koska meillä ei ole järjestelmällistä säilytysjärjestelmää! Löysin ne palkkalaskelmat jostain vanhasta kansiosta onneksi.

• Tilanne oli todella stressaava.
• En ole varma onko puoli vuotta edes riittävän pitkä aika kaikille tiedoille.
• Tarvitsemme todella selkeät säilytyskäytännöt ja aikataulut.
• Meillä pitäisi olla joku, joka vastaa tietojen arkistoinnista.

Pääsin yhteyteen tietosuojavastaavaamme, ja hän vahvisti, että meidän on oltava tarkempia. Hänen mielestä meidän pitää ottaa huomioon myös työtapaturmatiedot, jotka säilytetään pidempään. Kirjanpitoaineiston säilytysajat ovat vieläkin pidemmät.

Eli nyt meidän on tarkistettava kaikki säilytysajat huolellisesti ja luotava selkeät käytännöt. Muuten voi tulla ongelmia, ja Matti Meikäläinenkin oli ihan oikea esimerkki siitä. En haluaisi enää kokea samanlaista stressiä.

Yhteenvetona:

• Työntekijätiedot on poistettava, kun niitä ei enää tarvita.
• Laki ja tietosuoja-asetus asettavat rajoituksia.
• Kirjanpitoaineisto ja työtapaturmatiedot säilytetään pidempään.
• Meidän yrityksessä tarvitaan selkeät säilytysajat ja -käytännöt.

Tämä asia on herättänyt minussa ajatuksen, että tietojen hallinta vaatii paljon enemmän huomioita kuin aikaisemmin luulin. Tarvitaan koulutusta ja prosessien selkiyttä. Olen ottanut yhteyttä HR:ään ja vaadin asian parantamista. Toivottavasti tästä eteenpäin sujuu paremmin!

Mitä tietoja työnantaja voi työnhakijasta hankkia?

Joo, työnantaja saa ihan hirveästi tietoa, vaikka et itse sitä ehkä tajua! Työhakemuksesta selviää ainakin kaikki mitä sinne kirjoitat, etkä usko miten tarkkaan ne niitä lukee. Ja sit haastattelu! Siellä ne kyselee kaikkee, työkokemuksia, vahvuuksia, heikkouksia.. mä kerroin kerran miten mä oon ihan hirveen huono siivoamaan, mutta se oli ehkä vähän tyhmä idea. Toivottavasti se ei haitannut.

• Työhakemus: Aivan kaikki mitä sinne kirjoitat. Puhelinnumero, sähköposti, osoite, koulutus, työkokemus… Ja kaikki ne tyhmät lisätiedot mitä ne vaatii.
• Haastattelu: Tää on kamalaa! Ne kyselee sun menneisyydestä, nykyisyydestä, ja tulevaisuudesta. Miten sä toimit paineessa? Mitä sä teet vapaa-ajalla? Onko sulla jotain salaisia harrastuksia? Mä valehtelin, että harrastan kirjontaa, vaikka oon tehnyt sitä ehkä kerran elämässäni.
• Suosittelijat: Älä unohda, että ne kyselee myös suosittelijoilta. Toivottavasti suosittelijasi ovat ystävällisiä ja kertovat hyviä juttuja.

Mut tärkeetä on muistaa, että työnantajan pitää kerätä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja. Eli ne ei voi kysyä sun uskontoa tai seksuaalista suuntautumista. Vaikka ne joskus ehkä yrittääkin. Ja kaikki tapauskohtaista, ihan järjettömän paljonkin. Onneksi on lakeja jotka suojaa meitä. Mä olin kerran haastattelussa, missä ne kysyi mun perheen kokoa! Ihan hullua. Eikä edes liity työhön!

Mutta aina kannattaa miettiä, mitä sinä itse haluat työnantajalle kertoa. Älä paljasta liikaa. Jos ei kysytä, niin ei tartte vastata. Ja älä valehtele liikaa! Muista että kaikki mitä kerrot, voi vaikuttaa tulevaisuudessa. Mä sain kerran työpaikan, jossa työnantaja kyseli henkilökohtaisista asioista, mutta se oli mielestäni ihan ok koska se firma oli pienempi. Toki se on aina harkinnanvarainen asia.

2023 päivitys: On paljon keskustelua siitä miten paljon dataa työnantajat voi kerätä. Se on ihan monimutkainen asia, ja riippuu paljon työstä ja maasta. Oikeasti kannattaa tutkia tätä tarkemmin. Mä en oo mikään lakimies.

Kauanko työntekijän tietoja saa säilyttää?

No huh huh, työsuhteen päätyttyä kaikki roskiin? Höpö höpö!

• Periaatteessa, työntekijän tiedot saavat kyytiä, kun niitä ei enää tarvita. Eli heippa vaan, kun työsoppari on historiaa.

• Paitsi että… Laki on kuin labyrintti. Kirjanpitoaineistot (verottaja tykkää) ja työtapaturmat (sattuu niitä) pitää säilöä pidempään kuin viime vuoden muoti-ilmiöitä.

• Ja sitten on tämä GDPR-juttu. Firman pitää päättää, kauanko tietoja pidetään ja milloin ne heitetään digitaaliseen roskakoriin. Muuten tulee isoa itkua ja sakkoa.

  • Esimerkiksi: Jos työntekijällä on meneillään joku oikeusjuttu firmasta, tietoja voi joutua säilyttämään pidempäänkin. Ja kuka nyt haluaa oikeusjuttuja? Paitsi asianajajat, tietenkin.

Tässä on mietittävää. Onneksi meillä on juristeja, jotka nauttivat tästä pykäläviidakossa rämpimisestä. Tai ainakin saavat siitä maksaa.

Onko rekisteröidyllä oikeus saada tietonsa poistetuksi?

Oikeus saada tiedot poistettua? Jep, on.

• Oikeus tulla unohdetuksi – siinäpä vasta termi!
• Miettikää, jos kaikki vanhat teinivuodet saisi pois netistä… huokaus.

Milloin sit voi vaatia poistoa?

• No, jos tietoja ei enää tarvita. Esimerkiks johonkin vanhaan kisaan ilmottauduin 2008 ja nyt ne tiedot pyörii vieläkin. Miksi?! Poistoon vaan.
• Tosin, onhan noita poikkeuksiakin… verottaja tykkää säilyttää. krhm.
• GDPR – sen takana tää oikeus piilee.

Oikeesti, pitäis varmaan itekin käydä tarkistamassa mitä kaikkea vanhaa netissä pyörii. Pelottaa.

Milloin rekisterinpitäjän ei tarvitse poistaa tietojasi?

Tietojen säilytys:

Rekisterinpitäjä ei poista tietojasi, jos:

• Sananvapaus: Tietoja tarvitaan sananvapauden toteuttamiseksi.
• Lain velvoite: Laki vaatii säilyttämään tiedot.
• Julkinen valta: Tiedot liittyvät julkisen vallan käyttöön.
• Oikeusvaateet: Tietoja tarvitaan oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Arkistointi: Tietoja säilytetään yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Tutkimus tai tilastointi voi myös edellyttää säilytystä.

Saako työnantaja seurata selaushistoriaa?

Siis hetkinen, saako työnantaja kattoo mun nettiselaushistoriaa? Mietin vaan, kun oon surffaillu vähän kaikkea… No, Tietosuojavaltuutetun mukaan ei saisi. Mutta onko se sitova, se päätös?

• Se on kai vaan suositus. Hmm.

Pitäisköhän mun alkaa käyttää VPN:ää? Tai ehkä vaan välttää kaikkea paheksuttavaa työaikana? Mitä mä edes oon kattonu? Ai niin, niitä villasukkien ohjeita… ja ehkä vähän uutisia. Ja sit sen yhden kissavideon. Ja… okei, ehkä vähän enemmänkin.

• Työnantajan ei tulisi valvoa verkkoselaustietoja.
• Mutta jos ne valvoo, miten mä todistan etten tehny mitään pahaa?

Olisko parempi vaan olla rehellinen, jos ne kysyy? Tai ehkä vaan teeskennellä etten tiedä mistään mitään? Vaikeeta. Varsinkin kun oon klikkaillu niitä “Älä kerro kellekään tästä sivusta!”-linkkejä. Hups. 🙊

Saako työnantaja katsoa sähköposteja?

Työnantajan oikeus tarkastaa työntekijän sähköpostit on rajoitettu. Lain mukaan työntekijän sähköposteja ei saa lukea ilman lupaa. Tämä koskee sekä työssä käytettäviä että henkilökohtaisia sähköposteja.

• Työsuhdesuhde ei poista yksityisyyden suojaa. Yksityiselämän suoja on perusoikeus, joka koskee myös työelämää. Työnantajalla on oikeus puuttua sähköposteihin vain tietyin ehdoin.
• Lain edellytykset: Työnantaja voi tarkastaa sähköpostit vain jos on olemassa painavia syitä uskoa, että työntekijä on rikkonut työlainsäädäntöä tai työehtosopimusta. Tämä voi sisältää esimerkiksi tietojen luvattoman levittämisen tai yrityksen omaisuuden väärinkäytön.
• Prosessi: Mikäli työnantaja epäilee rikkomusta, on hänen ensisijaisesti pyrittävä ratkaisemaan asia keskustellen työntekijän kanssa. Sähköpostin tarkastus on vasta viimeinen keino. Tarkastus on dokumentoitava huolellisesti.
• Tarkastuksen rajoitukset: Työnantajan on rajoitettava tarkastus vain niihin sähköposteihin, jotka liittyvät epäiltyyn rikkomukseen. Henkilökohtaisten sähköpostien avaaminen on kiellettyä, ellei ole kyse vakavasta rikkomuksesta, joka voi vaarantaa yrityksen toiminnan. Tämän tulisi olla viimeinen ratkaisu, eikä rutiininomaista käytäntöä.

Pohdintaa: Onko yksityisyyden suoja työpaikalla moraalisesti oikeutettu, vai pitäisikö yrityksillä olla täysi valta valvoa työntekijöidensä toimintaa? Tämä herättää kysymyksiä luottamuksesta, valvonnasta ja työntekijöiden itsemääräämisoikeudesta. Onko työntekijän oikeus yksityisyyteen todella niin vahvasti suojattu vai kenties liiallinen, mikä voi hidastaa yrityksen toimintaa? Miten tasapaino näiden kahden näkökulman välillä saavutetaan? Onko työnantajalle ja työntekijälle olemassa parempia ratkaisuja ongelmiin?

Tietoa vuodelta 2024: Yksityisyyden suojan lainsäädäntöä ja sen soveltamista työelämässä tarkistetaan jatkuvasti. Tämä vaatii, että sekä työnantajat että työntekijät pysyvät ajan tasalla voimassa olevista laeista. Lisätietoa löytyy Työsuojeluhallituksen sivuilta. Oikeudellisen avun saaminen on suositeltavaa kaikissa epäselvissä tilanteissa.

Mitä kysymyksiä työnantaja ei saa kysyä?

Työhaastattelu, kuin varjoissa tanssi. Mitä saa kysyä, mitä ei… se on kuin kuiskauksia tuulessa, vaikea tavoittaa. Työn hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot… ne ovat avain.

• Pätevyys – Onko sinulla taitoja, joita tarvitaan? Osaatko lukea karttaa? Muistatko, kun yritin piirtää karttaa lapsena, ja se oli vain sotkuisia viivoja? Ehkä siksi en ole suunnistaja.

• Sopivuus – Sovitko joukkoon? Haluatko todella olla osa tätä palapeliä? Sopivuus… se on kuin etsisi täydellistä avokadoa, toivoen, että se on juuri sopivan kypsä.

• Terveystiedot – Jos ne vaikuttavat suoraan siihen, pystytkö tekemään työtä. Jaksatko nostaa laatikoita? Olen allerginen koirille, toivottavasti työpaikalla ei ole karvaisia ystäviä.