Miten tehdään Teams-kokous?

Teams-kokouksen järjestäminen – helppoa ja nopeaa!

Microsoft Teams on monipuolinen työkalu viestintään ja yhteistyöhön, ja sen avulla kokousten järjestäminen on helppoa ja tehokasta. Tässä yksinkertainen opas Teams-kokouksen luomiseen askel askeleelta:

1. Kokouksen suunnittelu:

Ennen Teams-kokouksen luomista on hyvä suunnitella muutamia asioita:

• Kokouksen tarkoitus: Mikä on kokouksen pääaihe ja mitä tavoitteita sillä halutaan saavuttaa? Selkeä tarkoitus auttaa pitämään kokouksen keskittyneenä ja tuloksellisena.
• Osallistujat: Ketkä tarvitsevat osallistua kokoukseen? Listaamalla osallistujat etukäteen säästyt aikaa kutsujen lähetyksessä.
• Aika ja kesto: Milloin kokous sopii parhaiten kaikille osallistujille? Varaa riittävästi aikaa kokouksen aiheen käsittelyyn ja keskusteluun.
• Materiaalit: Tarvitaanko kokoukseen esityksiä, dokumentteja tai muita materiaaleja? Muista jakaa ne osallistujille hyvissä ajoin ennen kokousta.

2. Kokouksen luominen Teamsissa:

Seuraavaksi on aika luoda kokous Teamsissa:

1. Avaa Teams-sovellus: Kirjaudu sisään Teams-tiliisi.
2. Siirry Kalenteriin: Vasemmassa sivupalkissa on Kalenteri-kuvake. Klikkaa sitä.
3. Uuden kokouksen luominen: Kalenterinäkymässä näet "Uusi kokous" -painikkeen (yleensä oikeassa yläkulmassa). Klikkaa sitä.
4. Kokouksen tiedot: Täytä kokouskutsun lomake.
   • Otsikko: Anna kokoukselle kuvaava otsikko.
   • Osallistujat: Kirjoita osallistujien nimet tai sähköpostiosoitteet hakukenttään. Teams ehdottaa nimiä, kun kirjoitat.
   • Aika ja kesto: Valitse sopiva aloitus- ja lopetusaika.
   • Lisätietoja (valinnainen): Voit lisätä kokoukseen lisätietoja, kuten kokouksen agendaa tai ohjeita osallistujille.
5. Lähetä kutsu: Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot, klikkaa "Lähetä". Kutsu lähetetään kaikille valituille osallistujille.

3. Kokouksen pitäminen:

Kun olet lähettänyt kutsun, voit liittyä kokoukseen klikkaamalla kokouskutsua Kalenterissa. Muista testata ääni ja video ennen kokouksen alkua.

Vinkkejä onnistuneeseen Teams-kokoukseen:

• Käytä kokouksen aikana chat-toimintoa kysymyksiin ja huomioihin.
• Tallenna kokous tallennusominaisuuden avulla myöhempää käyttöä varten.
• Testaa etukäteen äänen ja videon toimintaa.
• Muista jakaa tarvittavat materiaalit osallistujille ennen kokousta.

Näiden ohjeiden avulla voit järjestää Teams-kokouksen helposti ja tehokkaasti. Muista kuitenkin, että kokouksen suunnittelu on yhtä tärkeää kuin itse kokouksen pitäminen. Hyvällä suunnittelulla varmistat, että kokous on tuloksellinen ja hyödyllinen kaikille osallistujille.