Mitä jos kuittia ei löydy?

Kadonnut kuitti – mitä tehdä? Opas kirjanpitovelvolliselle

Kuitti on tärkeä tosite, joka varmistaa verotuksessa vähennyskelpoisten menojen oikeellisuuden. Mutta mitä tehdä, jos kuitti katoaa? Paniikki ei ole tarpeen, sillä kirjanpitolain mukaan puuttuvan kuitin voi korvata itse laaditulla tositteella. Tämä edellyttää kuitenkin huolellisuutta ja tarkkuutta, jotta tosite täyttää kirjanpidon vaatimukset.

Itsen laatiman tositteen sisältö:

Tärkeintä on, että itse laadittu tosite sisältää kaikki olennaiset tiedot, jotka olisivat olleet myös alkuperäisessä kuitissa. Näitä tietoja ovat vähintään:

• Päivämäärä: Ostotapahtuman tarkka päivämäärä.
• Summa: Ostoksen kokonaishinta.
• Selvitys ostoksesta: Selkeä ja yksiselitteinen kuvaus ostoksesta, esimerkiksi "Matkakulut Helsinki-Turku", "Toimistotarvikkeet: paperia ja kynät", tai "Ravintolakulut asiakastapaamisessa". Mitä tarkemmin kuvaus, sitä parempi. Liitetiedostona voi olla esimerkiksi lasku sähköpostista tai verkkosivulta, jos sellainen on saatavilla.
• Myyjä: Myyjän nimi ja osoite tai y-tunnus.
• Maksun tapa: Miten osto maksettiin (korteilla, käteisellä jne.)

Varmennettu ja luotettava tosite:

Kirjanpitolain mukaan itsen laatiman tositteen on oltava varmennettu ja luotettava. Tämä tarkoittaa, että sen on oltava uskottava ja sen tietojen on oltava todennettavissa. Seuraavat toimenpiteet auttavat varmistamaan tositteen luotettavuuden:

• Käsin kirjoitettu tosite: Jos laadimme tositteen käsin, käytä sinistä tai mustaa mustetta ja kirjoita selkeästi ja luettavasti. Älä korjaa tai lyhennä tietoja jälkikäteen.
• Tietokoneella laadittu tosite: Tietokoneella laadittu tosite on hyvä tulostaa ja allekirjoittaa. Säilytä myös kopio tositteesta digitaalisessa muodossa.
• Lisätodisteet: Jos mahdollista, liitä tositteeseen lisätodisteita, kuten pankkitiliote, sähköpostiviesti tai valokuva ostoksesta. Nämä voivat vahvistaa tositteen oikeellisuuden.
• Oman nimikirjoituksen merkitys: Oma nimikirjoitus vahvistaa tositteen aitouden.

Säilytä tositteet huolellisesti:

Säilytä itsen laatima tosite samalla tavalla kuin muita kuitteja. Pidä ne järjestyksessä ja turvallisessa paikassa. Verottaja voi pyytää tositteita tarkastettavaksi, joten on tärkeää, että ne ovat helposti saatavilla.

Yhteenveto:

Kuitin katoaminen ei ole katastrofi. Huolellisesti laadittu ja varmennettu itsen laatiman tositteella voi korvata puuttuvan kuitin. Muista kuitenkin, että tarkkuus ja selkeys ovat avainasemassa, jotta tosite täyttää kirjanpidon vaatimukset ja vältytään ongelmilta verotuksessa. Jos olet epävarma, ota yhteyttä kirjanpitäjään tai verottajaan.