Mitä tietoja työnantaja näkee tulorekisteristä?

Mitä tietoja työnantaja näkee tulorekisteristä: Vain omat

Mitä tietoja työnantaja näkee tulorekisteristä on tärkeä kysymys jokaiselle palkansaajalle, joka haluaa ymmärtää oman tietosuojansa laajuuden. Järjestelmän toiminnan oikea hahmottaminen auttaa välttämään turhia huolia henkilökohtaisten asioiden leviämisestä työpaikalla. Tietoturvan rajojen tunnistaminen ehkäisee väärinkäsityksiä ja antaa mielenrauhaa omien tietojen käsittelystä tulevaisuudessa. Tutustu tarkasti näihin tietosuojaa koskeviin rajoituksiin arkaluontoisten asioiden suojaamiseksi.

Mitä tietoja työnantaja näkee tulorekisteristä?

Työnantaja näkee tulorekisteristä vain ne tiedot, jotka se on itse sinne ilmoittanut, eikä sillä ole pääsyä työntekijän muiden työnantajien tai etuudenmaksajien tietoihin. Moni työntekijä pohtii, voiko nykyinen tai tuleva työnantaja tarkastella koko tulohistoriasivua - vastaus on yksiselitteisesti ei.
Tulorekisteri on tiukasti suojattu järjestelmä, jossa tietoja saavat käyttää vain viranomaiset ja tahot, joilla on siihen lakisääteinen oikeus.

Nämä tiedot voivat liittyä useisiin eri tekijöihin. Työnantaja kirjautuu asiointipalveluun nähdäkseen omat lähettämänsä palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset, jotta maksetut suoritukset ja vakuutusmaksut täsmäävät.
Tämä tarkoittaa, että työnantajan näkymä rajoittuu oman organisaation sisäiseen palkanlaskentaan ja siihen liittyviin korjaustarpeisiin.

Työnantajan itse ilmoittamat ja tarkastelemat tiedot

Työnantaja toimii tulorekisterissä ensisijaisesti tiedon tuottajana, mikä tarkoittaa, että järjestelmä palauttaa raportteina vain maksajan omat tallennukset.
Järjestelmä kokoaa palkanmaksun jälkeen yhteen tiedot, jotka koskevat kyseisen työnantajan suorittamia maksuja.

Työnantajan omissa raporteissa näkyvät seuraavat pakolliset ja vapaaehtoiset tulorekisteri palkkatiedot työnantaja osalta: Palkkatiedot ja luontoisedut: Maksetut rahapalkat, bonukset, lomalonkorvaukset sekä auto- ja puhelinedut.
Kustannusten korvaukset: Sekä verovapaat kilometrikorvaukset että päivärahat. Palvelussuhdetiedot: Työsuhteen kesto, luonne ja työaikaprosentti, jotka helpottavat esimerkiksi Kelan etuuskäsittelyä. Poissaolot: Sairauslomat ja muut palkattomat tai palkalliset poissaolojaksot.

Palkkahallinnon arjessa nämä tiedot on ilmoitettava poikkeuksetta viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksupäivästä.
Tämä tiukka aikataulu varmistaa sen, että työntekijän sosiaaliturva ja eläkekertymä pysyvät jatkuvasti ajan tasalla.

Tietosuojan rajat: Mitä työnantaja ei koskaan näe?

Työnantaja ei pysty missään olosuhteissa urkkimaan tulorekisteristä työntekijän muita tulonlähteitä tai salaisia sivutuloja.
Olin aluksi hieman epäluuloinen järjestelmän suojauksen suhteen, kun aloitin oman sivutoimisen yritystoimintani päätyöni ohella. Pelkäsin palkanlaskijan näkevän muiden tulojeni summat suoraan järjestelmästä. Huoli osoittautui täysin turhaksi. Järjestelmä on rakennettu niin, että palkanlaskija saa näkyviin vain oman yrityksen maksamat eurot.

Tulorekisterin käyttöoikeudet perustuvat tiukasti lakiin. Työnantajalta on suljettu pääsy seuraaviin tietoihin: 1. Toisen työnantajan maksamat palkat ja palkkiot.
2. Kelan maksamat etuudet, kuten työttömyyspäivärahat, vanhempainrahat tai asumistuet. 3. Työeläkelaitosten maksamat eläkkeet. 4. Työttömyyskassojen maksamat ansiopäivärahat.

Tämä tarkoittaa, että työntekijän taloudellinen yksityisyys säilyy sataprosenttisesti.
Vaikka työntekijällä olisi kolme eri osa-aikatyötä, mikään näistä työnantajista ei tiedä toistensa olemassaolosta tulorekisterin perusteella mitään.

Valtuutukset ja tilitoimiston rooli rekisterissä

Työnantaja voi valtuuttaa ulkopuolisen palveluntuottajan tai tilitoimiston hoitamaan puolestaan tulorekisteri-ilmoitukset asiointipalvelussa.
Tämä on useimmille pienyrittäjille helpotus, sillä palkanlaskennan tekniset yksityiskohdat ja oikeat kooditukset vaativat tarkkuutta. Valtuutus annetaan virallisen Suomi.fi-palvelun kautta.

Kun tilitoimisto on valtuutettu, sen palkanlaskijat näkevät tulorekisterissä täsmälleen samat tiedot kuin työnantajakin - eli vain ne tiedot, jotka kyseiselle asiakasyritykselle kuuluvat.
Kirjanpitäjä ei siis myöskään pääse käsiksi työntekijän henkilökohtaiseen tulohistoriaan laajemmin. Vastuullisena ilmoittajana säilyy aina työnantaja itse, vaikka teknisen suorituksen tekisi ulkoistettu kumppani.

Tietojen näkyvyys tulorekisterissä eri osapuolille

Työntekijä (Omat tulotiedot)

Näkee kaikki omat palkat kaikilta työnantajilta vuodesta 2019 alkaen

Täysi pääsy kaikkeen omaan dataan ilman rajoituksia

Näkee kaikki hänelle maksetut sosiaalietuudet ja eläkkeet

Työnantaja / Palkanlaskija

Näkee vain yrityksen itse maksamat ja ilmoittamat palkat

Rajoitettu vain omiin ilmoituksiin ja korjausraportteihin

Ei näe mitään työntekijän saamia etuuksia tai eläkkeitä

⭐ Viranomaiset (Kela, Vero, Kassat)

Näkee lakisääteisen oikeuden laajuisesti kaikki työtulot

Laaja, reaaliaikainen pääsy tukien ja verotuksen laskentaan

Pääsy viranomaistehtävien vaatimiin etuustietoihin

Palkanlaskennan solmu: Juhon kokemus sivutulojen suojasta

Juho, 34-vuotias ohjelmistoasiantuntija Helsingissä, aloitti viikonloppuisin sivutoimisen tuntityön toisessa yrityksessä rahoittaakseen asuntolainan remonttia. Häntä hirvitti palkanlaskennan käynnistyminen, sillä hän pelkäsi päätyönantajan saavan tietää asiasta tulorekisterin kautta.

Ensimmäinen palkanmaksupäivä koitti, ja Juho seurasi jännittyneenä tilannetta. Hän yritti kysellä varovasti yrityksen palkanlaskijalta järjestelmän raporteista, mutta vastaukset olivat ympäripyöreitä ja lisäsivät vain Juhon epävarmuutta.

Breakthrough tapahtui, kun Juho kirjautui itse tulorekisteriin omilla pankkitunnuksillaan tarkistamaan tilanteen. Hän huomasi, että molemmat työnantajat olivat tehneet ilmoitukset täysin erillisinä palkanmaksueriään omilla Y-tunnuksillaan.

Juho tajusi, että päätyönantajan palkanlaskija näki vain oman firman 4.500 euron kuukausipalkan, eikä sivutyön 800 euron tuloista näkynyt heille mitään merkkiä, mikä palautti Juholle täyden työrauhan.