Mitä tietoa työnantaja saa kerätä?

Mitä tietoa työnantaja saa kerätä?

Työnantajat keräävät rekrytoinnin ja työsuhteen aikana henkilötietoja, mutta heidän on noudatettava tarkasti tietosuojaa ja yksityisyydensuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Keskeistä on ymmärtää, että työnantajan on kerättävä ainoastaan työsuhteen kannalta välttämättömät tiedot. Muut tiedot ovat henkilötietolain mukaisesti kiellettyjä.

Välttämättömät tiedot:

Välttämättöminä tietoina pidetään niitä tietoja, jotka ovat välttämättömiä työsuhteen syntymisen ja hoitamisen kannalta. Esimerkkejä tällaisista tiedoista ovat:

• Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Näiden tietojen kerääminen on välttämätöntä viestinnän ja työsuhteen hallinnan kannalta.
• Olennainen koulutus ja työkokemus: Tässä tarkastellaan ainoastaan tietoja, jotka ovat suoraan ja relevanttina työssä tarvittavien taitojen tai osaamisen todistajana. Esimerkiksi koulutusaste ja työkokemuksen kesto, sekä mahdolliset aiempien työtehtävien tiivistelmät, jotka liittyvät haetun tehtävän sisältöön.
• Valmistumis- ja muiden sertifikaattien kopiot: Tietoja, jotka osoittavat koulutuksen tai sertifioidun osaamisen.
• Hakemukseen liitetyt tiedot: Hakijan itse antamat tiedot, jotka ovat relevanttina osaamisen ja työssä suoritettavissa tehtävissä osoittavissa.
• Suorituskyvyn arviointiin liittyvät tiedot: Tietoja, jotka ovat suorituskyvyn arvioinnissa välttämättömiä. Esimerkiksi työtehtävien tai projektien suorituskykyä mittaavat tulokset.
• Työsopimustietojen säilyttäminen ja hoitaminen: Tietoja, joita tarvitaan työsopimuksen ja sen muutosten hallintaan.
• Työntekijän vahvistaminen tiedon hallintaan: Työntekijän rekisteröinnin varmistaa että työntekijä on tietoinen siitä, mitä tietoja työnantaja hänestä kerää ja miten niitä käytetään.

Kiellettyjen tietojen esimerkkejä:

Työnantajan ei ole sallittua kerätä tietoja, jotka eivät ole työsuhteen kannalta välttämättömiä. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Yksityiselämästä saatava tieto: Terveystieto, uskonnot, poliittiset näkemykset, sukupuoli- tai seksuaalinen suuntautuminen, etninen tausta, perhe-elämä.
• Tietoja, joiden kerääminen ei ole tarpeen: Tietoja, jotka eivät ole suorassa yhteydessä työsuhteen hoitamiseen.

Tietojen käyttö ja säilytys:

Työnantajan on käsiteltävä henkilötietoja ainoastaan työsuhteen tarpeisiin. Tiedot on säilytettävä vain niin kauan kuin se on tarpeen työsuhteen hoitamiseksi ja lainsäädännön mukaisesti.

Vastuut ja oikeudet:

Työnantaja vastaa henkilötietojen suojasta. Hakijoilla ja työntekijöillä on oikeus saada tietoa omista henkilötiedoistaan ja korjata virheitä. Työnantajalla on velvollisuus antaa tiedot siitä, miten henkilötietoja käsitellään.

Työnantajan tulee varmistaa, että kaikki rekrytointi- ja työsuhteen osatekijät ovat sopusoinnissa ja noudattavat voimassa olevaa lainsäädäntöä ja tietosuojakäytäntöjä.