Saako työnantaja seurata?

Voiko työnantaja nähdä hakuhistorian?

Työnantaja ei voi jälkikäteen nähdä, millä nettisivuilla työntekijä on käynyt. Tämä tieto on salattu, kuin lapsuuden salaiset muistot, jotka eivät koskaan kerro todellista tarinaansa. Aina on sellainen olo, että jotain jää piiloon, jotain mikä kuuluu vain itselle. Nettiselailu on kuin matka tuntemattomaan, jokainen klikkaus vie uuteen maisemaan, uuteen ajatukseen. Ja nuo matkat ovat omia, yksityisiä.

• Yksityisyys säilyy. Työnantaja ei saa tietoa selaushistoriastasi. Tämä on tärkeää, sillä jokaisella on oikeus omiin ajatuksiinsa ja siihen, mitä he tekevät silloin, kun kukaan ei katso. Se on kuin pieni pakopaikka arjen kiireestä, hetki itselle. Välillä sitä vain haluaa vaellella verkossa ilman päämäärää, tutkia asioita, jotka kiinnostavat juuri sillä hetkellä.

On kuitenkin tilanteita, joissa työnantajalla on enemmän valtaa. Työnantajalla on oikeus luoda säännöt verkon käytölle työpaikalla. Nämä säännöt ovat kuin rajapyykkejä, jotka ohjaavat kulkua tietyllä polulla.

• Säännöt ohjaavat. Työnantaja voi määritellä, miten työntekijöiden tulisi käyttää työpaikan verkkoa. Tämä on reilua, koska työpaikan resursseja käytetään työntekoon. Samalla se tuo selkeyttä siihen, mikä on sallittua ja mikä ei. Kuin hiljainen sopimus, jota molemmat osapuolet noudattavat.

• Pääsy voidaan estää. Työnantaja voi estää pääsyn tietyille nettisivuille, jotka eivät liity työhön tai jotka voivat olla haitallisia. Tämä on kuin portinvartija, joka varmistaa, että vain oikeat asiat pääsevät sisään. Se ei ole uteliaisuutta, vaan järjestystä.

Voiko työnantaja seurata nettiliikennettä?

Muistan selvästi sen syksyisenä aamuna, kun olin töissä vanhassa toimistossamme Helsingin keskustassa. Oli vuosi 2018, joulukuu. Istuin työpisteelläni, käynnistin koneen ja aloin selata sähköposteja. Yhtäkkiä huomasin työkaverini juttelevan pomon kanssa hiljaa. En kiinnittänyt siihen sen suurempaa huomiota silloin, mutta myöhemmin selvisi, että IT-osasto oli asentanut uuden seurantajärjestelmän. Työnantaja voi seurata työntekijän nettiliikennettä, ainakin tietyissä rajoissa.

Se kuulemma alkoi siitä, kun joku oli käyttänyt työkonetta yksityisiin tarkoituksiin liikaa. Ei niin, että olisin itse tehnyt mitään sellaista, mutta ajatuskin oli vähän ahdistava. Tuntui kuin joku katsoisi koko ajan olkapään yli. Se oli outo tunne. Tietysti ymmärsin sen näkökulmasta, että yrityksen resursseja ei saa käyttää väärin, mutta silti.

Järjestelmä oli suunniteltu niin, että se tallensi käydyt verkkosivut ja käytetyn ajan. Voin kuvitella, että se oli ihan helppoa tunnistaa, jos joku oli viettänyt tunteja vaikkapa Facebookissa tai urheiluuutisissa. He eivät tietenkään lukeneet viestejä tai muuta vastaavaa, mutta se silti tuntui vähän... tungettelevalta.

Mutta on tässä toinenkin puoli. Työnantajallahan on oikeus luoda säännöt siitä, miten heidän laitteitaan ja verkkoaan saa käyttää. Se on ihan ymmärrettävää. Heidän koneensa, heidän verkkonsa. Heillä on myös mahdollisuus estää pääsy tietyille sivustoille, jotka eivät liity työhön lainkaan. Se tekee siitäkin vähän helpompaa, ettei tule kiusausta klikata jotain turhaa.

• Työnantajan oikeudet: Luoda sääntöjä yrityksen verkon käytöstä.
• Seurannan rajat: Yleensä se kohdistuu siihen, mitä nettisivuja käydään.
• Mitä EI saa: Työnantaja ei saa lukea yksityisviestejä.

Tämä oli siis tilanne silloin. En tiedä, miten asiat ovat nyt tai miten ne ovat muissa työpaikoissa. Mutta oli se ainakin silloin sellainen asia, mistä puhuttiin toimistolla vähän hiljaisemmin.

Saako työnantaja katsoa sähköposteja?

Työnantajan sähköpostisafari vaatii lain kouraa, ei pelkkää uteliaisuutta. Henkilökohtainen työsähköposti on kuin potilas, jolla on oikeus rauhaan. Jos työnantaja meinaa tonkia, pitää olla laissa määritellyt syyt – ei pelkästään "halusin nähdä, mitä se päivisin puuhailee".

Yksityisyyden suoja työelämässä on tämä juttu. Se suojaa työntekijää, vaikka onkin töissä. Käytännössä se tarkoittaa, että ilman pätevää syytä ja asianmukaista menettelyä työnantaja ei saa kaivella viestejäsi.

Milloin työnantajalla on oikeus nuuskia?

• Vakavat rikkomukset: Jos epäillään jotain todella törkeää, kuten työpaikkakiusaamista tai muuta laitonta toimintaa.
• Työtehtävien hoitoon liittyvät syyt: Jos on syytä epäillä, että työntekijä ei hoida työtehtäviään asianmukaisesti sähköpostin välityksellä. Esimerkiksi jos sähköpostia käytetään laittomien toimien edistämiseen.
• Tietoturvallisuus: Jos on uhka työnantajan järjestelmille tai tiedoille.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

• Luottamuksellisuus: Työntekijän sähköpostit ovat yleensä luottamuksellisia. Niitä ei saa avata vain siksi, että kiva katsella, mitä kaverit sinne kirjoittelee. Se olisi kuin tutkisi naapurin postilaatikkoa, koska naapuri on vähän outo.
• Selkeät säännöt: Työpaikalla pitäisi olla selkeät ohjeet siitä, miten työsähköpostia käytetään ja milloin työnantajalla on oikeus puuttua.
• Varoitus: Useimmiten työntekijälle ilmoitetaan, jos hänen sähköpostejaan tarkastellaan. Yllätystarkastukset ovat harvinaisia ja vaativat poikkeuksellisia perusteita.

Muista myös: Työnantajalla on oikeus valvoa työntekijöiden toimintaa työpaikalla, mutta tämä valvonta ei saa mennä liian pitkälle ja loukata työntekijän yksityisyyttä kohtuuttomasti. Sähköpostien tonkiminen ilman perusteltua syytä on yleensä liikaa. Se on vähän kuin työnantaja lukisi päiväkirjaasi, koska arvelee sinun syövän liikaa suklaata työajalla.