Voiko työnantaja velvoittaa käyttämään omaa puhelinta?

Voiko työnantaja velvoittaa käyttämään omaa puhelinta? Katso säännöt

Työtehtävien hoitaminen vaatii asianmukaiset välineet, mutta voiko työnantaja velvoittaa käyttämään omaa puhelinta virallisiin asioihin? Ilman työntekijän suostumusta tai sopimusta oman laitteen käyttöön ei voida pakottaa. Tämän oikeuden ymmärtäminen ehkäisee taloudellisia menetyksiä ja selkeyttää vastuualueita työpaikalla.

Voiko työnantaja velvoittaa käyttämään omaa puhelinta työtehtävissä?

Kysymys oman henkilökohtaisen älypuhelimen käytöstä työasioissa voi liittyä moniin eri tekijöihin, eikä siihen ole yhtä automaattista vastausta ilman työsopimuksen tai sovellettavan työehtosopimuksen tarkastelua. Pääsääntöisesti työnantaja ei voi suoraan pakottaa tai velvoittaa työntekijää käyttämään henkilökohtaista puhelintaan tai liittymäänsä työtehtävien hoitamiseen, ellei tällaisesta menettelystä ole nimenomaisesti sovittu työsopimuksessa. Suomen työlainsäädännön yleisten periaatteiden mukaan työnantajan velvollisuutena on hankkia, rajoittaa ja kustantaa kaikki ne työvälineet, ohjelmistot ja laitteet, joita työntekijä tarvitsee työtehtäviensä asianmukaiseen suorittamiseen. Mutta tässä piilee eräs kriittinen käytännön sudenkuoppa, jonka työntekijät usein ohittavat - palaan tähän tarkemmin alempana puhelinkorvauksia koskevassa osiossa.

Työnantajalla on laaja direktio-oikeus eli työnjohto-oikeus, jonka puitteissa se voi määrätä, mitä tehtäviä töissä tehdään ja millä välineillä niitä suoritetaan. Tämä direktio-oikeus ei kuitenkaan ulotu työntekijän yksityisen omaisuuden hallintaan tai sen hyödyntämiseen työnantajan eduksi. Jos työtehtävät, kuten asiakaspuhelut, työtuntien kirjaaminen sovelluksella tai sähköpostien lukeminen, vaativat älypuhelimen käyttöä, työnantajan on tarjottava tähän tarkoitukseen soveltuva työpuhelin liittymineen. Työntekijällä on täysi oikeus kieltäytyä lataamasta työhön liittyviä sovelluksia, varmenteita tai sähköpostitilejä omaan laitteeseensa, mikäli työnantaja ei huolehdi laitehankinnoista.

Työsopimus ja BYOD-politiikka määrittävät rajat

Mikäli työntekijä on työsopimusta allekirjoittaessaan vapaaehtoisesti suostunut siihen, että hän käyttää omaa laitettansa töissä (niin sanottu BYOD- eli Bring Your Own Device -malli), tilanne muuttuu sopimusoikeudellisesti sitovaksi. Tällöin työntekijä on sitoutunut järjestelyyn, mutta silloinkin työnantajan ja työntekijän tulisi sopia erikseen kirjallisesti siitä, miten oman laitteen käytöstä aiheutuvat kustannukset korvataan ja miten tietoturva sekä tietosuoja järjestetään. Ilman nimenomaista sopimusehtoa työnantaja ei voi myöskään työn aikana yksipuolisesti muuttaa käytäntöä ja vaatia oman puhelimen käyttö työasioissa.

Monet työntekijät suostuvat oman puhelimen käyttöön pelkästään joustavuuden tai helppouden vuoksi, mutta tämä synnyttää merkittäviä harmaita alueita vapaa-ajan ja työajan välille. Kun työnantajalla tai asiakkailla on suora yhteys työntekijän henkilökohtaiseen numeroon, oikeus irrottautua työstä vapaa-ajalla vaarantuu. Tästä syystä ammattiliitot ja lakiasiantuntijat suosittelevat pitämään työlaitteet ja yksityislaitteet tiukasti erillään, ellei yrityksellä ole erittäin selkeää, kirjallista politiikkaa kulujen korvaamisesta.

Puhelinkorvaus työnantajalta ja sen verotus käytännössä

Tässä on se kriittinen tekijä, jonka mainitsin artikkelin alussa ja jonka monet työntekijät ymmärtävät väärin: puhelinkorvaus työnantajalta verotus. Jos työnantaja maksaa työntekijälle kiinteää kuukausittaista tai kaavamaista puhelinkorvausta siitä, että tämä hoitaa työasioita omalla puhelimellaan, tämä korvaus katsotaan verotuksessa työntekijän veronalaiseksi ansiotuloksi eli palkaksi. Työnantajan on toimitettava tästä kaavamaisesta rahasta normaali ennakonpidätys palkanmaksun yhteydessä. Korvaus ei siis ole työntekijälle verovapaata tuloa, vaikka se maksettaisiin suoraan kulujen kattamiseksi.

Muistatko vielä ne tapaukset, joissa työnantaja lupaa vain maksaa suoraan sinun omiin nimiisi otetun puhelinliittymän laskut? Se tuntuu helpolta järjestelyltä. Se oli suuri virhe omassa ensimmäisessä asiantuntijatyössäni, kun suostuin tähän tietämättäni. Luulin säästäväni rahaa, mutta verottajan silmissä työntekijän omien puhelinlaskujen maksaminen ei ole verovapaa etu, vaan se rinnastetaan suoraan palkkaan, josta menee täysi ansiotulovero. Jos työkäytöstä aiheutuu todellisia lisäkustannuksia, työntekijä voi vaatia niitä vähennettäväksi omassa veroilmoituksessaan tulonhankkimismenoina, mutta nykyisillä kiinteähintaisilla liittymillä todellisten ylimääräisten kulujen osoittaminen on usein vaikeaa, koska kuukausimaksu pysyy samana työkäytöstä huolimatta.

Toisenlainen ja verotuksellisesti huomattavasti selkeämpi ratkaisu on se, että työnantaja luovuttaa työntekijälle kokonaan yrityksen nimissä olevan puhelinliittymän. Jos liittymää käytetään pelkästään työtehtäviin, työntekijälle ei synny siitä lainkaan veronalaista etua. Mikäli liittymää saa käyttää myös vapaa-ajalla yksityispuheluihin ja viesteihin, kyseessä on luontoisetu eli puhelinetu. Tämän puhelinedun verotusarvo on kiinteä 20 euroa kuukaudessa, ja se lisätään työntekijän veronalaisen palkan päälle riippumatta siitä, kuinka paljon operaattorin todellinen lasku kuukaudessa on.

Vaihtoehtojen vertailu: Työpuhelut omasta vai työnantajan liittymästä?

Kun pohditaan viestintäjärjestelyjä työpaikalla, on hyödyllistä asettaa eri mallit suoraan vastakkain, jotta sekä taloudelliset että toiminnalliset vaikutukset hahmottuvat selkeästi.

Puhelinratkaisujen erot työntekijän kannalta

Työntekijän näkökulmasta puhelimen ja liittymän järjestämiseen liittyy kolme pääasiallista mallia, joiden verotus ja vaikutus yksityisyyteen eroavat merkittävästi.

Oman puhelimen käyttö ja rahakohtainen puhelinkorvaus

• Laitteen hankinta ja kuluminen jäävät työntekijän vastuulle, korvaus kuluu osittain veroihin

• Saatu rahankorvaus tai omien laskujen maksu on kokonaan veronalaista ansiotuloa eli palkkaa

• Heikko - oma henkilökohtainen numero on asiakkaiden tiedossa ja laitteeseen voidaan vaatia yrityssovelluksia

Työnantajan puhelin vain työkäyttöön

• Nollakustannus - työnantaja vastaa laitteesta, liittymästä ja kaikista työkäytön kuluista

• Täysin verovapaata työntekijälle, mitään luontoisetuarvoa ei lisätä palkkaan

• Erinomainen - työpuhelimen voi sulkea kokonaan vapaa-ajalla, eikä oma numero altistu työasioille

Työnantajan puhelin ja liittymä puhelinedulla ⭐

• Erittäin edullinen - työnantaja maksaa liittymälaskut ja usein laitteen, työntekijä maksaa vain veron osuuden

• Kiinteä verotusarvo 20 euroa kuukaudessa lisätään palkanlaskennassa veronalaiseen tuloon

• Kohtalainen - yksi laite hoitaa molemmat roolit, mutta vapaa-ajalla voi tulla työpuheluita ellei liittymää sulje

Mikon kokemus: IT-alan BYOD-malli ja siitä seurannut oppitunti

Mikko, 34-vuotias ohjelmistosuunnittelija Helsingissä, aloitti uudessa projektissa ja suostui käyttämään omaa älypuhelintaan työsähköpostin seurantaan ja sovellustestaukseen helpottaakseen arkeaan. Työnantaja lupasi maksaa hänelle tästä 40 euron kaavamaista kuukausikorvausta suoraan tilille ilman sen kummempia kirjallisia sopimuksia.

Ensimmäinen ongelma ilmeni, kun Mikko huomasi veroilmoituksessaan ja palkkakuitissaan, että kyseisestä 40 eurosta oli pidätetty normaali ansiotulovero, jolloin käteen jäi vain osa lupauksesta. Lisäksi yrityksen tietoturvahuolto vaati häntä asentamaan omaan puhelimeensa etähallintaohjelmiston, joka antoi työnantajalle oikeuden pyyhkiä laitteen muisti tyhjäksi mahdollisen tietovuodon sattuessa.

Mikko tunsi olonsa epämukavaksi ja tajusi, että oman laitteen luovuttaminen yrityksen hallintaan ilman selkeitä BYOD-sääntöjä oli paha virhe. Hän otti asian puheeksi esihenkilönsä kanssa ja ilmoitti, ettei halua pitää työnantajan hallintaoikeuksia henkilökohtaisissa valokuvissaan ja yksityisissä viesteissään.

Keskustelun tuloksena työnantaja perääntyi ja myönsi Mikolle erillisen työpuhelimen pelkkään työkäyttöön. Mikko palautti oman puhelimensa pelkästään vapaa-ajan käyttöön, kytki työpuhelimen kiinni tasan kello 17 ja oppi, että rajat kannattaa sopia tarkasti ennen oman laitteen tarjoamista työkäyttöön.